お客様への郵送の仕方について

質問

いつもお世話になってます。

お客様へ請書を郵送へ返送する際に、別々の部署の担当者へ返送するため別々の封筒で発送するように上司より指示を受けたため、そのように行いました。

ところが、先輩より「同じ会社に別々の封筒で送るのはおかしい。同じ封筒で送るように。」と言われ、直した（封筒の宛名を連名で書いたた）ところ、「これは失礼にあたる」と言われた上に、中身の書き方を全てチェックされて直されました。

先輩が直したやり方について、ビジネスマナーとして合っているのか教えて下さい。

・封書は会社宛（御中）
・請書、発送の案内はバラバラにならないようにクリップ留めて、その上に「○○様宛」と書いた付箋を貼ってある

付箋貼ってあるのはどうなのかなぁと思いますが、お詳しい方ご教授下さい。

回答No.2

joqr

＞付箋貼ってあるのはどうなのかなぁと思いますが、お詳しい方ご教授下さい。

上司の〇〇さんの指示でこうしましたとはっきり伝えるべき
あなたは上司の指示を無視して先輩の指示に従った
これが、そもそもの間違い

＞先輩が直したやり方について、ビジネスマナーとして合っているのか教えて下さい。

論点がすり替わっています
本当に問題なのは、重視の指示を無視した事では？

そんな事はどうでもいいから付箋はどうなんだ？？？　ってことなら

案内状を１枚入れた方が良いと思います(普通そうでしょう)
書類の上の付箋だけはダメですね
社内便ならそれでもいいですが・・・

補足

回答ありがとうございます。

論点がすり替わっているのを承知で質問を投稿しました。
今後、複数の担当者の方に郵送する際に参考にしたくて質問しました。

上司の指示に従った旨も話しましたし、上司にも事情はお話しました。
もめたくなかったので、「先輩には言わないで！」の旨も上司に話しました…。
しかし、先輩から言われた言葉に悔しくて上司に事の顛末をお話しましたら怒ってました。
月曜日に上司からお話してくださるそうです。
私ではなく、「お客様からの言われた」ということでお話してくださるそうです。

＞案内状を１枚入れた方が良いと思います(普通そうでしょう)
案内状は入れてました！
その案内状すら書き方を直されたようです。（涙）

回答No.1

ojisan-man

あなたの会社がその会社から仕事をもらっているという前提ですね。

いくら同じ会社だとしても、異なる部署から別々に仕事を請けたのなら、当然別々に対処するべきです。
例え同じ会社といっても、ひょっとすると社内ではお互いに内容は知らないことかも知れず、その場合はあなたが守秘義務違反をしたことにもなりかねません。
（もっとも同一の会社内でそんな非効率なことをしていること自体問題なんですが、でもそのことはあなたの会社とは関係のないことです。）

先方の担当者にしてみると、あなたが「ずぼら」をしたばかりに、自分の仕事のことを他の部署の人間に知られてしまったと、怒るかも知れません。

相手の会社の窓口となる部署が決まっているとか、部署間の垣根がないのが分かっているなら別ですが、別々に仕事を請けたのなら、別々に対処するのが原則です。
従って、あなたの先輩が言っていることは「顧客目線」のマナーから外れているということになります。

相手の事情が分からない限り、当初のやり方のように別々の封筒でそれぞれの部署の担当者宛に送付すべきです。

お礼

回答ありがとうございます。

当社が仕事をいただく立場にあります。

守秘義務違反までは考えが至りませんでしたが同じような考えの方がいらっしゃってほっとします。

営業的な事情なんて、事務方が分かるわけがありませんよね。

「自分で郵送なんてしたこともないからきっと送っても間違いばかりでしょ。相手に届けばいいのだからこっちで小細工して送ってもいいのよ。」（先輩の言葉）

先輩は経費削減のためにおっしゃっていますが、一番お客様に接している営業の指示を全く聞かないのはちょっとまずいかな…とは思います。

ただ、先輩に切手を貼ってもらうので今後も同じことを言われるなら少し考えたいと思います。