Excel で表を100枚作りたいのですが

質問

こんにちは。お世話になります。

Excelで、計100枚くらいの検査表のフォーマットをつくらなければならないのですが、どのように作るのが効率的なのかわからず、ご相談させていただきたいと思っております。

検査表のフォーマットに必要に応じて、後で変更を加えられるようにしたいので、テンプレートのようにはしたくないです。

100枚の中で、其々のページごとに異なって入力する項目としては、ページ番号や貼り込む画像などになり、あとはほぼ空欄です。

フォーマットの変更をしやすくするには（例えば全体の罫線の体裁を変えたり、欄のタイトルを変えたりする）、1ページを1シートで作った方が良いのでしょうか。（作業グループの設定で変更すると一括で変更できると伺いました）

今まで100もシートのあるようなファイルを作ったことがないので、そのやり方でよいのかわからず困っています。

Excelマスターの方、アドバイスいただけると有り難いです。
よろしく御願いいたします。

回答No.3

mindatg · ベストアンサー

すんません、マスターでもエキスパートでもなくただのスペシャリストです。
パンピーに毛が生えた程度ですが私個人の実務経験則だけで書きます

完全に分離できるものから分離します。
１．フォルダの分離
例えば、検査は検査でも「食品の検査」「機械の検査」と大項目が分かれているなら
フォルダを分けてしまいましょう、いわゆるカテゴライズです

２．ファイルの分離
例えば、「野菜の検査」と「お菓子の検査」なら素材だけの食品と素材が複合した食品
明らかに項目数が違うと分かるものはファイルも別にします。

３．シートの分離
例えば、「トマトの検査」と「もやしの検査」含まれている栄養素が桁違い　みたいなケースなら
表に作られる項目も桁違いになります。シートを分けてしまいます。

４．ページの分離
最終的に出力される可能性がある紙のサイズを想定して作成します。
1頁で事足りるのか、数ページに渡って表が続くのかで分けてしまいます。

カテゴリ分けはここまで。次はファイルの中身を作成していきます
テンプレートは使わない方針ということなので、個々に作成しますが
作成の手間を考えると大きな外枠から埋めていき、細かい箇所は最後にすると楽です

ａ．中身の無いレイアウトの作成で1ページのデザインを仮決定する
どこにどれくらいのスペースを作る、どんな大きさの文字を入れる、表の大きさ、数
これらを大体で入力します。文字なんかは「あああああ」や「0123456」とかで構いません

ｂ．印刷範囲とページ設定
1ページまたは1検査表として設定したい範囲を選択し、印刷範囲の設定をします。
印刷範囲を設定したら、ページ設定で縦x横と余白、ヘッダフッタの設定をします。
統一した行のタイトルや列のタイトルがある場合はそちらも合わせて設定
縦に跨る複数ページならページの方向を「左から右（デフォルト）」、横に跨る複数ページなら「上から下」に。

ほぼこれで枠は完成です。あとはファイルをコピーするなりシートをコピーするなりして
内容に沿った形に仕上げていくだけ。共通しているところは最初に、独自の箇所は最後にが基本です。

あとは作業上の注意点など
・シートをグループ化させて罫線を引いたりするのは便利ですがオートシェイプは付いてきません
・列や行のサイズの変更は一番最初に済ませるべきです。極力変更しないのがベスト
・枠内またはセル内ギリギリに文字を入力し、印刷プレビューで文字が切れていないか確認を
・変更履歴の記録は後で改造するケースだと非常に便利なので推奨

お礼

御回答ありがとうございました。

検査表はとりあえず製作いたしました。シートで100に分けるのはあまりに非効率すぎと気づき、大くくりでシート5枚程度に分離しました。

やはり私の質問の仕方に不備がありすぎて、知りたかったことをお伝えできなかったようです。（勿論、私の方の問題です。あまり詳しく内容を書くことは憚られたものですから...）

でも丁寧な御回答下さったこと、とても感謝しております。
どうもありがとうございました。私も経験を積んで、効率よく書類作成できるようになりたいと思っております。

回答No.2

tanapyondai

「計100枚くらいの検査表のフォーマット」
↑
これだけの情報だと、結局どんな表なのかが全く分からなく推測のしようがないんですよ。
文章で伝えられないのなら実物を見せないと答えられないかもしれませんね・・・

何にも伝わってこない前提で推測して勝手に答えます。

いずれにしても1ファイルを開いたら横に100シートもあったら使いづらそう。

表の構成が似たものにグループ分けできるのなら、
一つのブックの中に似てるシートをまとめて、複数のブックにするとか。

シートを全選択してから表の一部を修正すると、
全部のシートに反映されるので一括まとめて修正できるので便利ですが、
解除し忘れると大変なことになるので注意が必要です。

更に勝手な推測ですが、
100個のファイルに分けてフォルダで分類したほうが良いような気もします。

お礼

御回答ありがとうございました。

検査表はとりあえず製作いたしました。シートで100に分けるのはあまりに非効率すぎと気づき、大くくりでシート5枚程度に分離しました。

やはり私の質問の仕方に不備がありすぎて、知りたかったことをお伝えできなかったようです。（勿論、私の方の問題です。あまり詳しく内容を書くことは憚られたものですから...）

でも丁寧な御回答下さったこと、とても感謝しております。
どうもありがとうございました。私も経験を積んで、効率よく書類作成できるようになりたいと思っております。

回答No.1

tanapyondai

今の段階では、情報不足で何とも言えないのですが、
条件によって以下のような可能性が考えられます。

・1つのシートに縦か横に表を並べ、ばらばらに印刷されるようにする
・1つのファイル(ブック)内に100シートで作る
・1つのファイル(ブック)内に例えば10シートで10ファイルにする
・100個のファイルに分けて作る
等など・・・

100種類のフォーマットの状態によってベストな方法が変わると思いますが、
どれをおすすめしたらよいかわからない状態です。

補足

早速の回答ありがとうございます。

どういう情報を捕捉すればよいでしょうか？

色々自分でも調べながら進めてますが、同じ形式の表をシートに分けるのは良くない、というのはexcelの基本的な考え方のようですね...。

100枚の中でも幾つかグループ分けできる感じなので、それごとのシートにするのが普通だとは思うのですが、その場合罫線の変更などの修正が簡単にできるのでしょうか。

皆さんの回答を待ちつつ、自分でも試行錯誤しながらやってみます。