エクセルで入試スケジュールを管理したい

質問

エクセルで次の処理をできますか？(1)各自がスケジュールを記入。内容は　ア、出願か入試か発表か　イ、また、それはなんという大学か　(2)それを担任がクラスで集計し　いつ、誰が、何の用件で、何高校へ行ったかを集計　(3)それをその学年で集計。これでたとえば、「１１月１日、○○君と○○君が××高校へ出願、△君が●高校の入試」と一発でわかります。
　これをエクセルでリンク？などして作れるもんですか？もしできればさすがパソコンは便利といいたいところですが。以前はこの方は手作業で行っていたらしいです。
　どうかよいお知恵をお助けください。

回答No.12

hallo-2007 · ベストアンサー

１について
ここは、入門者にとって最高です。是非、一度目を通してみてください。
http://www.aoten.jp/skillup/index.html
少し慣れてきたら、エクセルを仕事に活用する事に絞って
http://www.asahi-net.or.jp/~ef2o-inue/menu/menu01.html
２について
まずは、検索してみてください。或いは時々でもこのサイトを覗いて、どんな質問が出ているのか、どんな回答が出ているの見ているだけでも参考になります。
次に、質問は、何もしらない人が見ても良くわかる書き方で必要です。
エクセルであれば、データのシートが
　A　　B
日付　金額
・・・と並んでいて
集計のシートに
　A　　B
年月　合計
と月ごとの合計を出したい　
とかいった具合に具体的な表現すれば、参考になる回答がすぐにでも得られます。
取り合えず、自分でここまで考えたけど、どうしたらよいでしょうか
といった質問が良いでしょう。

他の方の質問を見てもらうとわかりますが、
質問がおおざっぱで、何を回答してよいのかわからない
質問が長すぎて、読むのに。或いは解読するのに疲れる
質問が多すぎて、回答を書くのに疲れる。
あと丸投げ　などは回答がつきにくいです。

取り合えず、実行してみて考えるのが一番です。私のパソコンも失敗作のごみファイルの集まりみたいなものです。
失敗の数だけ成功があると思っています。がんばってみてください。

お礼

OK　を利用してきましたが、今まで一番丁寧で親切な方にめぐり合えました。もちろん今までのかたもありがたいと思っています。しかし、かなり的確で初心者にも理解できるようにご説明いただきました。大変感謝しております。エクセルでチャレンジしてどうしてもわからなければ、本音を言うと、hallo-2007様に直接お聞きしたいほどです。（それはルール違反なんでしょうかねええ？）できたらいいなあ。
　実はこれからもエクセルでの作業があります。苦しいときにどうぞお助けください。ありがとうございます。

回答No.11

hallo-2007

うまく行ったようでよかったですね。
VBAとはVisual Basic for Applicationの略で、コマンド言語を記述して
プログラムを組むということです。
一般の機能、関数で出来ない機能をご自身で組上げていくことが出来ます。
拝見した感じでもうしわけありませんが、エクセル上達のステップ
その１　計算機能付きワープロからの脱却
データは、一枚のシートに縦方向にひたすら入力していく、
オートフィルターなどの機能で必要な情報を抽出する。
別シートの必要な集計結果を表示する。
その２　スタンドアロンからの脱却
ネットワーク（共有フォルダやメールなど）の活用で情報の一元化、公開、活用と幅が出てきます。
その３　単なるスケジュールや合計から統計へ
エクセルには、偏差値、分散、レーダーチャートなど分析や統計に関する機能が多数あります。
データから新たな着眼点、発想が出てきて展開が進んでいくと思います。

機能、テクニックを沢山覚える事も重要ですが、
「こんなことが出来ると便利になのに」からスタートして
出来ない部分をひとつづつ質問して解決していかれると良いと思います。がんばってください。

