仕事が回せない

質問

自分の能力でミスなく回せる量を明らかに上回る仕事の量があり、どうしてもうまく回すことができず悩んでいます。
優先順位をつけてやろうにも、後から後から別の依頼が入ってきて埋もれてしまう仕事が出てくるのを防ぐことができません。結果的に、それが大きなミスとなって自分にはねかえってきます。メモをとって管理しようにも、それすら追いつかない状態です。
上司達は仕事量が多過ぎるのが原因だと言ってはくれますが、だからといって自分が仕事を回せていないという事実に変わりはなく、毎日憂鬱です。
他の人に分担する、増員はしばらく期待できない状態です。（いっぱいいっぱいなのは私の担当だけではないので）
なのでなんとか上手く回すしかないのですが、同時に様々な依頼をこなす上手な管理方法をアドバイスいただけたらと思います。

回答No.5

boseroad

大変やね。

前の回答さんに付け足しや。

管理表は、エクセルとかのＰＣ上で作るか、付箋で作るかするとええ。どっちも、新規の挿入や並べ替えがラクチンや。ＰＣ管理が好きならエクセルとか、手作業が好きなら付箋。

あと、管理表までいかなくて、簡単なメモ書き程度に留める手もあるで。わしはメモ書き程度が性に合っとる。そこは好みやね。

いずれにせよ、準備と後始末をきっちりしとくと、回り出すで。後始末は次の準備にもなる。

回答No.4

えいる わっち（@eirnewb）

わたしの職場と同じ状態だと思い、お察しいたします。

わたしの職場も人数が2人でまず不可能の仕事量がまわってきます。
（仕事をまわそうにも、あきらかに他の方だと品質が悪すぎてまかせることができない。）

マネジメントの観点からすると本来であれば分担でしょうが、そうもいかないと思います。

そこで、おすすめするのは、まずは現在持っている案件（要件）の切り分けをおこなってはいかがでしょうか。

優先順位の切り分けはこうなります。

１．ビジネス案件かつ依頼者（申請者）の温度感が高い。
２．ビジネス案件である。
３．依頼者（申請者）の温度感が高い。
４．依頼者（申請者）がかなり前から（または希望納期をきっちり守ってる）依頼をしている。（さらに依頼する上で、ちゃんと情報がそろっている）
５．依頼者（申請者）がよしなにやってくれ（知ってて当たり前だろ）みたいな依頼。
６．内部の資料作成
７．外部の資料作成
８．上司の思いつきの仕事
９．クリーニング系

この９つに基本わかれると思います。
１～３は、その日のうちに、なるべくはやくというのが見て取れます。
ただし、それ以降の仕事に対しては、まずは依頼者の温度感をしっかりつかむことが大切です。
３，４，５の場合、『今日、または今週中でお願い！！』っと自分の都合でくると思います。
しかし、基本ヒアリングを絶対に行ってください。
ドラッガーのマネジメントでも『明日やれるものは明日やる。』が基本です。
きっちりと調整を行ってください。
ここが一番のあふれる要因となっています。

そして、タスク管理を行ってください。

以下のような感じでつくってはいかがですか？

案件名　　　　案件タイプ　　温度感　　ビジネス案件　　希望納期　　予定納期
○○○対応　　○○タイプ　　高い　　　○　　　　　　　2011/10/8 2011/10/8

ビジネス要件や温度感などで希望納期設定をして対応しましょう。
もちろん、今もってる案件で、もしかしたらずれこんでも大丈夫では？っと思う案件があるならば、電話できっちり依頼者と調整を行うこと。
調整を行ったメールを送って、その返事をもらえるようお願いすること。
（これは自分をまもる上で必要なことです。電話では『いった！いってない！でうるさく上司がいうのですいません・・・返事は一言『問題ないですよー』って送っていただければいいので、お手数ですがよろしくお願いします。』と言う感じですね。）

さてこれを全部やると、どれぐらい質問者様が要件をもっているか、きっちりとエビデンスになりますし、その案件に対して、稼働時間もそのうちみえてくると思います。

実質まとめると、だいたい30分ほどでまとめることができると思います。
そんなのまとめてる暇があったらつぶしたほうがいい！とおもいますが、やってみたら逆に、自分の仕事が完全にあふれる瞬間がみえ、上司にヘルプもだしやすいし、マンパワーの計算と増員に対するきっかけの資料となりますので、おすすめいたします。

回答No.3

noname#155097

＞メモをとって管理しようにも、それすら追いつかない状態です。

メモする暇もないというのは単なる言い訳か、
(たぶん、これだと思いますが)

それとも、本当に多すぎるのか。
それであれば、対処法なんてないですよ。

メモなしでも頭の中で優先順位を付け、
完璧に仕事内容を把握するのは、
並大抵ではないし。慣れるしかなさそうです。

回答No.2

konata508

私も仕事べたなので先輩から受けたアドバイスになりますが、

・まず極力自分がかかわらなくてもいい仕事は無視します（ちょっとした電話対応なども仕事を中断すると集中力が切れるので後で対応できるなら取りません）とにかく集中できる時間を作りましょう。

・取引先についてもこちらの時間に合わせるように期限を決めてしまいます。主導権を相手にゆだねるとすべてそれに調整しなければいけません。常識的に余裕を持っていれば相手先もできないことではありませんからルーズなところはこちらからびしっと期限を守らせるように念を押します（できなければ取引しませんよと脅すぐらいに）

・メモはあくまでも整理して考えるためのものです。だから、普段から整理して考える人にはいりません。で、物事は終わった先から忘れてください(余計な感想や思いを引きずらないように）パソコンと同じで容量いっぱいになると考えが遅くなりますので。

あと基本的に書類がぐちゃぐちゃな状態だと資料探しから時間取られるので一つのことに集中できるように整理整頓が大事です（いらないものは捨てます。基本的に後で使うかもは絶対に使わない）

などはよく言われました。

回答No.1

漢字の苗字☆ 平仮名の名前☆（@minaotehon）

もうこの際依頼が来た順番で決めはったら？
優先順位の項目はなんですか
項目を減らすと捗るかと思いました。