会社の創立記念祝賀会、手際のよい受付の方法は？

質問

会社の創立記念ということで、都内ホテルで祝賀会を行うことになりました。
その受付方法で悩んでいます。宜しくお願いいたします。

・都内ホテルバンケットルームで円卓着席会食式
・食前酒が出る客用控え室？も使用できる
・出席者は100名ほど
・迎える社員は7名
・お客様の名札はどちらかというと必要ない

社員が少ないため、受付はできるだけスムーズにしたいのですが、

１）名簿を3部ほど作成、名前を確認しチェックしたら
　　卓番カードをお渡しする

２）名前と卓番を印刷したカードを作成し、あらかじめ
　　受付に並べておきお客様に取っていただく

どちらの方法が望ましいでしょうか？
カードや名簿は私が紙を買ってきて作成します。

また、祝賀会全体の段取りで「こうしたほうがいい！」という御意見がありましたらぜひお願いいたします。

回答No.2

tmtsurf

同じような経験があります。

来客者全員に招待状葉書を送付してはどうでしょうか？？

予め、円卓にアルファベルトを振り、
円卓番号を記入した招待状葉書を送付するのはどうでしょうか？？

あくまで、指定するのは円卓のみで、円卓内は自由に着席してもらう。

葉書には『当日はこの葉書をご持参下さいと』
受付でする事は、葉書を受け取り、葉書の左端を切る。
（切る部分にあらかじめ、客様の名前とテーブル番号を記入しておく）
ことによって、後から出席状況がわかります。

葉書を忘れた方は即席で、名簿を見て、紙にテーブル番号を記入してお渡しする。

という方法も一つ何かの参考になれば幸いです。

回答No.1

RosaCanina

勝手にカードを取らせるのではなくて、社員の方が個別に渡す方がベターです。
取らせる方法にすると、必ず、受付無しに持って行く輩が現れますから。

社員の方が少ないのでしょうけれど、受付からの場内誘導と、
例えば、最寄のエレベーターやエスカレーターからの受付までの誘導人を置いた方がベターです。

ホテルなら、他のいろいろな集まりも、そばの会場で行なわれるのが普通でしょう。
招待客には年配の方も多いのでしょうし、会社にとって大事な方々なのでしょうから、
そのあたりからもキッチリ行なった方が印象が良いです。

そして、人員を配置する位置や役割、そして、人手が足りなかった場合には、
ホテル側からのヘルプも貰えるのかどうか、先にホテルの担当の方にいろいろ相談して下さい。

ホテル側は、毎週、そんなことをやっているプロですから、
手際が良い例や悪い例など、常々見てきています。
率直にアドバイスを貰うと良いと思います。