ロータスＮｏｔｅｓ掲示板での文章サイズ一覧について

質問

ロータスＮｏｔｅｓ　Ver８．５にて掲示板の利用についてです。

掲示板の管理をしてますが、容量削減依頼があり、容量が大きな文書を削除か圧縮したいのです。

しかし、文章数が千件以上あり、いちいちチェックするのは手間なので、掲示板文章の容量（サイズ）順に並べたり、サイズ情報を一覧で取得して、大きな文書だけチェックして圧縮等したいのです。

そのために、簡単にサイズ順情報が取得できる方法があれば教えてもらいたいのです。

社内でのシステム管理部門に問い合わせしましたが、文書サイズ順の並びや一覧は取得できる機能はないとの返事で、困ってます。

データベースなのでなんらかの情報取得方法があろうかと思います。

回答No.8

kmetu · ベストアンサー

補足です。

私のところではできなかった(権限が無かった)のですが、もし新規作成で雛形の中の掲示板を利用できるのなら、それで新規掲示板をローカルに作成し、それにサイズフィールドを追加して、既存の掲示板から文書をコピーしたほうが早いと思われます。

システム部門がなかなか動いてくれないのは、部門ごとの掲示板とかでしたら、部門ごとに仕様が違うものを作成していると管理がやりにくく面倒になるのと、一度でもどこかの部門の仕様変更に応じると、他の部門からの注文にも応じないといけなくなり、きりが無くなるので渋っている可能性がありますね。また、部門ごとにIT管理者がいるのでしたら、単にめんどくさいなぁと思ってるだけかもしれません。

お礼

ありがとうございます。
＞新規掲示板をローカルに作成し、それにサイズフィールドを追加
これと同じ機能を満たすこととして、ローカルに新たにメールDBを作り、そこに全文書をコピー
すると、様式は異なるので、注意コメントが出るが、メールDBなので、文書容量の情報が得られ
、そこで容量順に並べ、その状態で、書き出し操作（カンマ区切り）を行い、エクセルでカンマ
区切りデータの取り組みをすることで、文書名、作者と容量がついた、一覧がエクセルで作る
ことができました。

ここまで分かれば、作者者と文書名と容量が着いたエクセル一覧表をもとに文書名リストが
できました。
本日はここまでとし、後日、個別のリストを使って、容量が大きい文書に基づて容量を減らす
操作を行うとにします。

貴重な、アドバイスありがとうございました。

回答No.7

kmetu

> 本来のＤＢから文書をそこへ全件（あるいは適当数に）コピーできるなら、ローカルで文書サイズがチェックできるという原理と解釈してます。

はい、そのとおりです。ただ、個人ジャーナルは既にある雛形から作成しますので、掲示板との互換性が分かりませんから、新規にアプリケーションを作成してそこに掲示板から文書をコピーする方法をお勧めします。

作成方法ですが、メニューのここに何があるというのは記憶にありませんから、ヘルプで新規アプリケーションの作成方法を確認して作成してください。

新規にアプリケーションが出来上がったら、メニューの「アクション→ビュ→設計」だったと思うのですがそれで設定画面を表示して、先にサイズフィールドだけ作成しておいてください。そこに掲示板の文書を数文書だけとりあえずコピーしてください。コピーした途端は、サイズフィールドだけしかありませんからサイズしか表示されません。

以下は、実際に操作したわけではないので、多分できるだろうという考えで説明します。

そこで、掲示板の文書にあるフィールドで必要なフィールドだけ新規作成します。

作成方法は、先にフィールド枠を作成、そのフィールド枠を選択して、サイズの選択肢があったところに「式」とか他に名前を忘れましたがオプションボタンか何か選択できるところがあったと思いますので、そこで掲示板のフィールド一覧(多分ローマ字表現だと思います)が出るところを選択して、そのフィールド枠に表示したい項目を一覧から選択してください。

