書類の承認システムを作るとしたら．．．．．

質問

お世話になります。

下記のプロセスをコンピューターシステムで実現する場合、どの様な方法が有るでしょうか？

・会議の議事録が MS Word で作成される。
・承認者が議事録の内容を確認後、承認する。（承認印が押される）
・関係者に回覧される。

現在「電子承認」とか「デジタル承認」などをキーワードに調査中ですが、なにぶん情報量が多くて混乱してしまっています。

過去に類似した案件を経験された方等いらっしゃいましたら、アドバイスを頂けないでしょうか？

★予算の都合上市販されているパッケージなどを購入する事は困難な為、ASP等で自作する必要が有ります。

よろしくお願い致します。

回答No.1

g_dori · ベストアンサー

直接私が作成したわけではありませんが、お付き合いのある会社のシステムのお話です。

文章作成自体はＷｏｒｄで行って、それを専用のソフトを使用して、ＰＤＦと似たようなフォーマットに変更します。
承認は同様のソフトで各社員に振られたＩＤでログオン、電子承認を行います。（返却する場合は、そこからＷｏｒｄファイルに戻して修正するらしい）
結果、承認印が押されたファイルが出来上がると。

配布はＥメールの方が都合が良いので（ＴＯ、ＣＣがあり、配布先に専用のソフトをインストールする必要が無いので）、普通にメーラーを起動して、ファイルを添付します。

で、私はコレを受け取ったのですが、自動展開形式でなかった為、困りました（笑）
拡張子辞典にも載っていませんでしたから。。。
自動展開形式でも保存できるようですが、拡張子がｅｘｅになってしまわざるを得ない為、何れにしてもクレームが来ていましたね。

正確には富士ＸｅｒｏｘさんのDocuWorksというソフトです。
ってこんな感じの回答でＯＫでしょうか・・？

お礼

回答有り難うございました。

>正確には富士ＸｅｒｏｘさんのDocuWorksというソフトです。
実は現在このソフトを採用したシステムが稼動中なんですが、運用管理上問題が有る為、再度システムを構築する事に成った次第です。
また、予算の面より市販システム導入が難しい状況に有ります。

また何か有りましたらよろしくお願い致します。

回答No.3

kee

本気でやるのでしたら、
まずは、管理システムとし、詳細な要件を洗い出します。
そして、ＤＢ設計をします。今はやりのXML対応がよろしいかと思います。
そして、ワークの手順を考慮して、ＤＢの内容がどのように推移するのか設計してください。
認証に関しては、統合認証か、ＢＡＳＩＣ認証で認証し、認証マークをつけるフィールドを積載した画面を表示させるか、させないかという方法が良いでしょう。
回覧は、普通にＤＢを表示して、添付資料としてＵＲＬがわかれば良いでしょう。
メイルで通知する仕組みも必要ですね。
参考までに。では、がんばってください。

お礼

回答有り難うございました。

とりあえず本気でやってます。（お仕事なんで）

ただ、今回の件はプロセス自体が単純なので、DBの設計はそれほど重視していません。

今回の肝は「承認処理」です。
簡単な方法としては、承認者のユーザーアカウントを登録し、そのアカウントでログインしてもらって承認してもらえは゛良いんですよね。

ただ、今後の展開も考えてもう一歩踏み込んで「認証」と言う問題に取り組もうと考えた次第です。

教えて頂いた 「統合認証」「ＢＡＳＩＣ認証」をキーワードにして調査してみます。

又何か有りましたらよろしくお願い致します。

回答No.2

K-1

具体的にどう実現するかはおいとくとして、考え付く方法といえば・・・
１）Ｗｏｒｄファイルを添付でメール配信。　読んだらそのメールを返信。
　　返信メールで承認を管理する。
２）専用のビューアで見るようにし、見たらボタンを押す。
　　ボタンを押すとログインＩＤと文書番号がサーバに通知され、承認マークが付けられる。
３）文書は共有サーバに入れておき、その場所とかをメールなどで配信。
　　同じところに承認システムのアプリを入れておき、実行するとＩＤとかがサーバに送られて
　　承認マークが付けられる。

簡単に実現できそうなのだと・・・このくらいでしょうか。
すいません、たいしたことなくて。

お礼

回答有り難うございました。

今回のシステムは大体K-1さんがおっしゃられた様な内容です。

そこで、承認者が承認する際のプロセスをどのように実現するかを調査している次第です。（セキュリティ関連の問題など）

また何かあましたらよろしくお願い致します。