個人情報保護法案の5000件とは？また破棄について

質問

顧客の苦情をキッカケに疑問に思ったのですが「5000件以上の個人情報を個人情報データベース等として所持し事業に用いている事業者」の「5000件」というのがひっかかりました。

お取引の顧客は1000世帯をきりますが
数種類の顧客名が入った帳票・帳簿類が数年分。
コンピューターにも住所・氏名・電話番号、振替口座、取引明細などが入っています。

お客様１世帯＝一件なのか、一世帯でも複数のデータに分かれていればそれぞれを数えるのか分かりません。

またお取引開始以降の全てのデータ開示を求められましたが
既に破砕処分した分もある旨を伝えると個人情報保護法に違反していると言われてしまいました。
自信がなかったのであえて黙っていましたが、会社独自に保管年限を決めて破砕する事は違反になるのでしょうか？

回答No.1

noname#36947 · ベストアンサー

世帯でも複数のデータにわかれていればそれぞれを数えます。
世帯データではなく、個人データで数えます。

個人情報保護法第２条
第二条 　この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
２ 　この法律において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
一 　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
二 　前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

取引開始以後のデータについては、商業帳簿の保存期間は１０年ですので取引終了時から１０年間の保存義務があります。
ただ、これは商法上の規定です。

第十九条 　商人の会計は、一般に公正妥当と認められる会計の慣行に従うものとする。
２ 　商人は、その営業のために使用する財産について、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な商業帳簿（会計帳簿及び貸借対照表をいう。以下この条において同じ。）を作成しなければならない。
３ 　商人は、帳簿閉鎖の時から十年間、その商業帳簿及びその営業に関する重要な資料を保存しなければならない。
４ 　裁判所は、申立てにより又は職権で、訴訟の当事者に対し、商業帳簿の全部又は一部の提出を命ずることができる。

ただし、これはあくまで法律上のことで、法律とは別に各省庁から個別にガイドラインがでてますので、あなたの会社が従うべきガイドラインを参照なさってみてください。

お礼

専門の方からのアドバイス、ありがとうございます。

個人情報：
家族構成などは関係ないので、１世帯＝１個人という扱いなのですが、１世帯のデータがＰＣのデータ、紙データとあちこちに散らばっているので微妙です。
個人情報自体は注意して扱うべき物なのでガイドラインとして従ったほうが無難ですね。
いい機会なのでもう少し具体的に対策を練ることを意見しようと思います。

保管期限：
税理士の先生にお出しするような貸借対照表など帳簿や領収書などは大丈夫みたいなのですが、(私は経理担当じゃないので詳しくありませんが）
例えば「〇月×日　▲様　　売上　乾電池　1個　￥105」「〇月■日　●様　　現金入金　￥21000」というような細かい毎日の売り上げ・入金の一件一件全てのデータは数年でシュレッダー行きです。

昨日省令を詳しく調べてみたら販売の記録は2年保管となっていました。
それよりは保管していますが訴訟のさいにこれでＯＫなのかどうかが気になります。

補足

補足欄で失礼します。

いっさいのデータの破砕を認めないと怒鳴られたお客様でしたが・・・
お客様に省令に基づく数年分のデータと共に「間違いがないか、お手元にある当社発行の領収証と突合せくださいませ。」と書き添えましたが、その後何もおっしゃって来られません。

おかげ様で参考にして文章を作成することが出来ました。ありがとうございました。