補足

あまりにも初心者にわかりやすく、親切な説明に驚いています。OKWaveは今まで利用していますが、hallo-2007さんのような方は初めてです。本当にありがとうございます。
精進したいと思うのですが、もう二つお願いします。
１、ご説明のように進めていくために私のようなものはどんなことを具体的に始めたらよいでしょう。ヒントになる本やウエブページをご紹介できらたらお願いします。そこから少しずつ勉強します。
２、hallo-2007さんにまた教えていただきたいときはどうしたらいいんでしょうね？？やはり、OKWaveに載せるしかないのでしょうか。
　無理な質問が多いので、答えられることがあれば教えてください。

回答No.10

imogasi

これは大学受験の話か高校受験のはなしか、塾のように両方いるのか
＞、それはなんという大学か
＞高校の入試
と矛盾するようだが。
まあ本質と関係ないが質問ぶんしょうを書くのは、は神経を尖らせて書いてください。
ーーー
日付　クラス　氏名　内容　大学名　・・・
　3/1　　A組　　○○　出願　△大学　・・・
のデータを個人別＋内容別＋大學別に１行ずつ入力すれば、
あと
検索は何でしたいのか、はっきりさせること。
日付で抜きだしたい、というのは出ているが
ーー
データーフィルターフィルタオプションの設定で、条件をかけて
抜き出す方法がある。WEBを照会すれば、「フィルタオプション」の設定は沢山記事があるでしょう。
それでも使ったら。
フィルタでもよいがこちらのほうが、設定条件が
のこったりして明確だと思う。
関数で条件をつけて、該当行を抜き出すのは、式が複雑になる。
ーー
SUBTOTALを問題にしているが、何のため？
人数以外は合計計算するようなものはあるのかな。
＞パソコンは便利といいたいところですが・・・
質問者には今は無縁かもしれないが、エクセルVBAというのがあり、これを使わないと、仕事にエクセルは十分生かせないと私は思う。そういうことも知っておいてほしい。現在の質問者の限られた知識で、エクセルの有用性を云々し即断しないでほしいですね。

補足

私の知識のなさのご指摘ですが、そのとおりだと思います。そこでこのOK WAVEでたくさんの有能な方のご指導を仰ごうと思ったのです。
特にVBAというものを知るべきとのご指摘ですが、たとえばどんなことができるのですか。

回答No.9

hallo-2007

ん～、おかしいですね。
=SUBTOTAL(3,C:C)の式は、データを入れているシートのC列だと循環エラーが出るかと思います。それ以外の場所に入れてください。
仮に
　日付　クラス　氏名　内容　大学名　・・・
　3/1　　A組　　○○　出願　△大学　・・・
・・・
とデータを入れているシートを　データ　という名前だとします。
件数などを表示させるシートを　集計　という名前だとします。
集計のシートのどこでもかまわないので
=SUBTOTAL(3,データ!C:C) と入れれば大丈夫ではありませんか。

=COUNTIF(データ!A:A,A1)とすれば、
データのシートのA列(データ!A:A)で
集計のシートのA1と同じ日付のセルの数を
計算させることになります。
同様の方法で、集計のシートに必要な値が得られる式を書き込めばよいです。

補足

私の理解不足でした。循環エラーが出ていたもので。別のシートですね。できました。これはうれしいです。

回答No.8

hallo-2007

>オートフィル後じゃないとSUBTOTALは範囲指定できないのでしょうか？
オートフィル前でも大丈夫です。サンプルの様にC列全体と指定しても大丈夫です。
オートフィルターで条件の絞り込みを行うと、その結果に応じて、値が出てくる便利な関数です。

> この作業はすべて入力した後、一番下に関数の入ったセルを置いておくんですね。
例えば別のシートに
A1に日付　３／１　といれて　B1に=COUNTIF(データのシート!A:A,A1)
とか入れて、別途集計表示専用のシートを使うと表示が整います。

補足

１、私が悪いんだとおもうんですが、=SUBTOTAL(3,C:C)　のようにC列すべてを指定するとうまくいきません。全体指定のやり方を一度確認できますか？
２、「B1に=COUNTIF(データのシート!A:A,A1)とか入れて、別途集計表示専用のシートを使う」この部分もう少し詳しく教えていただけますか？B１にこの数式を入れるんですよね。？？？

