社内Excel共有ブックでの保存トラブル
- 社内でExcel共有ブックの保存トラブルが発生しました。保存されずに空白のままになる問題が続いています。
- Excel2000を使用している職場で、社用の共有ブックに入力・保存をしても次の日には保存されていないことがあります。
- 共有ブックの使用中にデータが保存されないトラブルが続いています。回避方法についてアドバイスをいただきたいです。
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社内Excel共有ブックでの保存トラブル
表題の件について質問させて頂きます。 今の職場ではExcel2000を使用しています。（部署によっては2003以上も使用） 社用の共有ブックに入力→保存をしてブックを閉じたのですが、その翌日 「保存されておらず、空白のままだった」との報告を受けました。 保存時にエラーの表示もでなかった為、ちゃんと保存されていたと思っていたのですが。。 （なお、以前も一度同じ事がありました） お聞きしたいのは下記2点です。 (1)このような事例は共有ブックの使用にあたって発生するものなのか (2)今回のようなトラブルを回避する具体的な方法 なお、作業していたExcelファイルの仕様は下記です。 ・複数ユーザーが同時に編集できる共有設定 ・ファイルサイズは数MBと大きく、データは数百行にわたっている ・各行に再計算が必要な関数があり、作業時は大変重い ・ファイルは社用のサーバにあり、転送速度は非常に遅い ・毎月初、何十人もが集中的に参照するファイルである ご不明な点等あれば、補足にて説明致します。 皆様の経験談、お知恵をお貸し下さい！
- msminx
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質問者が選んだベストアンサー
> ・ファイルは社用のサーバにあり、転送速度は非常に遅い > ・毎月初、何十人もが集中的に参照するファイルである Excelに限らず、MicrosoftOfficeのファイルは、↑のような条件が ある場合、動作が不安定になることが多く、ご質問のような「ファ イルが保存されない」状態になることや、「ファイルが開けなくなる」 状態になることがあります。 どうもこれは「排他制御に原理的欠陥がある」ことが原因のようで、 Microsoftに照会をかけても完全には対応できませんでした。 ということで (1)ブックを共有する場合は普通にあり得る」 (2)回避する方法はない のが答えです。何とかするには、データベース部分をOracleなどの 専門のデータベースソフトに作り替えるか、共有をあきらめてローカル で処理させるか（修正部分はトランザクションとして別管理し、まとめて １日１回アップデート処理を走らせる）しかないと思います。
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- washi-washi
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・複数ユーザーが同時に編集できる共有設定 ・ファイルサイズは数MBと大きく、データは数百行にわたっている ・各行に再計算が必要な関数があり、作業時は大変重い ・ファイルは社用のサーバにあり、転送速度は非常に遅い ・毎月初、何十人もが集中的に参照するファイルである との事ですが、これらの条件からすると、Excelで管理するのは不可能だと思います。 そもそも、Excelブックファイルは、複数のPCから同時に開く事ができても、編集するのは1ユーザーしかできません（いわゆる「排他制御」というやつです）。よって、同時に編集できる共有設定は実現不可能なのです。自分が書き込んだ直後に、他の方が上書きしてしまえば、自分の作業は全て消されてしまうでしょう。 安全にデータ管理を行いたいのであれば、データベースを用いて入力・閲覧フォームを構築し、データ操作を全てサーバーに一任（クライアントからは直接データ操作できないようにする）するのが最も安全に管理できる方法かと思います。 WindowsServerがあるのでしたら、iis（InternetInfomationServer）とAccess（MicrosoftAccess）をインストールし、Accessデータベースを参照する入力フォームや閲覧フォームを構築するのが安価で済む方法だと思います。が、入力フォーム・閲覧フォームを開発しなければならないので、厄介と言えば厄介になります。Oracleデータベースを用いると仰っていた方もいらっしゃいますが、かなりのSQL文法知識が必要になります。Accessならば、クエリでSQL文も簡単に作成できるので、Oracleに比べれば短時間で習得できると思います（しかし、どちらもデータベース知識が必要になります）。
お礼
ご回答ありがとうございます！ 多人数に責任が及ぶ作業であるほど、根幹を作る者は重責を感じなければならない。 と、自分が新米だったころに先輩から教わりました。 毎月のルーチンワークであり、その都度不明確なリスクが発生するのであれば それだけデータ管理のシステムに投資する価値もありますね。 一度ナレッジが形成できれば、多方面に活かせる可能性もでてきそうです。 データベース知識の習得、個人の努力だけで達成するのは難しそうですが、 社として取り組む価値は十分にあると思いました。 今後につなげていきたいと思います。
- 007MUKADE
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Excel の共有については 参考URL をご覧下さい。 一応 出来ますが ・・・・ お使いの条件なら 不具合は ＃１の方がお書きのように 専門データーベース ソフト でないと これからも発生する可能性は回避出来ません。 アクセス数が ５～１０人程度で 複雑なマクロや関数が 設定されてない Book なら Excel でも可能です。 ・・・・ アクセス時間を担当者事に取り決めて 同時編集アクセス数を５人程度に制限する なんてアイデアが使えるか？ は実験してませんが やってみないと解りません。 ご参考に・・・・
お礼
ご回答ありがとうございます！ マクロは入ってませんが、数百行にわたって再計算が必要な関数が随所に入っています。 その為、オートフィルタでもしようもんなら5分はボーッとしなきゃならない状態でして‥（笑） そのあたりからも、フロー管理者のリスク管理はどうなっているのかな、なんて邪推してしまう現状です。 時間の割り振り、同時編集者数の制限、どちらも良い改善案ですね！ 勉強させて頂きます。
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