講演会準備について

質問

お世話になっております。
今回は私の勤めている会社で講演会を初めて行います。
あと45日後に行います。
会議など行うのですが、実行委員が少なすぎるために手落ちが起こりそうなので効率よくスケジュールや当日のタイムスケジュールの作り方、アドバイスなど教えていただいたら大変助かります。
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決定現状は下記の通りです。
講演会のPRは雑誌（自社発行。部数は5万部）の広告欄に掲載。関係部署にポスターも掲載（250部）。
講演会参加費は無料。参加定員は３５０名、整理券を発行。定員に達した時点で応募は締め切る。応募方法は官製はがきによる応募、来社いただいて参加申し込み。当日記念品にボールペンを渡す。
社員数10名（講演会実行委員2名、補佐1名）
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宜しくお願いします<m(__)m>

回答No.1

saru5 · ベストアンサー

講演会の内容がどのような分野のものか、自社発行の雑誌というのが誰を対象に配布（もしくは販売）されるのか、が不明なので一般的なことしか言えませんが…

●会場の予約
●講演する人の手配
●広告・ポスターの制作者（外注なら外注先）
●整理券の内容および発行方法
は、決まっているとして（もしまだなら早急に手配）手順を書いてみます。

＜決めるべきこと＞
・内容などに関する問い合わせの対応方法
・キャンセルが出た場合の対応（繰り上げ当選するのかどうか）
・配布資料の内容
・（必要であれば）講演時のパワーポイントなどの有無

＜準備＞
・発注や制作などが必要なこと、参加者に対する通知が必要なこと
　などの期限を定める
・スケジュール表を作成する
・会場への搬入、搬出の手配をする

＜ポイント＞
・モノとヒトを時間ごとに区切って管理することにより、処理漏れ
　を防ぐようにする。
・新たに発生した事項は、その都度スケジュール表に追記すること
　により、局部的なマンパワー不足を回避する。

思いつくままに書きましたので、まとまりがなくてすみません。少しでも参考になれば。

お礼

アドバイスありがとうございます！
大変参考になりました！
ポイントのモノとヒトを時間ごとに区切るって事は全然考えられませんでしたので早速参考させていただきます！！
本当にありがとうございます！

回答No.2

kensaku

講師への対応も大事です。
当日、本人一人で会場まで来てもらうのか、どこかの駅、空港まで出迎えるのか？　秘書（かばん持ち）など同行者があるのか？　そこまでの乗車券類の手配は？　誰が出迎えるのか？　車の手配は？
会場控え室での茶菓の手配（好みの飲み物などを調査）。着替えの有無とそのための更衣室手配。
ビデオや写真の撮影、録音などの可否とその手配。
司会者の手配。
終了後、講師を慰労するか否か？　懇親会をするなら出席者（会社側の代表）の予定確認。
後日謝礼支払いおよび、お礼の手紙、などなど、考えていくと切がないくらいですね。
がんばってください。