二次会の飲食代

質問

友人の二次会の幹事を頼まれやることになりました。
会場や料理・飲み物と会費は新郎新婦があらかじめ決めてある状態で
話がきました。
ひとりあたり料理が4500円、飲み物代が1500円で、合計6000円です。
会費は7000円で、50名ぐらいの参加予定です。
式から参加でスタッフとして動いてくれる人にも、-1000円ぐらいは、と
考えているのですが、景品代やカットケーキ代などを考えると、結構予算的に厳しくなってきます。
そこで、飲食代を値引きして単価をどうにかおさえられないかと考えているのですが、
1）新郎新婦があらかじめ段取りしていたのに手を加えてもいいのか。
2）そもそも決まっている飲食代を値引きしてもらうことはできるのか。
　お店の人にどういう言い方をすればうまく交渉できるか、コツや体験談があれば教えてください。
3）またその報告は新郎新婦に報告は必要か。

ちなみに、飲みもの代が、ビール・ワイン（赤・白）・オレンジジュース・ウーロン茶（飲み放題）で1500円です。

回答No.5

noname#70673 · ベストアンサー

＃４です。
ドタキャンの費用は普通は幹事が負担するのですが、これは予算管理をすべて幹事がやっている場合ですね。今回の場合は新郎新婦が予算を決めてますから、要相談です。

いずれにしてもドタキャンは見込んでおく必要はあります。２～３人くらいはドタキャンの可能性もあります。
過去にやった例で、ドタキャン対策と併せて会場費を削減する方法で、参加人数－２～３人くらいでレストランに確定人数を告げ（通常２～３日前で大丈夫のはずです）、当日もしドタキャンがなかったら追加人数分の飲み物代だけ追加でレストランに支払えば、その人数分の料理代は浮かせることが出来ます。立食なので多少量が少なくても大丈夫です。当日追加分の料理代は普通取らないでしょう。材料を仕込んでいないはずなので。

ある程度予算は余るくらい（２～３人キャンセルがあっても収支がプラス）にしておいて、余った分をスタッフで分配するくらいの気持ちで良いかと思います。もし余らなかったらその時はしょうがないですね。

記念品の予算については影響が大きいので、新郎新婦に、予算内でやるのか、自分達で用意するのか事前に聞いておきましょう。

お礼

ありがとうございました。
ドタキャン対策は大変参考になりました☆
ぜひやりたいと思います。
いずれにしても、予算的なところで新郎新婦に相談する必要があるようですね・・・
ありがとうございました。

回答No.4

noname#70673

もう何年も前になりますが二次会幹事はそれなりに経験しました。
すでに予算（会場、会費）が決められているというのはやり難いですね。本来ならその辺まで含めて任される方がやりやすいです。

１）スタッフの分減額
気持ちだけでもいいので、これはあった方がいいでしょう。その分いっぱい助けて貰いましょう。
２）会場との交渉
＃１さんの案が最もいいでしょう。立食スタイルにすればかなり浮きます。どうせそんなに食べません。飲み放題1500円は妥当でしょうね。ちょっと種類が少ない感じもしますが。
３）演出（景品など）
ここが肝かと思います。
スタッフと新郎新婦、知恵を出し合っていい演出を考えましょう。（その分スタッフの労を労って減額するのが良いです。）
景品などはみんなから使っていない様なものを持ち合ってもいいですし、一点だけ高価な賞品を入れてあとは100円ショップのアイテムでもいいかも知れません。家に余っているUFOキャッチャーで取った賞品を使ったこともありました。
ビンゴなどの道具などは誰かから借りて来ましょう。
後は、入場・退場や乾杯の挨拶、親友からの祝辞、手紙、などなどお金をかけない演出もたくさんあります。
BGMなども自分たちで用意してパーティのそれぞれの場面で雰囲気を盛り上げましょう。
ゲームも、１００円じゃんけんなどを入れると準備なし、費用なしでその場で盛り上げることも出来ますよ。
ねるとん（古い…）なんかも費用なしで盛り上げられます。（めでたくカップルになった方に記念品というのは必要かも知れませんが）
記念品も用意するといいのですが、お金をかけずに新郎新婦の新居の住所と写真か似顔絵を入れたカードなど自作で作って帰りに来場者に手渡ししてあげれば喜ばれます。あと、雑貨屋さんもしくは１００円ショップなどで、１００～２００円くらいでも写真立てとかちょっとしたお洒落なものがあったりします。早めに当たりをつけてお店に５０個頼んでおきましょう。包装なんかはキッチンの三角コーナー用の網（可愛い色の）なんかを使ったこともあります。工夫次第でいくらでも出来ますよｗ

