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議事録の書き方を教えてください
初めて投稿します。 仕事で議事録を書くことが多いのですが、 何度も上司にやり直しさせられてしまいます。 議事録の書き方に上手な書き方を伝授していただけないでしょうか？ また、参考になるHPをご存知の方、自論をお持ちの方も、 どうかこの出来損ないにアドバイスをください。
- ns18
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大変ですね。 私も数年前までは何度も書き直させられていました。 （今は書き直させていますが・・。） やはり、最低限の内容＋それぞれの好み（考え）も関係してきますからね。 従って、ns18さんの上司の考え等にもよるのでこれで完璧というのは難しいですが、一般的な（あくまで私の考えですが）書き方を記載しておきます。 必要な項目は下記の通りです。（）内は例。 １．日時（○年○月○日AM10:00～AM11:30） ２．場所（302会議室）（客先打合せの場合は、(株)○○商事殿 本社ビル６階会議室 等） ３．議題（新営業システム概要打合わせ） ４．出席者（○○システム課長（司会）／○○営業部長／・・・／システム部○○（あなたのお名前）） ５．資料（新営業システム概略案（システム部）新システム要望書（営業部）） ６．議事（来期導入予定の新営業システムの概要についての打合せ・・・） ７．決定事項（・導入時期は来年度６月とする。・費用については保留。別途調整が必要） さてメインとなる「議事」の中身ですが、次のポイントに気を付けて下さい。 Ａ．内容を簡潔に事実のみを記載する。詳細／注意点等は段落を変えるか、別紙とする。 → ダラダラと書くのはやめましょう。短い文章が書きにくい場合は箇条書きで良いと思います。 Ｂ．できるだけ、時系列にそって記載する。 → 当然ですが、３番目の議題の後に１番目の議題の記述があるとややこしいですよね。 Ｃ．個人的な感想等は記載しない。 → 所謂ビジネス文書の基本です。 必要があって感想等を記載する場合（お客様との打合せ等でその時の感触等を記載する場合）は、「所感」等別項目にまとめて記載しましょう。 Ｄ．決定事項／保留事項は明確化する。 → 会議とは何かを決める為に行う訳ですから、これが一番重要です。 また、保留事項は、保留となった理由や決定時期／対応等も記載すべきです。 （「議事」とは別に「決定事項」等としてまとめるのが望ましい） Ｅ．重要な内容については、誰の発言かも記載する。 → 特にお客様との打合せの場合、後で「言った」「言わない」ともめる事を防ぐ為には有効でしょう。 ただ、あまり頻繁に記載すると、その人からすると不愉快に感じるかも知れませんので気を付けましょう。 とこんな感じでしょうか？ 後は、議事録のフォーマットを決めてしまい。 毎回、ころころと変わらないように気を付けましょう。 では、頑張ってください。
その他の回答 (5)
- nakamun0
- ベストアンサー率0% (0/3)
書式については回答し尽くされている感なので，違った観点で一言。 仕事の内容によっても違いますが，議事録を会議出席者以外に配布する事も まま，有るのではないかと存じます。関連部署への連絡・周知化を兼ねて， 上司への報告を兼ねて，など・・・。 そこで，配布先を意識した（配布先で理解してもらえる）内容を心がけることも 大事と考えます。（ごく身内の方言・専門用語などなるべく控える等） あと，決定事項に関しては，担当と期日を記入するのも大事です。 議事録の上達は，議事進行の上達にもなります。経験上断言します。
お礼
回答ありがとうございます。 上司には、第三者が見ても内容を理解できるようにと言われています。 だからといって専門用語を使わずに書くって言うのも難しいし・・・ まあ、その辺はこれからも議事録を書きながら身に付けて生きたいと 思います。
議事録は以下の要領でまとめて作成すればよいと思います。 たいていの議論は、取り上げたテーマに関して、何らかの結論を得るために実施します。そして、きちんと議論できれば、ある程度の決定事項が生まれます。その内容を会議の最終段階で正式に確認しなければなりません。 会議の結論が自分にとって都合悪いと、まだ正式には決まっていないと勝手に解釈し、後から結論を無効にしようとする人も出ます。このようなトラブルを避ける意味から、きちんとした手順で確認を求めることが大切です。後から文句を言われないためなので、会議の最後に確認します。そのためには、それまで検討した内容を整理し、結論の形で提示しなければなりません。