accessとexcel

質問

メーカーに勤務する者です。設備管理業務を行っています。設備は定期的にメンテナンスする必要があるため現在はAccessで設備の管理登録(管理番号の登録)を行い、Excelにデータを入力して管理部署と次回メンテナンス月を閲覧できるようにしています。
ただ、この方法だとAccessとExcelに同様のデータを2回入力しなければならず非常に効率が悪いです。
そのため各データ(設備名,管理部署, メンテナンス日)などを入力できるブランクのフォームを用意して、そこに入力することにより管理番号を自動的に発番して、部署ごと次回メンテナンス月ごとにExcelのファイルに振り分けるようにしたいです。
まず、ブランクのフォームを用意して管理番号を自動発番できる所まで教えて頂けないでしょうか?
以上、よろしくお願いします。

回答No.3

fumufumu_2006

>そのため各データ(設備名,管理部署, メンテナンス日)などを入力できるブランクのフォームを用意して、そこに入力することにより管理番号を自動的に発番して、部署ごと次回メンテナンス月ごとにExcelのファイルに振り分けるようにしたいです。
>まず、ブランクのフォームを用意して管理番号を自動発番できる所まで教えて頂けないでしょうか?

管理機器マスタのテーブルとしては、一応
管理番号,設備名,管理部署,メンテナンス日,メンテナンス開始日,メンテナンス終了日
の項目になると思います。

管理番号の書式に制限がなければ、オートナンバー型にすれば、連番を自動的に発行してくれます。
管理部署は、別テーブルで管理部署マスタを用意して、管理部署IDとかで記録するのが普通だと思います。
メンテナンス日は、どういう風にメンテナンスするのかわかりませんが、何日ごととか、何か月に1度とか、でしょうか？
メンテナンス開始日は1回目のメンテナンス日、メンテナンス終了日は以降作表しないために必要です。
（マスタ自体から削除するとその後の集計で困る場合があるので、廃止フラグなどでもいいので、データは残しておいた方がいいと思います）

とりあえず、メンテナンス日と言う項目の仕様がわからないのですが、予定ならこれで出ると思います。
後はクエリで作表した物を、ANo.1さんが言っているように「AccessのデータをExcelにエクスポートする」でいいと思います。
と言うか、閲覧できるようにするなら、レポートで部署ごとにメンテナンス予定表を作ればいいかと思います。

それよりも・・・
>メーカーに勤務する者です。設備管理業務を行っています。
と言う事から、自社製品を販売（リース）した、客先の設備メンテナンスの管理とも思えます。
その場合設備名は、普通は場所や相手先（相手先なら客先マスタで管理）と、機器名（これも機器マスタを用意）と、機器のシリアル番号（製造番号）などで管理するものだと思います。

後は点検実行結果の入力テーブルで、
管理番号,点検予定日,点検実行日
などを入力します。
必要なら、点検結果とか、担当者とかも入力しておけば、後のチェックに有効だと思います。

次回点検日を計算する方法も、前回予定日から出すのか、最終点検日から出すのか、と言うのもありますが・・・