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電話の対応
Ａさんに○○と言う会社の方から電話があり、取り次いだら「忙しいから用件を聞いておいて」と言われました。 相手の方に「Ａは忙しいから代わりに私が用件を聞きます」なんて言えませんよね・・・・ 今回は「席を外していますので用件をお伺いします」と答えたのですがもっとうまい言い方は無いでしょうか。 また、用件を聞いても私では対応できない場合がほとんどなのに用件を聞くのは、相手の方に失礼なのではと思ってしまうのですが・・・宜しくお願いします。
- celica111
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会社の電話対応で、重要なことは、２段階あります。 １．内容を承って、担当者に伝達すること ２．受けた内容に対応すること 質問さんは、２．だけが「電話対応」だと思っているようですが、そんなことはありませんよ。
- salmiyanousagi
- ベストアンサー率61% (64/104)
忙しいから、とは言わないですよね。 手がふさがっている、というのも、ＯＫな場合もありますが、人によっては、感じが悪いと思うかも。 なので、出出しは、 「申し訳ございません。○○は、ただいま、席を外しております。」が無難で良いと思います。 その続きですが、 私は、「私でよろしければ、ご用件を承りますが、いかが致しましょうか？」とお尋ねしています。 「私でよろしければ」と言うことで、暗に、担当じゃないので、話を聞いても分からないかもしれないけど、ご用は、伝えますよ、という意思表示になります。 相手の方は、「それなら、いいや。後で、掛け直そう。」となるか、「それでも、いいや。△△の件で電話したとだけ、伝えてもらおう。」となるか、「とにかく、用件をメモしてもらって、伝えてもらおう。」となるか、自分の都合に応じて、選べるわけです。 担当じゃない質問者様が、用件を承るにあたっては、とにかく、正確にメモを取ることと、必ず、それを復唱して、相手の方に確認してもらうことが大切です。 それから、電話を切る前に、「私○○が確かに承りました。失礼致します。」と名乗ることもお忘れなく。 このような状況では、正しく伝えることが、質問者様の「役割」であって、何らかの対応を期待されているわけではないので、あまり、負担に感じることはありませんよ。 頑張って下さい。
お礼
私も「席はずし」が無難だと思っていたのですが。。。 Ａさんは気に入らなかったようで「席はずし」に過剰に反応していました。（席はずし、じゃないよ怒！って感じ） 用件は”salmiyanousagi”さんのアドバイスを参考に対応したいと思います！ありがとうございました☆
- asuka_180
- ベストアンサー率18% (33/181)
私も同じ疑問を持っていました。 わからないのに聞いてもって。 結局、担当者から連絡した時に再度伝えられてたりしたので。 でも、担当者に「○○の件」ってだけでも伝えると、ある程度わかることもあるようで資料を用意したり、下調べしてからかけなおされたりしていました。 なので、大丈夫だと思いますよ♪
お礼
同じ疑問を持たれている方がいらっしゃったのでちょっと嬉しいです！ 自分が解らないことでも用件聞くだけでスムーズに担当者が対応できますよね！ありがとうございました☆
- mappy0213
- ベストアンサー率26% (1706/6353)
担当がいてませんので 要件よろしければお聞きいたしますでもいいですよ 細かな内容は担当でないとわからないこともありますから後からかけるわとか言われたら担当者にｔｅｌがあったことを伝えればいいです。 「忙しいから」ではなく「手が離せないので」ですね。 要件を聞いて対応できなくてもいいです 相手に失礼ではないですよ わかればそのときに答えればいいですし担当者しかわからない内容であれば詳しくは担当より折り返し電話すればいいだけです。
お礼
ご回答ありがとうございます。「手が離せない」今度使ってみます！ 相手にも失礼ではないと言う意見が聞けましたので対応したいと思います。
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