雇用契約書等の電子書類としての保存。

質問

雇用契約書をWeb上で管理し、
同意する場合は、署名のためにインプットしてもらう
という形式で行おうと思っております。

雇用契約書を紙で管理したくなく
出来ればサーバー上で管理したいので、
可能であれば教えてください。

電子データとしてもOKだよということだけでも
かまいません。
よろしくお願い致します。

回答No.8

seble

1さんにケチを付けたつもりはありませんが、どうかな？と思う点もあります。
口頭で成立するから問題ないのであれば、最初から電磁的に保存する意味さえないのです。
契約書を保存するという以上、証明性に欠ける時点でナンセンスでしかありません。
それを、信頼性に欠けるけどＯＫだよ、という回答は、非現実的であって、無意味です。

何やら、質問を訴状のように解釈して、現実的に無意味な程厳密な意味でしか回答しないのでは、何の役にも立たないと思うのですが？

確かに、ここは無料で、回答に何の責任もありませんが、質問者さんがこれを真に受け、webかなんかで適当に保存した場合、万が一争いになった場合にはこういった保存方法は法的には無効であり、この保存方法を選んだ事は大失敗になる訳です。

それも全て考慮に入れた上で、この保存方法はどうなのかを訊ねている訳であり、大丈夫と断言しながら、信頼性に欠ける、というほとんど矛盾した回答はおかしなものだと思いますよ。

「法的な要件を満たした場合のみ、ＯＫである」
という回答が、最も適切であろうと思いますが、いかが？

回答No.7

studing_jitsumu

トラブルのときどちらが不利益か。
これはそのときになってみないとわかりませんが、
雇用契約書を交付していない場合に何かトラブルが発生した場合と似たケースだと考えたほうわかりやすいかも知れません。

それぞれの回答者様たちが答えている通り、
相談者様のお考えの契約書の有効性は全く意味がないとは言いませんがかなり低いと思われます。
もちろん有効に成立させることもできなくもないですが現在はまだ色々とややこしく費用もかかります。
Ｗｅｂ上で署名をインプットしてもらうつもりなのであれば各契約ごとにそのＷｅｂ上の契約書を２通印刷して署名等をしてもらって双方で保管するのが一番かと思います。

回答No.6

studing_jitsumu

？
別に何の問題も論点もないような気がしますが。
契約は口頭であろうが書面であろうが自由なわけです。
ただ書面にしておかないと契約内容の証明に欠けるというだけです。
また同様に電子データでその内容を保存しておくのは別にかまわないとおもいますが。
私も含め以下の回答者さん達はそれが争いの際の証明となるとは言っておりません。
全員公的信頼性に欠けると回答していると思いますが。
質問者様にとっては契約内容の証明の他に意図があるのかもしれないですし。
書面にするとその処理上不都合な点があるので電子データで保存したい等。
契約書の改ざん等を防ぐ為の措置も電子署名等をはじめあるにはありますし。

しかし以前から気になっていたのですが、この法カテは無駄に知識をひけらかしたがる回答者が非常に多いですね。知ってることを聞いてもらいたいのはわかりますが、質問者様にとってはよけいにややこしいのでは？というときもしばしば。別に悪いとは言いませんが。

補足

まず、なぜ電子保存したいかというと、
社員が増え、増減するごとに契約書を作成していると大変なので、自動生成したいわけです。

で自動生成したまま、データベースなどに保存し
Web上で従業員が同意し
それが契約書としてOKなものなのか。

労働者から指摘されることは何があるのか。
などを教えていただけるとありがたいです。

また、この電子保存した場合
トラブルになった場合どちらが
不利なのかをお聞きしたいと思います。
よろしくお願い致します。

回答No.5

seble

横レスしますが、
web上にある時点でお話にならないと思います。
改ざんの意味がまるで分かってないようです。
webのセキュリティなどお話にならないもので、
全く関係ない第三者であるサーバーの管理者に自由に
アクセスされる事になります。
このサーバーが法務省管理かなんかで、公正証書と同様の
効力を持つという保証でもない限り、無理でしょう。

それに、数ページしかない法律の条文さえ読み切れない専門家なんて・・・

回答No.4

seble

http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F19001000044.html
表第1に労基法109条関係の書類が載っていますから、電磁的保存はＯＫですね。

ただし、問題は第4条4項の2なんですね。
ここがかなり厳密に行われないと認められません。
つまり、ファイルのタイムスタンプ程度は簡単に変更ができますから、ファイルの出し入れが自動的に記録されるなど、相当強力なセキュリティが施されていない限り認められません。

さて、口頭でも契約が成立するから、電子的保存が認められる、という論理にも、かなり問題を感じます。
契約である以上、万が一その内容について争いが生じた場合、その内容について証明できなければなりません。
アナログの文書であれば、そうは簡単に改ざんはできませんし、アナログ文書の改ざんについては、過去にも沢山の事例があり、ある程度には問題がないと言えます。

しかし、デジタルデータの場合は、改ざんが非常に容易であり、また、これを隠す事も同様です。
そういう物が法的にどれだけ認められるかというと、先の条項がどれだけ厳密に守られているかにかかってきます。
従って、そう簡単に認められるものではないと言えます。

専門家を名乗るからには法曹資格者のはずですが、、、？

参考URL：

http://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/hourei/16-149gou/honbun.html

回答No.3

baykin

雇用契約書は別に交わさなくても労働契約は成立します。ですから、電子媒体によることも可能ではあります。

（以下は参考でお読みください。）
ただし、後々労働条件についてのトラブルを防止するため、労働基準法では雇入れをした場合、遅滞なく使用者は労働者に対して労働条件通知書を交付しなければなりません（労働基準法第15条）。

一方、平成16年に「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（一般に「ｅ－文書法」と呼ばれています）があり、所轄の省庁の命令で定める文書については書面での保存に代え、電子媒体による保存が認められています。
そこで、厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令（平成17年3月制定）に目を通すと、労働基準法第15条については特段定められていません。つまり、労働条件通知書は現実に紙で作成し、労働者に交付する必要があるということになります。

補足

たとえば、契約書はWeb上にあり
それを個人がいつでもダウンロードできる形もしくは
プリントできる形であれば問題ないですかね。

回答No.2

seble

専門家ではありませんが、微妙なように思います。
電子データが認められているものの一つに税務上の帳簿があります。
一時、これの電子データ化を検討した事があるのですが、改ざんできない事、ないし、改ざんした日付が確実に残る事、という要件を満たすのが非常に難しく、断念するしかありませんでした。

データを保存する媒体を完全に管理し、また、管理者でも改ざんできないようなシステムにしなければならないのです。

具体的には省きますが、社内の文書でさえそうなのですから、相手がいる契約書のようなものは無理のような気がします。
改ざんが可能である時点で、法的な効力はなくなると思います。
改ざんが不可能である、ないし、絶対に改ざんされていないと、第三者が証明できるなら、ある程度の効力はあると思います。
ただし、裁判でその証明が認められるほどでなければなりません。

回答No.1

studing_jitsumu

別にかまわないと思います。
契約は書面にしなくても成立しますし雇用契約も例外ではありません。
ただ個人的には署名の為のインプットというのがよくわからないのですが。
契約書は相手と交わした契約を当事者間や第三者に対して証明する為のものですので、
この点において、交わした雇用契約の信頼性に欠けるのではないでしょうか。