回答No.7

koko88okok

ANo.6です。

> この作業はすべて入力した後、一番下に関数の入ったセルを置いておくんですね。

任意のセルに数式を入力すればOKです。

お礼

そうなんですか。ありがとうございます。

回答No.6

koko88okok

「オートフィルタ オプション」の使い方

「Excel(エクセル)基本講座：オートフィルタ(データ抽出)」
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Excel/filter.htm
「フィルタオプション徹底解説！」
http://allabout.co.jp/computer/msexcel/closeup/CU20070905A/

> ２、抽出したデータの人数を集計する方法ってありますか？

COUNTIF関数を使いましょう。

「COUNTIF関数で条件に合うセルを数えよう！」
http://kokoro.kir.jp/excel/countif.html
「Excel(エクセル)基本講座：カウント(COUNT)の関数」
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Excel/kansu/count.htm
「EXCEL・複数条件がある場合のCOUNTIFの書き方」
http://qanda.rakuten.ne.jp/qa2146300.html?ans_count_asc=2

補足

この作業はすべて入力した後、一番下に関数の入ったセルを置いておくんですね。

回答No.5

hallo-2007

１、共有ファイルだと、一人が作業しているとき、ほかの方ができませんよね
その通りです。入力用の空白のシートに各自が入力して、共有のファイルに貼り付けるで良いと思います。
他に誰も使用していないときは直接でも大丈夫と言った具合です。
この様に、データは共有のファイルひとつで管理した方が良いでしょう。
共有フォルダにあると各自が参照できます。変更、訂正も各自のパソコンから出来ますので。
２、出願する人数をオートフィルの後でもいいんですが人数
SUBTOTAL関数でHelp参照してみてください。
=SUBTOTAL(3,C:C)　
は、オートフィルター実行後の表示されたデータの件数になります。

補足

オートフィル後じゃないとSUBTOTALは範囲指定できないのでしょうか？

回答No.4

hallo-2007

No2です。
１、複数条件　たとえば　３/１で入試の物すべてを出したい場合はどうすればいいでしょうか？
オートフィルターを設定して、日付で３／１を表示させる
内容で　入試を表示させる。といった具合に絞り込んでいきます。

２、各クラスで別のファイルで作ったものをどうひとつのファイルで統合すればいいでしょうか？
それぞれのシートのデータの部分を選択してコピィ
統合のファイルのシートの最後の行を選択して貼り付け
各クラスのファイルで同様な作業をおこないます。
別案ですが、パソコンのネットワーク上に共有フォルダを作成して
その中にエクセルのファイルをひとつ作成、それぞれの先生が同じファイルに追加してもらっては如何でしょうか？
　日付　クラス　氏名　内容　大学名　・・・
　3/1　　A組　　○○　出願　△大学　・・・
・・・
お試し用のファイル作成して、皆さんで意見出し合えば良いと思います。

補足

なるほど。
１、共有ファイルだと、一人が作業しているとき、ほかの方ができませんよね。となると、やはり、コピーしてまとめたファイルに貼り付けるのがいいのでしょうか？
２、抽出したデータの人数を集計する方法ってありますか？たとえば１月１日、出願する人数をオートフィルの後でもいいんですが人数をわかることできますか？やはり数式ですか？

回答No.3

n-jun

ANo.1です。

てっきり複数のＰＣでデータの共有化を目的としたシステムを構築したい、
と言うレベルかと思ったので外注委託をお薦めしました。

でも考えすぎてしまったようで申し訳ないです。
スル～して下さい。

回答No.2

hallo-2007

>もしできればさすがパソコンは便利といいたいところですが
もちろん出来ます。取合えず
　日付　氏名　内容　大学名　・・・
　3/1　○○　出願　△大学　・・・
・・・
と項目を決めて縦方向にデータを入れていきます。
後は、オートフィルターで条件を絞り込めば、ご希望の一覧になるはずです。

補足

すばらしいアドバイスありがとうございます。ところであと少し教えてください。
１、複数条件　たとえば　３/１で入試の物すべてを出したい場合はどうすればいいでしょうか？
２、各クラスで別のファイルで作ったものをどうひとつのファイルで統合すればいいでしょうか？
　お助けください。