花束は結婚式場できっとたくさん貰うはずです。これを二次会場に持ち込んで、新郎新婦席に散りばめましょう。

以上、過去にやった費用削減アイディアの一部です。

ざっと費用の上限が５０，０００円。料理の減額が出来れば更に増えます。これくらいあれば、手作りの楽しい二次会が出来ますよ。そういう意味で新郎新婦と一緒に作っていくと二人にも良い思い出になります。

頑張ってください。

お礼

ご丁寧な回答ありがとうございます。
披露宴での花を二次会場に持ち込むという案、いいですね☆
ぜひやりたいと思います。
手紙もやる予定です☆
料理は立食だとのことです。全8種類、うちデザートが2種です。
この場合、減額交渉するにはどう言えば効果的でしょうか？7種にしても
いいので・・・とかでしょうか？？？
＞ざっと費用の上限が５０，０００円。
ひとつ聞きたかったのですが、
万が一ドタキャンが入った場合などで、予算越えしてしまったときの差額は幹事側がもつものなのでしょうか？
＞記念品も用意するといいのですが
記念品については、新郎新婦が用意したいと言っていました。
この場合、記念品代は費用の中に予算としてくみこんでおくものでしょうか？
わからないことばかりですみません。
もしよろしければ回答おねがいいたします。

回答No.3

yamato1957

＞新郎新婦にということでしょうか？参加者にということでしょうか？
新郎新婦にですね。まぁ相談次第ですが。
＞次会のスタッフとして動いてくれる人」のことです。
割り引く必要は無いと思いますよ。
一番良いのは後日、新郎新婦からお礼の手紙を出すとか
自宅へ晩御飯でもと招待するのがベストかなぁと思いますが。

お礼

ありがとうございます。
＞割り引く必要は無いと思いますよ。
そうなのですね。
＞新郎新婦にですね。まぁ相談次第ですが。
できる限り、二次会は新郎新婦の負担はないように
幹事としてはやりたいところですが・・・
まずは飲食代のほうをお店の人と交渉したいのです・・。
もし会場を決める前ならまだ交渉しやすいと思うのですが、
料理も会費も決まっていて、新郎新婦のほうで案内状も制作済み
状態だったため、会費をあげるというのも50枚の案内状がやり直しになり、その上式まであと三週間ちょっと・・・。
料理が下げれなければ景品代をおさえるしかないかな・・・
ほんとに助けていただいてありがとうございました。

回答No.2

yamato1957

>1）新郎新婦があらかじめ段取りしていたのに手を加えてもいいのか。
景品やカットケーキがどうしても必要なら相談すべきです。相談して
ＯＫなら別会計で出してもらいましょう。
＞お店の人にどういう言い方をすればうまく交渉できるか
２次会でしょう・・そんなに重たい料理は必要ないと
思いますので交渉して1000円程度は値引きできると思いますよ。
＞スタッフとして動いてくれる人にも、-1000円ぐらいは
これは不用でしょう。

お礼

ありがとうございます。
＞景品やカットケーキがどうしても必要なら相談すべきです。相談して
ＯＫなら別会計で出してもらいましょう。
いろんなケースがあると思うのですが、別会計で出してもらうというのは、
新郎新婦にということでしょうか？参加者にということでしょうか？
＞スタッフとして動いてくれる人にも、-1000円ぐらいは
これは不用でしょう。
　すみません、言葉が足りなかったみたいです。「式から披露宴、二次会まで参加する人で、さらに二次会のスタッフとして動いてくれる人」のことです。やはり必要ないですかね？？どうでしょう。

回答No.1

sachi218

幹事役、お疲れ様です。

幹事ですから、予算的に厳しければ変更も
構わないと思います。
新郎新婦への報告は必要だと思います。
普通はビュッフェ形式で、５０人ならば、
３０人くらいのお料理を用意して、その差額を
景品などにまわすというのが通常だと思うので
その辺の相談から始めてみてはいかがでしょうか。

お礼

早速の回答ありがとうございます。

補足

個人的には、上記した飲み物代の1500円が高い気がしているのですが、
このくらいが普通なのでしょうか？