エクセル２００７適切なグラフと小計について教えて。

質問

エクセル2007にて適切なグラフと小計について教えてください。

　下記のような集計したデータがあります。まず、担当者別の契約件数を数えたいので
　フィルタにて必要なデータを抽出しました。（元のリストには部署全体のデータが
　あり、行も列も必要のない項目は非表示にしてそのうち、自分の課の担当者を
　フィルタにて抽出しました。）
　担当者をまず、昇順に並べ替えをして、小計を使うと担当者毎のデータの個数が
　フィルタをかけているせいなのか、うまく担当者毎にでてきません。。。
　（同じ担当者なのに、一行ずつでてきたりと・・・。）

　ためしに抽出したデータのみをコピーして折りたたんでない
　状態にして別シートで作成してやってみると、担当者ごとにちゃんと個数がでてきました。

　　　受領日　　契約件名　　担当者
　　　７・１１　　　○○　　　　　佐藤
　　　７・１２　　　○○　　　　　佐藤
　　　　　：　　　　　：　　　　　　　　：
　フィルタを使っているとうまく小計ができないのでしょうか。

　また、グラフの作成について　全体の契約件数が５００件
　そのうち契約済みが３００件。未契約が２００件。のようなグラフを作るには
　どのようにすればよいでしょうか。
　どうかよろしくお願いします。

回答No.1

noname#164823

担当者別の件数を出す事と、グラフは別の作業でしょうか。

契約件数を出すには、「SUMIF関数」が便利です。
担当者で並べ替えたら、担当者毎にまとまりますね。
記載の通りに、左からABC列にデータが入っているとします。

少し手間ですが、
任意の列（ここではE列）に縦方向に1名ずつコピーして、氏名を並べます。

E　　　　F
佐藤
鈴木
田中
　・
　・
　・

F2（どこでもいいです）に次の関数を入れます。
　=SUMIF(C:C,E2,B:B)　セル番地などは読み替えて下さい。
ここで、
E2には「佐藤」が入っています。CはC列の列見出しをクリック、
B列見出しをクリックすると、列全体が選択されるので、
最下段までもデータが検索範囲になるので行の追加・削除が
あっても対応します。これで佐藤さんの契約件数が出ます。
このセルを下にオートフィルでコピーすれば、各氏名の
件数が数えられます。

グラフは、予め契約済み、未契約の件数を下のセルに
SUMで合計を出しておきます。

「契約済み」「未契約」のタイトルセルをドラッグ、
Ctrlを押しながら、SUMで合計を出したセルをドラッグし、
円グラフを作成。

円グラフが一番割合を見るのに適切です。
次に、グラフエリアを選択状態で、上にあるグラフツールの
レイアウトをクリックし「データラベル」の「その他の
データラベルオプション」を選択。「値」を選択すると
データ系列に「件数の数値」が表示されます。位置などは適宜
変えて下さい。

次に、任意のセルに契約・未契約の合計を計算します。
グラフを選択状態で、「挿入」「図形」「テキストボックス」を
クリック。グラフエリアにテキストボックスが入るので、中に
カーソルが点滅したまま、数式バーをクリックし、
半角で　= を入れ、合計のセルをクリックしてエンター。
これでボックスに合計の値が出ます。これを任意の場所に
配置すれば、全体の合計件数・契約件数・未契約件数が
円グラフとなり、データが変ればグラフも連動して変り、
割合を見る事ができます。

これ以外にも良い方法があると思いますが、これで試して
見て下さい。

お礼

ありがとうございます。