私のファイル管理術

質問

私のファイル管理術

メールで大量にファイル付きのメールが飛んできます。そのファイルをどのように管理すればいいか悩んでいます。社内のメールシステムを使用しているので、outlookや他のメーラーは利用できない状態です。

Win XP SP3 Proを利用しています。現在は下記のようにファイルを管理しています。

Cドライブ直下に「ファイル一覧」というフォルダを作っています。その直下に、

「自分作成」
「社内」
「取引先」
「その他」

というフォルダを作っています。

「社内」フォルダでは誰からきたファイルなのか各人毎にフォルダを作っています。
「取引先」も同様に各取引先毎にフォルダを作っています。

さらに、その直下にファイル名と同じフォルダを作成しています。
そのフォルダにメールで送られてきたファイルを入れています。
ファイル名は、YYYYMMDD_送られてきたファイル名_送ってきた人名で管理しています。

例えば、
「取引先」\「A社」\「20110622_会議議事録_近藤」\「20110622_会議議事録_近藤.doc」

といった感じで管理しています。

ファイル管理に正解がないのはわかっていますが、もうちょっと工夫できないかなと思っています。
このファイル管理を見て、私ならこうしているとか、ここを変更してこうやったらいいんじゃないというのがありましたら教えて頂けませんでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.3

bardfish · ベストアンサー

実ファイルの保存はそれでいいと思います。

もう一工夫するとしたら「議事録」「見積り」など取引先ごとの区分ではなく業務ごとに区分されたフォルダを作成しその中には実ファイルのショートカットを作成するというのもいいかもしれません。

それと、ファイル管理以前のことですが。
Ｃドライブにファイルを保存するのは好ましくありません。出来ればＣドライブ以外に保存しましょう。
Ｃドライブのファイルが多くなりすぎたり、空き容量が少なくなってくるとWindowsの動作が遅くなったりするし、トラブルでリカバリーすることになったら最悪の場合ドキュメントが全て吹っ飛びます。Ｃドライブ以外ならリカバリー次の選択によってはDドライブなどはそのまま残ったりしますからね。

お礼

何も考えずにCドライブにほうりこんでいましたが、おっしゃるように他のドライブとかの方がよさそうですね。

業務ごとにいれたり、ショートカットをつくったり。なるほど、それは考えつかなかったです！ありがとうございます！

回答No.4

41457

「　取引先　」が有るなら、「　部内　」もないと秘密管理の関係で不味いんじゃないの。　
　わざと出さなかったとか。凡てを秘密処理できるならいいけど。

補足

私の質問したかったのは、ファイル管理です。当然すべてのフォルダ名をだしているわけじゃありません。

回答No.2

deka0831

私が使っている訳ではないので、質問者様の環境で
作業する前提で考えてみました。

それはファイルをファイル名でやフォルダで管理するのではなく
タグで管理するということです。

フォルダごとに管理する考え方自体は少々古い手法となってきて
おります。

例えば、音楽ファイルを例にとると、曲名に歌手名、アルバム名
などをファイル名とする考え方もありますが、それだとたくさんの
項目を管理しようとしたら、ファイル名が長くなり（質問者さんの
場合だとフォルダが増えたり、階層が深くなってしまう）不便です
よね。
なので音楽管理ソフト（iTunesなど）で、それぞれの項目にタグを
付けて、管理しやすくします。

また、Gmailもラベルというタグ付けをするだけで、昔ながらの
メールソフトのようにフォルダ＆階層管理という概念がありません。

きちんとタグ付けされていれば、フォルダやファイル名はどうでも
よく、アルバムごとにソートしたり、特定の条件で検索したりする
のがとても便利な訳です。

しかも音楽ファイルのタグは、Windowsのファイルエクスプローラー
からも見えるので、更に便利ですよね。

これを質問者さまの場合に置き換えて考えると、一般のファイルを
保存する際にタグをルール化して保管すればかなり管理しやすく
なると思います。

ただし、既に作成済みのフォルダ＆ファイルについては、どこかで
気合を入れてタグ付けする必要が出てしまいますが・・・

ご参考まで
http://www.fenrir.co.jp/fenrirfs/

お礼

ファイルをタグで管理するソフトがあるんですね！知りませんでした！ありがとうございました！

回答No.1

yasuto07

そうですね、階層構造も分かっているし、名前も日付が入っているから、良いのでは。

と思います。

私は、保存ファイルは全て、デスクトップのフォルダーに階層構造で、部署別にてい、おいています。

名前の付け方が、完全であれば、フォルダーごとにしなくても、良いような気がするのですけどね。

いちいち、ファイルを探すのがめんどくさくないですか？。

お礼

ご回答ありがとうございます！勉強になります！