良い案内文を教えてください！

質問

会社の社員に発信する案内文です。
私は源泉事務（源泉徴収票や支払調書を作成する）を担当しています。
外部の方に報酬等をお支払した場合、その方々からマイナンバーを収集しているのですが
そのマイナンバーはシステムに登録し、管理しています。
システムに登録をするのは、実際にマイナンバーを収集した各課の担当者にお願いしていたのですが
今年の4月以降は私が一括して登録することになり、変更することを社員に知らせたいのです。
（3月末までに収集したマイナンバーについてはこれまでどおり各課の担当者にお願いする）

理由は源泉事務を円滑にするためなのですが
立場的に下っ端なので、円滑にするためと記載していいものか悩んでいます。

以下、考えた案内文です↓↓

以前に「個人番号・法人番号のシステムへの入力と登録は各課の担当者で行ってほしい」と
お願いをしていましたが、マイナンバー制度に伴う給与所得の源泉徴収票、
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を作成する事務作業の改定があり、
事務作業を円滑に進めるため、4月以降に収集して頂いた個人番号・法人番号の入力・登録は
○○（課の名前）で行うことに変更させて頂きます。

平成28年3月末までに収集して頂いた番号については担当者での入力・登録をお願いします。
（今現在、収集して頂いている番号でシステムに未入力・未登録の個人番号も含みます。）

回答No.1

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

（案１）
マイナンバーの入力について扱いを
下記の通りとしますのでよろしくお願いします。

＜３月末まで収集分＞
これまで通り各課の担当者で入力を行う
＜４月１日以降の収集分＞
●●課XXにて入力を行いますので
●●の形式にてXXまでお送りください。

（支払先調書の作成を円滑に進めるため）
よろしくお願いします。

（案２）
・一文が長いので短くして並び替えました

各課　ご担当者　各位

平成２５年●月●日付けのお知らせにて
個人番号・法人番号のシステムへの入力と登録は
各課の担当者で行っていただく様お願いをしておりました。

４月以降に収集して頂いた個人番号・法人番号の入力・登録に
つきましては○○課XX（名前）が行いますので
データをメールにてご送付ください。

（マイナンバー制度に伴う給与所得の源泉徴収票、
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を作成する
事務作業を円滑に進めるため、）

尚、平成28年3月末までに収集して頂いた番号については担当者での入力・登録をお願いします。
（今現在、収集して頂いている番号でシステムに未入力・未登録の個人番号も含みます。）

以上、よろしくお願いします。

お礼

ありがとうございます！

回答No.2

tokx367

◎誠に、解り易く丁寧な文章です。もし、出来ましたら、”平成２８年３月・・・文章は、下記の様な感じでは、いかがでしょうか、ご検討下さいませ。◇
＊平成２８年３月末日までに、情報収集を致しました、マイナンバー情報は、各部課の専任担当者での、入力及び、登録事務と致しますので、周知徹底を頂きたく、宜しくお願い致します。
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お礼

ありがとうございます！