フィールドを必要なだけ作成して、設計を終了させて、アプリケーションに戻ったときに何も表示されない場合、一度アプリケーションを終了して再度開きなおしてください。

以上で、サイズでソートができる掲示板の一覧が作成できると思いますので試してみてください。

お礼

kmitu様
　お世話になりました。

　先日のローカルDBやメールDBへのコピーでリスト作成し対応している状況をシステム管理部門につたえて相談したところ、調べてくれたのか、本体DB自体に文書サイズのフィールド追加ができるとこのことで最終はあっさり解決できました。
　これから、どうやって容量を減らすかですが、地道に添付ファイルのパワーポイントやエクセルのサイズ圧縮やサーバリンク、ローカルレプリカへの移動など対応していくしかないと思ってます。

回答No.6

kmetu

> 既存のデータが入ったDBでフィールドが簡単に追加できるのでしょうか？

個人ジャーナルだと設計ができたので試してみましたが、簡単に追加できました。何も使ってなさそうなフィールド(名前が無い)が見えたとしても、それがグループ化のフィールドだったりするので、サイズフィールドは必ず追加してください。

フィールドの値の項目の中に「サイズ」は選択肢としてデフォルトで存在するので、追加したフィールドの「値」を「サイズ」にして、あとはフィールドのプロパティで、「フィールドをクリックしたらソートする」という設定に変更(もとの状態でのソート設定もありますが「なし」にしたほうがいいでしょう)したり、値の形式を「普通」から「数値」に変更して単位をバイトにしたり等々の設定をして、設定が終わったら一度アプリケーションを閉じて、再度開くと追加したフィールドにサイズが表示されます。

お礼

kmetu様
細かなフォローありがとうございます。

システム部門に相談中ですが、なかなか動きがないようです。

個人ジャーナルとはローカルで自由に作れるデータベースでしょうか？
設計したことがないので、よくわかりませんが、メールのコピペ程度はしましたが、よくわからずでそのままです。

自分でいじって簡単に試せるのなら、設計方法を教えていただけませんか？

本来のＤＢから文書をそこへ全件（あるいは適当数に）コピーできるなら、ローカルで文書サイズがチェックできるという原理と解釈してます。

回答No.5

kmetu

今日会社のほうで試したのですが、レプリカが作成できるユーザー権限がなく、また複製のときにドロップダウンリストが利用できない状態(グレーの状態)で「サイズの小さい文書を優先」を選択できなかったので、テストができませんでした。

ただ、新しいアプリケーションが作成できたので、それでフィールドの作成でサイズがデフォルトで選択できる状態だったのでサイズフィールドを追加作成し、掲示板からテスト的に一部の文書を新規のアプリケーションにコピーして、サイズフィールドでソートしたところサイズごとに並び替えることができました。

もし、現行の掲示板の設計ができる権限がある人に頼めるのでしたら、サイズフィールドを追加してもらったほうが早いと思われます。フィールドのプロパティ設定でソートができるようにするのと、値は標準から数値にしてやる必要があります。

もし、レプリカか複製だと、設計がご自身で選択できるのでしたらご自身でやってみてください。

補足

kmetu様
いろいろ試していただきありがとうございます。

＞新しいアプリケーションが作成できたので、それでフィールドの作成でサイズがデフォルトで
＞選択できる状態だったのでサイズフィールドを追加作成し、掲示板からテスト的に一部の文書
＞を新規のアプリケーションにコピーして、サイズフィールドでソートしたところサイズごとに
＞並び替えることができました。

＞もし、現行の掲示板の設計ができる権限がある人に頼めるのでしたら、サイズフィールドを
＞追加してもらったほうが早いと思われます。フィールドのプロパティ設定でソートができる
＞ようにするのと、値は標準から数値にしてやる必要があります。

＞もし、レプリカか複製だと、設計がご自身で選択できるのでしたらご自身でやってみてください
設計については、権限もなく知識もないので、システム管理者に相談する必要がありますが
要するに、DBのフィールド（項目）にサイズフィールドを追加して、サイズ順に並べるという
ことと解釈しました。

既存のデータが入ったDBでフィールドが簡単に追加できるのでしょうか？
社内にノーツのDB設計に詳しい人がどこまで居るか不明なので、サイズフィールド追加の件を
問い合わせしてみます。

