ファイルメーカーで効率よく入力するには

質問

顧客管理のために、ファイルメーカー６を使っています。
入力件数・項目とも多いので、時間がかかるのと入力ミスが多くて
困っています。
そこで、次のようなことができないかと考えています。
(1)都道府県コードを入力すると、隣のフィールドに都道府県名が
自動表示される。
(2)タイプA（5000円）、タイプB（10000円）、タイプC（15000円）とした場合。それぞれにラジオボタンをつけ、選択すると、金額フィールドに該当する金額が自動表示される。
ファイルメーカーを今まで使ったことが無いので、教えていただけると助かります。宜しくお願いします。

回答No.4

syncope · ベストアンサー

初心者とのことですので、なるべく具体的に説明します。

Ｖｅｒ.６でなら
・顧客ファイル（本ファイル）
・都道府県名データファイル
・商品（？）金額ファイル
の３つのファイルに分け、リレーションで継げるやり方もありますが、
【 都道府県コード 】 を 「 値一覧 」 にし、【 都道府県名 】 を 「 計算値自動入力 」 にするやり方の方が
初心者には解りやすいかと思います。

画面上段の 「 ファイル（F) 」 から 「 値一覧の定義（L) 」 を選択します。
「 作製（N) 」 をクリックし、「 値一覧名（N) 」 に 『 都道府県コード一覧 』 とでも名前をつけましょう。
その下の 「 カスタム値を使用（T) 」 を選択し、右の白枠にコードを １行ずつ入力します。

０００１
０００２
０００３
・・・
００４８　みたいな。
（ ↑実際のコードがわかりませんので 汗 ）

「 ＯＫ 」 ・ 「 終了（E) 」 をクリックし、「 値一覧の定義 」 を閉じます。

レイアウトモードに変更し、【 都道府県コード 】 フィールドを選択しておき、
画面上段の 「 書式（T) 」 から 「 フィールド書式（R) 」 を選択します。
表示形式に 「 標準（F) 」 ではなく、「 ポップアップリスト 」 または 「 ポップアップメニュー 」 を選択します。
「 ポップアップリスト（またはポップアップメニュー）が使う値一覧 」 に、先ほど定義した 『 都道府県コード一覧 』 を選択して下さい。
ブラウズモードに戻り、【 都道府県コード 】 フィールドをクリックしてみて下さい。
コード（０００１～００４８）が一覧で表示されましたよね？

次に、【 都道府県名 】 フィールドを定義しましょう。
画面上段の 「 ファイル（F) 」 から 「 フィールドの定義（F) 」 を選択し、【 都道府県名 】 フィールドのタイプを 「 計算（C) 」 に変更します。
すると 「 計算式の指定 」 が表示されます。
計算式には 「 Ｃａｓｅ関数 」 を用いるのが良いでしょう。

Ｃａｓｅ（
都道府県コード＝"０００１","北海道",
都道府県コード＝"０００２","青森県",
…
都道府県コード＝"００４８","沖縄県"　　（ ← 最後は 「 , 」 は必要ない ）
）

と、根気良く入力して下さい。
「 計算結果（C) 」 が 「 テキスト 」 である事を確認し、「 ＯＫ 」 ・ 「 終了（E) 」 で 「 フィールドの定義 」 を閉じます。

ブラウズモードにて 【 都道府県コード 】 フィールドをクリックし、「 ０００１ 」 を選択してみて下さい。
【 都道府県名 】 フィールドに 「 北海道 」 と入力されましたでしょうか？

【 金額 】 フィールドの自動入力も、これと同様にできるはずです。

より解りやすく…、と考えて回答したら、とんでもない長文になってしまいました。
「 そこまで細かく説明しなくても解るよ！ 」 と怒られそうですね。
申し訳ありません。

参考になれば幸いです。

回答No.3

cockerel

続き：
元のデータが都道府県名コードで与えられない場合、つまり、「都道府県コードを入力」の結果として都道府県名フィールドに都道府県名を表示することを目的とするのであれば、リレーションを定義するより、都道府県名フィールドに値一覧（つまり都道府県名のリスト）を定義し、入力時にポップアップウインドウから選択するようにした方がよいでしょう。
郵便番号を使用するのであれば、郵便番号でのリレーションを行うとよいでしょう。
過去の入力済みデータから選択する場合にはフィールド内で「control+i」を入力して選択することもできます。
いろいろなことができますので是非ともデータベースを使いこなしてください。

回答No.2

cockerel

コードと都道府県名のデータベースを作ります（バージョン7からは同じファイル内のテーブルとして作成できます）。顧客管理データベースに都道府県名コードのフィールドを作り、都道府県名データベースのコードとリレーションさせます。顧客管理データベースの都道府県名フィールドに都道府県名データベースの都道府県名フィールドを参照させます。つまり、リレーションの有無の相違はありますが、計算フィールドとして「=別のフィールド」を指定することと同じになります。

レイアウトの書式＞フィールドの書式でラジオボタン（バージョンによっては「ラジオボタンのセット」となっています）を選択します。選択肢は入力するかフィールドを参照することができます。

まず、顧客管理データベースを変更せずに、テスト用のデータベースで試すとよいでしょう。たとえば、都道府県名コードフィールド、都道府県名フィールド、ならびに金額フィールドを含むデータベースA、および都道府県名コードフィールドならびに都道府県名フィールドを含むデータベースBを作成し、都道府県名コードで両者のリレーションを定義します。データベースAの都道府県名フィールドは、計算フィールドとして「=データベースB:都道府県名」を指定します（リレーション設定後ボックスから選択できます）。金額フィールドは適当に値一覧を定義すればよいでしょう。

いずれにしても（特に他の人の作成した）複雑なデータベースを変更するときは充分な注意が必要です。いろいろなところで複雑に絡んでいるので、1つの変更が思わぬところに影響を与えます（フィールドの追加はレイアウトにも影響することがあります）。ある程度習熟した後の変更をお勧めします（上記の変更程度であれば、上に紹介したテストを試行錯誤することによって短時間で理解できると思われます）。

回答No.1

noname#26173

直接の回答でなくて申し訳ありませんが「MS社のAccessとかExcelのマクロとかを覚えたほうが早いですよ。」と上司に提言してみては。