グループウェアの運用

質問

グループウェアが世間で話題になった頃Notes4.6クライアントを導入し、現在はWeb Notes6.0を利用しています。
社内ではメールから始まり掲示板、報告書のワークフローなどに利用されています。
しかしいまいち社内的な評判が良くありません。
理由の一つに前回バージョンアップ時カスタマイズして利用していたVer.4.6の資源の移行に多くのお金と時間がかかってしまったため、現在新しい利用を申請しても雛形（テンプレート）での運用しか認められていないことがあります。

何のシステムでもそうだと思いますが、利用者サイドで使いやすいようにカスタマイズすると、そのときは詳しい人がいたので良かったけれど、その人の異動によりこの後の管理が出来ないということが発生します。
でも利用者サイドでは使いやすいシステムにしたい、このジレンマを他の方々はどのように克服しているのでしょうか。
大規模な会社であればそのための人員を多く割けるのでしょうが、中途半端な大きさなため、専門の人員をそれぞれに置くこともできず本当に中途半端な状態です。
しまいにはNotesではないグループウェアに変更したほうがよいのではないかという話しまで出ています。

ただの愚痴のようになってしまいましたが、もしこのような問題を克服した事例のお持ちの方いましたら参考にさせてください。
お願いいたします。

回答No.4

Zum10452 · ベストアンサー

最初の話に戻りますが、Dominoのバージョン6.0は既にIBMによるサポートが終了しています。
Lotus Web Supportなどによる技術的なサポートが受けられない状態である以上、Domino側の潜在バグとは付き合う覚悟が必要です。
（あくまでDomino/Notesを使うことを想定してます。）
サポートが終了したバージョンだからといって不具合が改修されないわけではないですが、日々Webなどからそういった情報を仕入れて適宜対応するには、選任のシステム担当なりを置かなければなかなか難しいと思います。
Notesの技術者は他のDBや開発言語に比べて絶対数が少ないです。
需要も少ないですし、私の感覚では経験が大きくものを言うソフトであると思います。
開発だけならVBやそれに類するスクリプト言語経験者でカバーできますが、サーバー運用はそうは行きません。
残念ながら何年かサーバーを運用して初めて体得できる部分が多いんです。

対外にアウトソースするのはそういう懸念を全て外に出してしまう(といっても全部はむりですが)ことが前提だと思うのです。
ここまでは自分たちで考える、ここからはアウトソースする、年間掛けられる金額に応じてでも構いませんし、出来る範囲をまずは考えて見ましょう。

Notesは確かに高いと私も思います。
ただ、Notesを使いたおした会社を私はまだ見たことがありません。
ハードのスペックが貧弱で使い切れなかったり、ハードのスペックは高いのに、メールや掲示板しか使わないでもったいない使い方など何度も見ています。
それは導入を請け負った会社が悪い時もありますし、発注した会社の意識が低いときなど、まちまちなんですが、せっかく大枚をはたいて導入したんですから、使い切りたいじゃないですか。

お使いのVersion6は特に古いと感じません。
6.5が出てしまったために過渡期のイメージが否めませんが、枯れてていいと思います。
まだまだ使えるはずです。
IBMの営業でも構いませんし、もし懇意にされている会社があれば相談しては如何でしょうか。
もちろん他社製品を提案する会社の意見も聞いてみてください。
知らないところが見えて面白いと思いますよ。

私はあくまでNotesを勧めますけどねｗ

お礼

いろいろありがとうございます。

木曜日に会議があるのでいただいた意見皆に投げかけてみたいと思います。

補足

昨日会議がありその中でNotesが次のリリースで終了するらしいという話がありました。
内部統制に適応していないということで違うソフト（名前は忘れました）ができるそうです。

まだ２,３年の猶予はありますが、ＩＢＭのことだから急にサポートを中止する可能性もあるので注意が必要という話になりました。

回答No.3

Zum10452

> 今度、”今後のグループウェアについて”と題して会議があるのですが、
> どんな提案をしたらよいのでしょう。

現在のNotesのシステムをリプレースすることについて以下の切り分けではどうでしょうか？
(1)システムの全面リプレース
(2)メール、掲示板などは別システム。ワークフローなどは既存のNotesを利用
(3)そのままNotesを利用

