個人情報保護法と有給休暇の届出について

質問

プライバシーマーク取得に向けて、会社に個人情報保護のコンサルタントが来ました。

それで、いろいろ個人情報にあたるものを列挙しているところで疑問があり、質問いたしました。
社員が有給休暇を取得する場合、申請書に理由を書く欄があります。理由を書くように会社が求めるのは法律上違反になるのでしょうか？
就業規則については、特に「理由を書け」という文章はありません。
例えば、病気の時に病名を書きたくない人はいると思いますが、現状、みんな「体調不良のため」とかいています。
また、旅行などで不在の場合の連絡先を社員に申請させるのは違法なのでしょうか？
法律のことがあまりわからないのですが、ご回答いただければ幸いです。

回答No.1

noname#58431 · ベストアンサー

有給休暇取得は申し出れば取得できます
申し出方法として届出書を提出させる定めをするのは違法ではありません。
理由によって認めないのは違法です。
ただし、有給取得希望者が特定日に偏って業務に支障が出る場合、取得日の変更を指示することは労基法で認められています。

有給休暇の使用目的を自主的に記載させるのは違法ではありません
使用目的をどこまで書くかは自主性の問題です。
使用目的を書かないから取得させないというのは違法です。

有給休暇取得の問題と、旅行など不在時の連絡先の届出は別問題です。
業務上、非常時の連絡先を把握しておくことは危機管理などでも重要な事項です。

お礼

ご回答ありがとうございました。
大変よくわかりました。
理由によって認めないことはないのですが、上司が理由の記入を求める場面はあったようです。

やはり、非常時の連絡先を把握しておくのは重要なのですね。どこまでがプライバシーで、どこまでを把握していいのか・・・難しいところですね。

回答No.3

kura_chang

＃１の方の通りだと思います。

「私事都合」でいいのではないでしょうか。
単純に、ずっと前から欄があるからそのままあるだけというのが多いですよ。逆に、「入院」など会社に知ってもらいたい場合もあるでしょうから、まんざら「大きなお世話」とも言えませんし。

２０年前私が１週間の休暇を「北海道旅行」と理由をつけて出したら、上司が「北海道なら４日で十分」とクレームをつけたことがありました。そんな頃とは時代が違いますよね(笑)。

お礼

ご回答ありがとうございます。
現在でも「私用の為」と書いてくる社員も多く、業務に師匠がなければ有休をOKしているようです。
確かに、「入院している」など、知っていて欲しい場合はありますね。

「北海道なら4日で十分」・・・いくら昔かたぎの上司とはいえ、それこそ余計なお世話ですね！ひどい～。
でも、今でもそういう上司、いるかもしれないと思うとちょっと怖いですね。

回答No.2

yoshizovvv

こんにちは。
>社員が有給休暇を取得する場合、申請書に理由を書く欄があります。
>理由を書くように会社が求めるのは法律上違反になるのでしょうか？
個人情報保護法の前に、法定付与分の有給休暇については、理由を記入する必要はありません。
強要すれば違法となります。
ただ、会社が任意に上乗せしている分や特定の条件で付与する特別休暇の場合は記入させても問題ありません。

>また、旅行などで不在の場合の連絡先を社員に申請させるのは違法なのでしょうか？
緊急時の連絡先程度ならば大丈夫だと思いますが、
個人情報保護法をもとにお話ししますと、まずその連絡先を伝える必要性、どんな時に使うのかという同意を得る必要があります。
また、プライバシーの侵害等も考えられますので気を付けて下さいね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
理由を特にはっきり書かないで、「私用の為」と書いてもOKを出しているのですが、申請書に理由の欄があること自体、法定付与分の場合は違法になるのでしょうか？？

連絡先の件は、社員にきちんと説明し、同意を得ることが必要ですね。
やはり、こういう問題はきちんと説明して必要性を理解してもらうことが大事なんですね。