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会社で紙のFAXをPDFにして配布したい

2008/06/12 22:04

会社で使っているFAXのことでご相談です。私の勤めている会社はFAX（欧米アジアの海外から毎日３０～５０枚程度来る）を受信すると窓口担当が紙でコピーして各部署に配布しているのですが、これを何とか電子化できないか検討しています。（相談したいこと）やりたいのはFAXをスキャナー付コピー機でPDFファイルにして、それを社内ネットワークに載せて各部署に配信したいのです。問題は当日来たFAXを仕分けして、必要な部署に必要なFAXだけ送りたいのですがどうやればそれが出来るか分かりません。（今はFAXに部署名が書いてあるハンコを押し、担当者がチェックを入れ、それに従って紙のコピーを必要枚数とって配布しています） PDFファイルの作り方も今ひとつ分かりません。現在、私の部署で使っているスキャナ付コピー機はスキャナモードにすると選択で連続かバラバラのPDFが出来ますが、いちいち書類をそろえるのが面倒です。（電子化するとかえって手間がかかる）たくさん有るFAXを仕分けしてしかるべきところだけに配信するソフトか何か無いものでしょうか？うちの会社は世間より１０年は遅れているので最新の情報を誰か教えて下さい。

mucho
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その他(ソフトウェア)
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noname#210617

2008/06/13 11:21 回答No.6

受信したＦＡＸを、紙ではなく、ＰＤＦにしてEechangeサーバの共有(メール)フォルダに送信して公開する、ということをやったことがあります。Canonの複合機が、FAX受信→PDF化→メールに転送をしてくれます。一部の人には大好評（リモートからFAXの送受信ができるし保存が楽）でしたが、大多数の人には不評でした。結局、FAXは紙で読むものという固定概念を打ち壊せませんでした。自分でサーバを見に行く(Pull)ことがなく、アシスタントの女の子が分類、選択して持ってきてくれる(Push)ことに慣れてしまっているのです。おかげでFAXの横には、迷惑な広告FAXの紙の山が…。 FAXの仕分けは自動で行うことができません。人の判断に頼ることになります。

noname#113190

2008/06/13 08:23 回答No.5

問題はPDF化ではなく、情報の共有と思います。つまり、受信したFAXをPDF化して、社内に配信するためのルール作りですから、例えば私が一時導入を考えていたのが「DocuWorks」 http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0706/01/news002.html PDF自体は社内のファイルサーバーに入れてしまって、各人にそれを開くように社内メールを送って開いて貰う、部署ごとにアクセス制限を掛けることで、自分が必要とするファイルを見つけ安くできると思います。会社の規模ですから、ある程度の会社ならサーバーシステムを組んだ方がよいと思います。