wordエクセルで入校 困っています

質問

今、市で発行する本の編集をお手伝いしているのですが、
現職ではイラレやクオーク、フォトショップなど
制作物はグラフィックソフトでの入校しか経験が無いため
オフィス系ソフトでの入校で困っています。

１，ワードにてA5で天地左右余白を10mm設定にしたら
　「印刷可能なページ範囲の外」というエラーメッセージが出てしまい
　　pdf化すると下部の一部が切れてしまいます。
　　印刷会社に出すのですがどのような体裁で渡すのが良いでしょうか。
２，ワード、エクセル共にマシンやバージョンが変わると
　　テキストボックスから大きくはみ出たりするなど
　　レイアウトが大きく変わってしまいます。
　　グラフィックソフトでは見たまま出力されるのが当たり前だったので
　　【エクセルはズレるもの】と言われてしまい困惑しています。
　　オフィス系ソフトで制作者の意図通りに印刷してもらうのは
　　難しいのでしょうか。
　　例えばワード2004／OSXで作成したものを
　　ワード2000／OS9で見るだけでもレイアウトが崩れます。
　　勿論市役所にデータを渡したら
　　崩れたレイアウトで出力されてしまっていました。

すみませんが、おわかりになる方がいましたら
教えてくださいませ。

回答No.2

Hoyat · ベストアンサー

そもそもがWord、Exselで印刷回すのが無理な話なのですけど
まぁそれは（相手方の問題なので）さておきで

1.に関しては設定がページと印刷とでかみ合っていないからではないでしょうか？
　印刷時にどの様な設定をされているか不明なので・・・
　印刷所に渡す際にはPDF化した方が確実ですけどね。
　（印刷所がPDF入稿を受け付けてくれていると仮定してですが）

2.市役所の方はそもそもMacですか？
　恐らくWinだと思うんですけど、如何です？
　最初の回答以前の前提で何故「印刷回すのが無理な話」と
　申し上げたかと言うとWord、Exselはバージョンが変われば
　レイアウトがおかしくなるソフトです。
　（レイアウトソフトじゃないからそれ自体責めるべき事ではないですけどね）
　ましてやMac>>Winではレイアウト崩れて当たり前なんです。
　で当のWin版でもバージョンが違えばレイアウトは崩れます。
　フォントは勝手に置き換わりますし
　同じ環境で作業しないと崩れない方が奇跡です。

と言うわけで市役所のPC環境を確認された上で
同じ環境を揃える事をお奨めします。
印刷所も恐らくそれに合わせている筈なので
違う環境では泣くだけですから。

レイアウトやるのに
>【エクセルはズレるもの】
ってないですよね^^;

大変でしょうけどがんばってください。

お礼

１，に関してこのようなエラーメッセージが出るのは、自分が使用しているプリンター設定もあるかと思われます（CC-600PX）。ただ印刷会社内で書類を開けば何とかなるのでしょうか？お恥ずかしながらそこら辺の知識が乏しくて（汗
原稿を依頼されている課の担当者からPDF化して入校するとだけ伺っていたのでPDF変換の作業をしてみたのですが、生データで渡した方が良いのでしょうか、本当にオフィス系ソフトもwinも分からないので謎だらけです。

２，はやはりそういう物なのですね、ガッカリします（笑　変に凝った訳ではないのですが、制作物が思うように出力されないと困る箇所が多くて…。初めからそのような概念だと分かっていたらもっとシンプルに作っていたのにと少し後悔しています（TT）勿論市役所はwinです。それもPCが全く分からない方なのでいつも説明に困ります。とほほ。。

回答No.9

akamanbo

補足がしつこくて済みません。

>A5原稿をA4に変更しPDF化後、アクロバットで切り抜いてA5に戻すことで対応、仕上がり見本を添付し作業環境が分かるシートと一緒に入稿しようと思っています。

↑そもそもの余白設定について、
「10mmだとエラーになるので○mmにしていただけませんか。」
と言えば、それだけで解決する可能性がけっこうあります。
役所は紙を節約したいので余白ギリギリまで使ってプリントアウトしたがりますが、今回の余白指定もなんとなくその流れでなされているのかもしれません。
そういうとこが、こちらから提案すべき部分であろうと思います。

お礼

再び有難う御座います。
10mmは自分で設定いたしました。
というのは余白設定など決まり事はないので各班で調整してくださいとの
お話だったので、その時点で確認しなかった自分に責任があります。
１０mm設定で内容がカツカツですが、下記通り印刷用と
データ納品用の二種類用意することで対応を考えています。

余談ですが、昨日
「余白を１５mmっていうのを忘れていた」
と言われて苦笑で済まない顔になってしまいました。
最初の会合は５月で１０月には入稿したいと言っていたので
今更な出来事にビックリです（苦笑

補足

この場を借りてご回答いただいた皆様へお礼申し上げます。
ポイントを付けられなかった方にも感謝いたしております。
この度はややこしい質問におつきあいしていただき
本当に有難う御座いました。

