Accessのフォームとレポートについて

質問

Accessでフォームに学年のクラスをリストボックスで表示させ、選択してコマンドボタンを押すとそのクラスの生徒一覧がレポートとしてプレビュー表示される仕組みをつくりたいのですがどのような手順で作成していけばよいでしょうか？
（表示させるための全生徒のデータテーブルは作成済みです）

回答No.4

O_cyan · ベストアンサー

>>=[Forms]![フォーム名]![リストボックス名]
>はビルドでこれを貼り付けるだけでよろしいですか？
[フォーム名]は作ってあるフォームの名前に変更して[リストボックス名]は作ったリストボックス名に変更してください。
例えばフォーム1という名前でリストボックスをリスト1という名前で作った場合は
=[Forms]![フォーム1]![リストボックス1]
となります。
>このクエリをレポートのプロパティのデータにあるレコードソースに
>設定すれば完了です。
これはレポートを出力する元になるソースを変更するという意味です。
現在全生徒が表示されるレポートという事なので生徒のデータを入力してあるテーブルがレコードソースに設定されているはずなのでテーブルではなくリストボックスで選択したクラスをクエリで抽出したレコードを表示しようといているのでレポートの元になるレコードを抽出したクエリのレコードに変更するという意味です。
レポートをデザインビューで開いた状態でメニューの表示にあるプロパティを選択するか、開いたレポートのデザインビューの左の上にある四角を右クリックすると出てくるメニューのプロパティを選択するとプロパティが開きますのでデータというタブを選択しその項目の中にあるレコードソース（生徒のテーブル名が入っているはずです）を抽出するために作ったクエリに変更します。項目の右側の▼をクリックするとテーブル名とクエリ名の一覧がでますのでその中から作ったクエリ名を選択して設定してください。

お礼

理解不足でした。直接先生に教えてもらいます。ありがとうございました。

回答No.5

macky-osaka

こんばんは、DINO-PIEさん。
O_cyan氏がレスしてくださっているのでアドバイスを。

今つまづいているのは、クラス分けをする選択クエリだと思います。
普通にウィザードで、テーブルを基に選択クエリを作成してください。
たとえば、Aというクラスを抽出する場合は、クエリの抽出条件に
Like="A"
としますね。
一々クエリで条件を指定する代わりに、
=[Forms]![フォーム名]![リストボックス名]
とリストボックスで選んだ値を指定しているわけです。
目に見えるのはフォームですが、その裏でクエリが動く感じでしょうか。

イベントプロシージャですが、これはフォーム上にボタンを配置した時にウィザードが立ち上がりますので、指定いくだけです。

Accessは、マクロにせよ、イベントプロシージャにせよ、日本語で作れますので、Excelより動かしやすい面もあります。
とっつきにくいかも知れませんが、がんばってくださいね。

お礼

実際画面を見てもらわないと分からない点もあり、直接先生に教えてもらうことにします。ありがとうございました。

回答No.3

O_cyan

>現在はクラス一覧をフォーム内のリストボックスに表示できていない状態
これはフォームにリストボックスのコントロールを配置する際にクラス名テーブルがもしあればそれを指定すればいいのですが。ない場合は配置する時に表示する値を設定します。１組～５組なら順に１～５まで、A組～D組ならA～Dまで設定し配置します。
または配置されたリストボックスのプロパティを開き値集合ソースに1;2;3;4;5とかA;B;C;Dのように入力すればリストボックスに表示できます。
>レポート作成しました。
>全生徒がレポートに表示されている状態
上記が出来ていれば抽出条件付きのクエリをつくればすぐできます。
生徒のテーブルを元に選択クエリを作りクラスの抽出条件にリストボックスの選択された値を代入します。
=[Forms]![フォーム名]![リストボックス名]
（抽出条件の欄で右クリックしビルドを選択すると式ビルだが開きますのでフォーム→フォーム名を順に選択し表示されるコントロール名で作ったリストボックスを指定すれば出来ます）
このクエリをレポートのプロパティのデータにあるレコードソースに設定すれば完了です。
あとはリストボックス内で選択しボタンをクリックすれば抽出されたレコードのレポートが表示されます。

補足

申し訳ありません。
>=[Forms]![フォーム名]![リストボックス名]
はビルドでこれを貼り付けるだけでよろしいですか？

>このクエリをレポートのプロパティのデータにあるレコードソースに
>設定すれば完了です。
ここの意味も詳しくお願いします。

回答No.2

macky-osaka

こんばんは、DINO-PIEさん。

これはクラスを選択する選択クエリと、ボタンを押したらレポートを開くイベントプロシージャもしくはマクロが必要ですね。

テーブルのフィールドが、ID（主キー）、クラス、名前となっているとして話を進めます。
フォームにリストボックスがあり、そのコントロール名は"リストボックス1"とします。

クラスによって、抽出するクエリをウィザードに従って作成します。
全てのフィールドを選択→種類を選択クエリとします。
抽出条件はクラスの下に
[Forms]![フォーム1]![リストボックス1]
とします。
これで、クラス分けされます。

レポートを作成します。
これは、先ほどの選択クエリを基に作成します。

フォームに戻り、ボタンを作成しイベントプロシージャで先ほどのクエリを開くように設定。

これで、フォーム上で
・クラスをリストボックスで選択し
・クラスの生徒一覧となるクエリが開き
・ボタンを押すとクエリを基にしたレポートが開く
という手順になります。

補足

>全てのフィールドを選択→種類を選択クエリとします。
>抽出条件はクラスの下に
>[Forms]![フォーム1]![リストボックス1]
>とします。
>これで、クラス分けされます。
↑
申し訳ありません。ここの意味がよくわからないのですが…。あとイベントプロシージャはどこで操作するのかわからないので教えていただけますか？

回答No.1

anmochi

まずレポートを作りましょう。ここでは、全生徒が表示されるようにします。一応、学年、クラス順にも並び替えておくと良いでしょう。

　次にフォームを作ります。リストボックスを2つ置いて、学年とクラスにします。学年によってクラス数が変わる場合は後で考えます。
　それではボタン置いて、先ほど作成した全生徒のレポートを出すようにします。ボタンを置くと、ウィザードが開始されるのでレポートの表示を選択しましょう。とりあえずは途中で全件表示を選んでください。
　それが終わったら、いよいよ抽出条件の設定です。ボタンを右クリック→イベントのビルドで、プログラムを書く画面が開きます。ここで、stLinkCriteriaという変数があれば、それにSQL文の抽出条件のみを記述しましょう。

補足

申し訳ありません。説明不足でした。レポート作成しました。学年は今回考えていません。
　リストボックス内のクラスを選択してコマンドボタンを押すと該当クラスの生徒が表示するようにさせたいのですが、現在はクラス一覧をフォーム内のリストボックスに表示できていない状態です。
　コマンドボタンをクリックしてみると全生徒がレポートに表示されている状態にあります。