提示された内容を見てから、それを会議の結論と見なしてよいかどうか判断して了解を出します。全員の了承が得られれば、正式な結論となります。結論を得るまでの間に検討した内容も、要点だけを抜き出して明示します。前述のように、これを確認に入れることで、議論をぶり返す行為を防止できます。 議論の最終結果といえる結論には、方法やルールだけでなく、もっと細かな内容があるはずです。誰が何をいつまでにやるのか、つまり、担当する部署や人、実施日や期日も含めます。外部に協力を求めるなら、協力してもらう組織や人も入れます。費用や人数などの制限があるなら、それも一緒に含めなければなりません。結論の部分は、できるだけ細かい内容を明らかにして確認する必要があります。 いつでも理想的な結果が得られるとは限りません。未解決の事項や今後の課題なども、確認すべき項目となります。また、反対意見が最後まで消えないときは、意見の内容を要約して入れるとともに、その意見を出した人も明示します。意見が２つに分かれたときも、両方の意見を併記して、それぞれの賛成者を明らかにします。 以上の内容を整理すると、最後に確認すべき項目は以下のようになります。 議論の最後に結論として確認すべき内容 1. 結論を導いた前提条件 2. 結論を得るまでに検討した過程の要点 3. 最終的な結論となる方法やルール （担当部署や担当者、実施日や期日、協力相手、費用などの制限） 4. 未解決の事項、今後の課題など 5. 反対意見の内容と発言者 これらすべてが一括してOKなら、それで確認作業は終わります。もしダメなら、１項目ずつ確認して、OKの出ない部分を修正し、全員のOKが得られるまで繰り返します。意見がまとまらない部分があっても、２つの意見を併記する方法があるので、OKは何とか出るはずです。
お礼
回答ありがとうございます。 今まで議事録を書く意味がわかりませんでしたが、 議事録の大切さを知ることができました。
- MARS
- ベストアンサー率25% (3/12)
特にどういう箇所に指摘を受けておられるのかよくわからないので、 基本的に気をつけるところのみ書きます。 ただ、各企業において議事録のフォーマットはあると思うので それに沿いながら書かれた方が、読む方も読みやすいと思います。 一応、参考のURLを書いておきますが、あまりこのように経過を時系列的に うだうだ書くことは（私は）あまりないです。 ・会議の目的を最初に明記 ・次に会議での決定事項を明記（実施担当者、期日など5W1Hに留意し具体的に） ・様々な話合中の紆余曲折はキーのみ討議事項として記入 ・私見はここまでの過程には入れない ・最後に個人的意見をまとめることも有り 結局、（良くある意見ですが）明瞭・簡潔がこつじゃないでしょうか。 議事録を書くのに時間を掛けるのも無意味ですし。
お礼
ありがとうございました。 基本的なことのみを書いていただいたようですが、 大変参考になりました。 確かに議事録に時間をかけるのはなんだかばかばかしいですね。 （私は上司にOKをもらうまで何時間もかかってしまうのですが・・・）
まず必要な項目ですが、 会議のタイトル（○○会議議事録等）、日時、会場、出席者、作成者、作成日時は必要です。 内容については 議題を先にあげ、それに対する回答や意見を箇条書きにしていくのが一般的課と思います。議題に対する発表者氏名もつけます。 要はいつ、どこで、どんな会議があって、概要として誰が何を言ったかに対し、誰が何を言ったか、結論はどうなったか（○○が担当、いつまでに推進など）を書けばいいのではないかと思います。 そして書き方を簡潔にし、語句を統一すること。 （である調ならである調に統一。文書として簡潔な書き方とは例えば「○○支店は頑張ったが目標達成しなかった」では格好悪いので、「○○支店は健闘したが未達」等言葉をそれらしく置き換えるのです。 あとは段落をつけたり線をひくなど文書としてのみやすさを考慮します。 私が知っているのはこんなところです。 特に雛型のＵＲＬではないのですが、文例として参考になりそうだったのでご紹介しておきます。
お礼
回答ありがとうございます。 教えていただいたURLの文例はとても参考になりました。 簡潔に書くためにも、単語をたくさん勉強したいと思います。
- kazu-kun
- ベストアンサー率31% (72/232)
上司の方にはどんな点を注意されているのでしょうか？ それによって対処法は変わってくるのではないですか？
補足
上司には「文が長くて読みにくい」と言われます。 簡潔に書くと「短すぎる」といわれます。 適度な長さで簡潔に書くにはどうしたらよいでしょうか？
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