回答No.4

kmetu

追記です

私自身、社内でしかNotesを利用できない(帰宅してから、この件に関して試しておけばよかった、見ておけばよかったと思うこともあります)のと、社内のWeb閲覧はQ&Aのサイトや、IT部門が社用で必要としないだろうと考えているサイトは閲覧禁止(ロック)されていますので、社内でこちらを見ることができません。

ですので、回答しているときにはNotesを見たり操作したりできませんから、お門違いな回答をしている可能性もありえますので、その点ご承知おきください。

回答No.3

kmetu

> 文書サイズが小さい順にレプリカをとっても、出来上がったデータは、元と同じものになるのではないでしょうか？

実際に私自身レプリカを作成したことが無いので、申しわけありませんが想像と先に示したページの説明からの推測になりますが

先に示したページの説明
サイズの小さい文書から順番に複製されるようにするには、[サイズの小さい文書を優先]をクリックします。 小さい文書、すべての大きな文書の概要情報、大きな文書のリッチテキストの順に複製されます。

ですので、掲示板の文書がサイズの小さい順に複製されるのではないでしょうか。

単に通信の順番だけで出来上がったものが元と同じものでしたら、私の理解不足ですのでご容赦ください。

また、先のページの説明の中に

アプリケーションに [サイズ別] のビューがあれば

という一説があります。これがサイズ別一覧のことであれば、システム管理部(もしくは掲示板を作成した部署)に作成してもらえば希望がかなうと思われます。

回答No.2

kmetu

> ただし、どの時点で止めるか、わからない状態になると推測します。

止めるというのはどういうことでしょうか。実際私はレプリカを作成したことが無いのですが、なにか止めるきっかけがいるのでしょうか。

文書のサイズ一覧が必要ということでしたので、サイズの小さい順のレプリカを作成して、それをサイズ一覧として利用し、それを元に原本の文書を削除もしくは圧縮、最後にレプリカは削除するという考え方だったのですが。

お礼

早速のコメントありがとうございます。
止めるとは、レプリカ作成を中止することを意図しました。

文書サイズが小さい順にレプリカをとっても、出来上がったデータは、元と同じものになるのではないでしょうか？

レプリカは、とにかく元と同じものが出来上がるはずですから。

メールの場合は、同じものになります、単に同期する通信順番だけではないでしょうか？

私の勘違いでしたら、ご容赦ください。

補足

kmetuさま
　回答への補足をお礼とともに説明いたします。

　データベースの一覧をいろんな形式で書き出し（ファイル＞書き出し・・にて）てみました。　日付け、カテゴリ、作成者モードで試しましたが、文書容量（サイズ）の情報は出力されませんでした。
　フィールドで文書サイズを指定できればいいのですが、不明です。

　＞サイズの小さい順のレプリカを作成して、それをサイズ一覧として利用
　→　確かに小さい順に作られるようですが、出来上がったＤＢは元と同じになるようです。
　　　調べてみます。

回答No.1

kmetu

レプリカを作成してそれを参考にしてはいかがでしょう。

http://exen.co.jp/help/help85_client.nsf/f4b82fbb75e942a6852566ac0037f284/d703b1a5bb77c4f9482576460028d36e?OpenDocument

このなかで「サイズの小さい文書から順番に複製されるように」設定ができると説明があります。

お礼

早速の回答ありがとうございます。
実は、モバイルＰＣでいつでも利用できるように、レプリカは作っていますが、モバイル通信で
メールでは重たいときには、サイズの小さい順に複製するのは使ったことがあります。
掲示板は、完全同期設定にしてますが、アドバイスいただいたように、サイズの小さい文書から
の設定だと、最後のほうに大きな文書が残るという原理ですね。

新たに、レプリカを作り、そこでチェックするという方法ですね。
ただし、どの時点で止めるか、わからない状態になると推測します。

今考えている容量へらし方法としては、大きな添付ファイルは、サーバーに原本をおいて
リンク情報だけに変更することで、容量を減らそうとしていますが、どの文書がポイントに
なるのか、全件見ていくのは現実的でないので、容量が大きな文書だけを探して、対策
したいのです。

ほかには、ノーツサーバーでなく、部署ごとの共有サーバにレプリカ（暗号化なし）を作り、
そこへリンク張るという案です。

する方法です。　セキュリティが必要な文書だけ、