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ビジネスメールのマナーについて

2003/07/18 00:27

たまに仕事でメールを送ってと頼まれ送るのですが、相手に失礼のないように送るにはどうしたらいいでしょうか？最低限抑えといたほうがいいポイントとかあれば教えて下さい。

mirumirue2001
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その他（メールサービス・ソフト）
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BILLY-J
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2003/07/18 15:55 回答No.3

こんにちは。ネチケット関連については他の多くの方が挙げてくれると思うので違う切り口で書いてみます。そのシーンにもよるのですが、ご質問の文面から、例えば　　拝啓　貴社益々御盛栄の事とお慶び申し上げます。　　平素は格別の御高配を賜り、… のような書き出しが必要なシチュエーションではなく、通常業務の中での確認事項・依頼事項・調査または進捗報告等だと想定します。０．先ずは国語（最重要！）世間を見渡すと蔑ろにされ気味ですが、メールも手紙と同じ「文章」です。相手が読み易い、要点を掴み易い文章になるよう工夫する。これに尽きます。誤字（誤変換）や脱字については、意味を取り違えるような誤字でない限りは神経質にならなくても良いと思います。あまりに誤字脱字が多いのは駄目ですが。それよりも、だらだらと長い文章を続ける方がＮＧです。簡潔な文章では収まらない場合は、改行・段落・空行・箇条書き等を巧く使う。また、きちんと起承転結が構成されている文章は長文を読まされても不思議と疲れません。１．要件から先に書く全体が数行程度の簡潔な内容に収まる場合を除いて、・結論／結果・（アポイントメント等の）日時・欲しい物（して欲しい事）等の要件を冒頭で先に書き、次の段落以降、それに至る経緯を説明。結論段落と内容が被っても問題有りません。目安としては、メールを見る時文章を後方へスクロールしなくても要件部分が見えるように。要件が複数有る場合はメールを分けるか、冒頭で箇条書きにし、「上記につきまして内容のご確認をお願い致します。…」等と続ければ良いと思います。２．期限を提示する１日に沢山のメールを捌いている人は、届いた順に処理や返答している訳ではありません。私の場合も、内容を軽くナナメ読みしながら重要度の優先順位を判断し、緊急度が低いと感じたメールは熟読も後回しにします。回答（お返事）の期限を付ける事は相手にとっても有意義な判断材料になります。無茶な期限や脅迫気味にならないように言葉は選ぶ必要がありますが（笑）３．肉声の代わりにはならない陥りがちな罠ですが、電話やミーティングに完全に代わる物ではありません。メールで済む事、実際に話す方が良い事、それらの切り分けも大事です。また、メールのフォローは肉声が良いです。メール自体に開封確認オプション等付けるのは嫌われます。また、社内メールならともかく、外部に対しては正しく機能しないと思った方が無難です。・相手が読んだかどうか知りたい・初っ端の相手側の印象や感触を知りたい・急いで回答が欲しい等の場合は尚更、メール送信後に暫く間を置いて、電話や面会等肉声で確認しましょう。逆に言えば、返答が無い相手に対して更にメールで催促するのは避けるべきです。４．添付ファイルが有る場合はファイル名を提示メールサーバに導入されたウィルスチェッカに削り取られるとか、特に日本語名のファイルは途中で文字化けを起こしファイル名や拡張子が判らなくなるケースも有り得ます。文末等に添付ファイルのファイル名を記述しておくと、復元や再送依頼の返事を出す時に円滑に処理できます。と、長い文章は読むのに疲れますね？私も簡潔明瞭な文章が書けるよう精進が必要だと痛感してます（苦笑）自戒を込めて…

質問者

お礼 2003/07/18 16:46

印刷して参考にしますね。細かいところまで丁寧にありがとうございました。

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xiang-nai-jiang
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2003/07/18 11:56 回答No.2

こんにちは。私も顔文字だけは絶対に避けるべきであると思います。私が普段心がけているのは漢字です。何でもやたら漢字に変換するのはよくありません。例）その→其の時々いるんですがはっきり言って読んでいて恥ずかしいです。知識をひけらかしているように思えます。漢字は社会で求められる一つの知識ですが、私は自分の書けない漢字を変換することは避けます。あとは簡潔さ。私もこれができればなぁ、といつも考えています。