回答No.8

akamanbo

思ったよりややこしい事情で、災難でしたね。

私もNo.7さんの回答同様、印刷に間に合うようにとりあえずPDFで固めたデータを作って納品し、その後で来年用のWinデータを作る、というふうに持ちかけるのがいいのではないかと思います。納期的に厳しいのであれば。
時間と環境さえあれば、OSが違ったって同じOfficeですから、さほど難しくもなくできると思います。体裁修正だけでしょうし。

おそらく役所は「とりあえず印刷が間に合えばいいや」的スタンスだと思いますし、通常の業務委託よりも縛りが緩そうな事情に思えるので、そんな感じでいけるんじゃないかと思いました。

お礼

再び有難う御座います。
お二人がおっしゃる通り印刷には出せる形式で納品し、
今後使用するデータ用に別で調整したものを付ける事が
いまのところ最善策ですね！
自分の手間はしょうがないので取りあえず少しずつ始めています。
確かに役所側は良く分からないけど出来るならそれで…と
既に言われていますので、お言葉に甘えてそうさせて貰うことにしました。

回答No.7

Hoyat

#2です。
前回と逆の感じのアドバイスになってしまいますが

>今年度からはデータ管理は役所が行い
>今後その元データを使用し次回の改訂作業を楽にしよう

この様な提案をしていると言う事は
コンサルティング的な提案をしてしまっている訳ですから
「Winに詳しくないから」はこの場合には言い訳には出来ません。

また方法論としては
1.PC環境の根本からの改変をする
2.PC環境を今まで通りそっくり維持するか
の２つしかないです。

まず、役所でデータ管理が出来るデータを提供しなければなりません。
その場合のデータ管理には修正改変が可能なことも含まれなければなりません。
aki_sukeさんとしてやりやすい方は1になると思いますが
役所の予算などの関係から考えると恐らく2で行かざるを得ません。

ですが今回は多分どちらも間に合わないと思います。
他のアプリで今回に限りPDFで入稿するしかないでしょう。
（それを実績にしてしまうと言う手もありではありますけどね）
問題はその後です。どうしてもフォローが必要になるはずです。
市役所がデータ管理できる体制を作っておかないと
aki_sukeさんの信用にかかわる問題になりかねません。
Winに詳しい方が事情で手伝えなくなったと言う事ですが
再度その方に協力を仰ぐことは出来ないのでしょうか？
出来ないなら
aki_sukeさん自身がWinとofficeを良く調べてフォローするか
しっかり説得して市役所の体制を整えてもらう必要があると思います。

でも役人は役割で決められた以上の仕事はしてくれません
「したがりません」とも言うけど。

お礼

＞PC環境を今まで通りそっくり維持するか
担当者にこちらが知りたい環境を書面にして渡すことを考えています。
これなら担当者が分からなくてもその書類を理解出来る方から
回答を得られると思いました。（期待しすぎかも知れませんが・・）
あと今後どのようにデータを扱っていけばよいのか等が理解出来る
ガイドブックを作成しようと思っています。
説明するより百聞は一見にしかずといいますか、誰にでも分かりやすく
今後扱いやすく少しでもホローになればと思いました。

＞Winに詳しい方が事情で手伝えなくなったと言う事ですが
この方は過去一通り手掛けてきた編集員で編集はこの方がやり
私は他の事で手伝う予定だったのですが
２人子どもがいて更に妊婦さんだったため本人が考えていたよりも
思うようにデータに落とす作業が進まず
取材したノートのみ自分の手元に来ました。
現在実家に帰られていますのでPC環境は無いとのこと。
ソフトの不明な点など電話で聞くことは出来ますので
道具の使い方が分かれば応用できたのですが
制作段階での自分のツメが甘かったツケが来たのでしょう、
反省しています。
このまま余白出力の件で上手く環境を合わせられなかったら
手直しする予定でいます。
役所の方で入札方式の印刷会社決定後の猶予を考慮し今から
少しずつ別で調整を進めています。

別件ですが依頼していた重要原稿をすっかり忘れられていて
やはりこちらからせっせとコンタクトとらなければならないと
実感いたしました。
色々な意味で勉強になっています。。。

回答No.6

bibichan7

単純に考えて印刷屋さんにイラストレーターかクオークのデータを渡したらいかがでしょう？　単に役所の方の知識が不足しているだけだと思うのですが・・・？

お礼

単発物で私個人だけが扱うデータなら迷わずそうするのですが、
下記お礼に記した通り一般の方が後々使う事を設定しているので
そうもいかないのです（汗
役所の方が専門知識が無いのはしょうがないにしても
担当者がPC苦手らしいので先手を打たなければ
仮の納期(この仮も問題なのですが)に間に合わない勢いです（＾＾；）

