文書作成についてご協力お願いします。

質問

今回2回目の投稿になります。宜しくお願いします。
会社で文書を作成するように上司に言われました。
今まで文書作成などしたことがなく、かなり困っています。
現在、営業事務で売上を担当しています。
うちの会社は月の売上をだいたい翌月の3日頃に締めるのですが、（営業所からきた売上伝票の入力を遅くとも3日までする）営業所の実績等で少し遅れる事があります。
毎日上司に仕事がどこまで進んでいるか細かに報告しなければいけません。
今月も締めが遅れそうになり、上司から“何で締めれないのか。ここの仕事は、絶対に守らなければならない期限があり○日までに○○をしなければ○○出来ません。という風に営業所に文書で指示をしろ”と言われ怒られました。上司の言っている事も分からなくはありませんが、入社したばかりの私には中々営業所の方たちに強く言えません。でも、文書をつくれと言われたので、考えているのですが、いい文が思い浮かびません。形式もどのようにしたらよいのか全く見当もつきません。同じようなことで悩んだ事がある方おられませんか？
長文で分かりずらい説明ですが、アドバイスをお願いします。深刻に悩んでいます・・・

回答No.2

ura-hara · ベストアンサー

こんばんは。
うーん・・・私だったら・・・お知らせ＆ご協力お願いします、というスタンスで発信します。ポイントは
(1)現状が「会社にとってこういう悪影響を及ぼしている」ということを具体的・冷静に伝える。
締め切りを守ることで「全社的に」メリットがあることを強調。
（自部署の都合を押し付けているという印象を持たれないため）
(2)誰がいつまでに何をどこまで完了させる必要があるのか、具体的に指示。
(3)月次で定期的に発信、習慣づけを狙う。また締め切りを守らない部署への
対応をあらかじめ伝えておく。
例えば・・・下記のような文章で毎月発信するのは如何でしょう。
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発信者；経理部長
標題；売上締め切りスケジュール遵守のお願い
標記の件、営業入力の遅延により、毎月・・・・という事態を招いております。
××を行うためには、期日に締めることが不可欠です。正確な決算作成のため、
改めて期限厳守下さいます様、ご協力をお願いいたします。
11月締め切り日；；●月●日　17：00までに入力完了願います。
※●日までに伝票入力を完了できなければ、決算に正確な数字を
反映させることができません。期日厳守にてお願いいたします。
※今後、頻繁に報告が遅れる営業所につきましては、営業所名の公開も検討しております。
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くらいの形式で如何でしょう・・・？
ちなみに私の勤務先では、他の部署と合同で毎月「業務カレンダー」を配信しています。
営業部隊はあちこちの部署からいろんな締め切りを要求されるので、
いつ何をするのか、一目で分かると評判が良いです。

拙い文章で恐縮ですが・・少しでもヒントになれば幸いです。（^^;;）

お礼

ご回答ありがとうございます。
参考にさせていただき、何とか提出することができました。
お礼が遅くなりすみません。
本当にありがとうございました。

回答No.1

jyamamoto

大変でしょうが、どこの会社も営業の売上げ高の月末締めは遅れ気味になるものです。できるだけ前月売上げを多くしたいと粘りますからね・・・。

多分、同じようなことが昔から繰り返されていますから、過去にも同様の文書を営業所に送っていると思います。
先輩か周りの人に聞いて、昔の文書の控えがないか探してみましょう。見本があれば、作るのも簡単です。

文書はあなたが作成しても、発信者はあなたの部署の責任者名としなければ効果はありませんから、どうしても作れなければ、最初の一回目だけは上司の人に頼んで「見本」を作ってもらいましょう。

お礼

こんにちわ。

文書の件、周りに見せてもらえれば一番楽なんですが、うちの会社の人間関係は最悪で、自分さえよければ・・・という人が多く文書も多分見せてもらえないと思います。自分で考えろと・・・。

発信元は経理課として、私の印を押しての発信で横に部長の印が押してある文書になると思います。

ご回答ありがとうございました。