「記」「以上」の使い方に付いて

質問

仕事上の文章で社内外どちらの発信と限らず「下記の通り」等の表現を用いた場合、
「記」の後に詳細を記入し、「以上」で文面を〆めるものを頻繁に目にします

ところが、最近異動して来た上司が「以上」で〆る文章は社内のみで対外的には使用するべきではないと言っているのを耳にしました

その時は慌しさに追われて確認もしなかったのですが、
今、ふと思い出して、疑問に感じています

自分自身、全く知らずに「記」「以上」を乱用していたのですが、
この上司の言う事は常識でしょうか？
そうであれば、「記」のみで〆るのですか？
具体的な例を是非ご伝授下さい

回答No.3

salmiyanousagi · ベストアンサー

記書きスタイルのことですね。
社内でも社外でも、最後に「以上」で締めくくるのは、「お伝えしたいことは、これで全てです」と明確にすることが目的なので、どちらでも使います。

一番良くないのは、「以上」を書かずに文を終えること。
特に、使用した用紙の後半まで文章があるような場合、以上で締めくくっていないと、読み手は、「ひょっとして２ページ目があるのかな？」と不安な気持ちになるものです。
相手に余計な不安を与えたり、手間をかけたりすることが、ビジネスに置いては、×なのです。

主に、業務遂行に直接関わるようなものの文書に記書きは使われます。
なので、決まったスタイルに則って、簡潔に書くことが大事です。（社外宛なら、本文の前に「拝啓」、最後に「敬具」と書き、十分、礼は尽くした形になっているのですし。）
一方、お礼やお詫びなどの文書の場合は、記書きを使うことはありません。拝啓で始まり、敬具で終わる一般の手紙と同じスタイルになります。

その辺の使い分けが、上司の方は、ごっちゃになっているような気がします。

お礼

大変丁寧なご回答、有難うございます

＞相手に余計な不安を与えたり、手間をかけたりすることが、ビジネスに置いては、×なのです。
とても身に染みるお言葉です
互いの立場を考えても尤もな事ですよね

上司にも上手く理解を得られる様に取り組んでみようと思います
重ね重ね有難うございました

回答No.2

mue-max

下記の通りの場合は「記」を使い、最後は「以上」で
締めるのがビジネス文書の基本とされています。
うちの上司にも説明しましたが、「以上」だとお客様に
キツイイメージを与えてしまうので他の言い回しにして欲しいと
注文を受けたことがあります。
使い方は正しいです。
ただ、上司が理解ない人の場合、最後は以上ではなく
「宜しくお願い致します」や「ご検討ください」
などの文章で締めくくるのはいかがでしょうか。

お礼

大変丁寧なアドバイス有難うございます
確かに「キツイ」印象を与えてしまいますね
Wordで「記」と入力すると、自動で「以上」が表示される設定なもので、
今まで何も考えずに乱用していました

参考にさせて頂きます

回答No.1

tent-m8

あなたの上司の考え方も理解できますが、一般的にはあまりこだわらなくてもいいのではないでしょうか。

「以上」で締めた場合、何となく偉そうな印象を受けます。
しかし、例えば履歴書の学歴、職歴を記入する場合、「以上」で締めますよね。（「記」は、用いませんが）

　　　　　　　　　　　　　以上！！！

お礼

有難うございます
余り拘り過ぎない様にします