それぞれのシステム導入を行った場合にかかる費用、運用に掛かる人的コスト。
Notesを利用し続けるのであれば、経験者不足から来るリスクなどを算出し、会社としてどう考えるかを
話し合うべきだと思います。
システムのライフサイクルは永遠ではありません。
数年単位でソフトウェアのバージョンアップ費用など掛かるところはしょうがないと思います。
Notesしか知らない、話し合いのたたき台にもならないということであれば、Notes以外のシステムでお試しができるもを、小さい部署で利用してみるなど手はあると思いますしね。

コンサルとして私いきましょうか？(笑)

補足

いろいろありがとうございます。
朝一でご返答いただいたのにお礼が遅くなってすいません。
本当にコンサルトに来ていただきたいくらいです。
（お願いできる立場にはいないですが・・・。）

聞いてばかりで申し訳ないのですが、経験者不足から来るリスクというのは例えばどんなことが考えられるでしょうか。

回答No.2

Zum10452

私が導入を担当したお客様で言えば２千人規模は大きいですよ。

サイボウズになりますが、確かに検討の余地はあると思います。
（ごめんなさい、私は使ったことがないです・・）
Web環境をお使いとのことですが、メール、スケジュール、掲示板の機能だけ見ればサイボウズや他製品がよいと思います。
Notesは、特にブラウザで使用するメールは致命的にダメだと思っています。
スケジュール管理もイマイチですし。

Notesのポイントは、作り込むワークフローなど自由度が高いことです。
そういう機能を使わない、作らない、メールや掲示板だけの利用であればNotesを使うことは金額的にペイしないシステムだと思います。
ワークフローはNotesを残して。それ以外のメール、掲示板、スケジュール管理は別システムという方法もあります。
管理者は大変ですけどねｗ

補足

やっぱりそうなんですね。
社外からのメールはよく文字化けするし、ローカルには落とせないし、
スケジュールも反応が鈍いし・・・。
やっぱり良くないですよね。

今度、”今後のグループウェアについて”と題して会議があるのですが、
どんな提案をしたらよいのでしょう。
う～ん、悩みます。

回答No.1

Zum10452

Notes/Dominoでの開発・運用に携わっていたものとしては、よくわかる話です。

利用者サイドでカスタマイズすることは、外部へ開発を委託しない分、
お金が掛かっていないように思えますが、当人が辞めてしまう・異動
してしまうというリスクを負います。
どこにでもあることですよ。

> Notesではないグループウェアに変更したほうがよいのではないかという話しまで出ています。

確かに多いです。
Notes/Dominoは自由度が高いので、何でもできてしまうような感覚が
あります。

私が携わっていたときにお客様へ勧めるのは、
１．納品物のカスタマイズをエンドユーザー側でやっても構わないが
資料的なものは残す。
２．年１回システム利用頻度を調べ、運用・追加開発を見直す。
３．信頼の置ける外部委託先とのパイプは切らないようにする。
Notes/Dominoは特に技術者が少ない方だと思うので、ルート
は確保しておく。

Notes/Dominoのシステムをやめることは一つの手法です。
ただこれはどのシステムを導入しても一緒です。
新しいシステムにリプレースする開発費、エンドユーザーへの教育、
諸々を勘案して決めることです。
規模がわかりませんが、まずはコンサルテーションを受けてみても
いいかもしれません。
解決にはなっていないかもしれませんが、アドバイスできることが
あれば聞いてください。
可能な限りお答えします。

私はNotes/Dominoが大好きですが、残念ながら現在は携われない
部署に居ます。
失礼ですが、今回のご質問のようなことで悩まれている境遇が
羨ましいですよ（笑）

補足

ご返答ありがとうございます。
Notes/Dominoが大好きなZum10452さんにお伺いするのも心苦しいですが、
ユーザー数約2000、全国に拠点を20箇所ほど持つという規模であった場合、
世の中Notes以外にどのようなグループウェアのシステムを利用されているので
しょか。
よくサイボウズが話題に上がるのですが、Notesと比較して利点欠点など
わかるようでしたら教えてください。