回答No.5

akamanbo

>原稿を依頼されている課の担当者からPDF化して入校するとだけ伺っていたのでPDF変換の作業をしてみたのですが、生データで渡した方が良いのでしょうか、本当にオフィス系ソフトもwinも分からないので謎だらけです。

とりあえず今出せる分だけ出して、エラーにならないか確認してもらってはどうですか。
我々であれば、間違いなくそうします。
トラブルの可能性がわかっているのに放置しては、後で怠慢の誹りを免れません。
相手にこだわりがなければ、変更してもOKになったりします。

>勿論市役所はwinです。それもPCが全く分からない方なのでいつも説明に困ります。

引き受けておいてそれは無いと思いますよ。
それを言うなら、なぜマカーの絵描きは事実上の標準OSや標準オフィスソフトの知識がないのに仕事を引き受けておいて、後から「できない。」と言い出すのか、という話にもなります。（ま、これは私の経験が含まれてますが。）
信頼されて仕事を請ける以上は、できることとできないこと、その条件を把握して提示すべきものと思います。

お礼

自分としてもエラーが分かっているのにそのまま渡す事は出来ないので、A5原稿をA4に変更しPDF化後、アクロバットで切り抜いてA5に戻すことで対応、仕上がり見本を添付し作業環境が分かるシートと一緒に入稿しようと思っています。
先方（役所）に説明して了承を得ることが出来たら
なるべく最善策で対応したと考えています。

当初役所の担当者は３人いて、詳しい方もいたのですが
移動など役所内の都合で分からない方１人になってしまいました。
また冊子は私一人で作る訳ではなく毎年ボランティアを募り
分業しています。
今年初めて参加し、winに詳しい方と作業することになったのですが
その方が事情で手伝えなくなり、結果このような状況です…

引き受けたからには勿論受け手が見やすく分かりやすい扱いやすい
良いモノにしたいと思いますので
手探りでなんとか人に見せられるところまで作ることが出来ました。
他の部分でも協力出来るところは全てお手伝いしてきたのですが
最後の段階になって躓いてしまいました。
もう一息ですので頑張りたいと思っています。

回答No.4

bibichan7

入校でなくて入稿ですよ！

お礼

ホントですね（笑
慌てて打っていたので間違いました。
お恥ずかしい。。有難う御座います。

回答No.3

Hoyat

#2です。

次善の策というか窮余の策というか
イラレかクォークで作っちゃって
それからPDF化してそれを画像としてWordに貼り込む・・・

正直効率は猛烈悪いけど印刷に関してはトラブルがないです。

>課の担当者からPDF化して入校するとだけ

はい、残念ですがOUTです。
知らないと言うか、知ろうとしないというか
彼らは「自分の環境で出来る」事は「全てスタンダード」と言う認識です。

役所の人間はこちらが言っていることなんて「馬耳東風」です。
自分の仕事が増える事は意識的にも無意識的にも忌避しますから。
話しても「聞いてない」だし、書類で出しても「読まない」人たちですから。
「御用」印刷所もあてにはなりませんので
次善の策でせめるのが無難と言えば無難です。
今回は間に合わないかもしれませんが^^;

ただ、役所はプライドだけは高いので
「○○さんはご存知だと思うのですが」とか持ち上げつつ
こちらのやり方を提案していくと良いと思われます。

係わりたくないけど係わった役所との取引での経験上のアドバイスです^^;

お礼

毎度済みません。

今までが印刷会社に丸投げだったので
２，３年に１度改訂される書物ということもあり
今年度からはデータ管理は役所が行い
今後その元データを使用し次回の改訂作業を楽にしよう、と
提案いたしました。なものですから、
自分しか使えないイラレなどを使う事が出来ないのです（汗
全ては私のwinやオフィス系ソフトに対しての知識不足が
悪いのでしょうがないですよね。

>「御用」印刷所もあてにはなりませんので
>ただ、役所はプライドだけは高いので
そうなのですか…。
入稿指示書も嫌がられますかね（苦笑
プライドに関しては何となく察したので下手下手に聞いています。
そのくせ自分は何もしないのでイラッとしますよ。。。

回答者様はご経験があるのですね、とても参考になりました！

回答No.1

akamanbo

１．は分かりません。PDF化するソフトによって多少結果は異なってくるようですが・・・
２．は、Word等はバージョンによって体裁がかなり変わることがあるため、基本的に納品先と同じ環境を作って検証してます。
特に新→旧は苦しいのでは。ましてMacとなると・・・
通常、納品データのOS・バージョン指定があるものと思うのですが。
なければこちらからもちかけて指定してもらわないと、仕事が終わりません。

お礼

１，の書類設定をA4に変更しpdf化後、A5に切り抜く事で解決出来そうですが、冊子なので全部をこの作業するのは大変そうです。何か解決作が見つかれば…と思います。

２，の件ですが、印刷会社が入札方式でまだ決まっていないので（といっても年内に納品なので早く決めて欲しいのですが）指定等はありません。こちらから入校指示書を付けてお願いしますと言うしか術は無さそうです（涙