上手に仕事の引継ぎの仕方を教えてください！

質問

今現在、産休で仕事を辞める方の引継ぎをしています。
前からの仕事やルーチンワークがかなり溜まっている状態のようで、仕事の机には、注文の伝票や色々な残っている書類が机の上全体にバラバラにおいてある状態の方です。一応次々彼女しかわからないという仕事のレクチャーを受けています。毎回、毎回、イレギュラーな仕事が回ってきます。どうにか、彼女から仕事を上手に引き継ぐ方法を教えてください！

回答No.2

noname#13438 · ベストアンサー

私は、昔、退職する先輩から、いい加減な引継ぎを受けたために、後で身動きがとれなくなって、辛い思いをしました。
上手な引継ぎの仕方という御質問の趣旨から外れますが、老婆心ながら自分の体験を基に、もっと大胆な観点から投稿させて頂きます。

貴方様が一番困るのは、ルーチンが溜まっていて、机の上が散乱した今の状態のままで相手方に去られることです。
まず、相手方にできる限り、溜まっている仕事を清算してもらう、机の上をきれいに整理整頓してもらう、これが先決です。（力関係もあるでしょうが、相手が先輩なら、さりげなくサジェスチョンして・・・）
引継ぎにあてる時間があるなら、仕事を片付けてもらう（させる？）ことの方に振り向けるべきかと思います。これは、辞めて行く側の第一の義務ですから。
ルーチンワークが溜まっているとのことですが、極論すれば、それで職場や取引先の仕事が止まっているわけでもないのなら、既に期限切れになっているものもあるはずです。
やらなくても済む用件なら関係書類は廃棄、やってもやらなくても大差のない結果になるものも廃棄、どうしてもやらなければならない用件は即時処理、というように思い切って仕事を分別する必要があります。
できれば、貴方様も相手方と一緒にこの作業を行えばいいでしょう。要は、ポンポンと手足を動かしながら、仕事の感覚を掴んでいくというイメージです。（つまり、気合！）
あえて、引継ぎだけのために時間を設けるよりも、この方が、ずっと実際的です。
なぜなら、相手方のペースで一方的にレクチャーを受けて、貴方様に具体的な疑問が湧かないうちに去られたら、後々不都合が出るからです。

イレギュラーな仕事というのは、その時々でケースが異なる、マニュアルにないから自分の裁量で処理するしかない、ということでしょう。はっきり言って、それについて一々レクチャーを受けてもきりがありません。同じケースの事案が必ず生じるとはかぎりませんし。
イレギュラーの所以は、予測不可能だからであって、それが予測できるのであれば、既に類型化されていて、イレギュラーとは言えないはずですから。（システムが悪いか、相手方の要領が悪いのが原因かもしれませんが）
これは、貴方様が引き継ぎ後に、自分の裁量で立ち向かおうと今から覚悟しておくしかないでしょう。どのように工夫改善して、これに対応するかは、今後の貴方様の役割になると思います。
繰り返しますが、レクチャーの時間があったら、溜まった仕事を片付けてもらって下さい。
今の仕事量を一旦リセットしてから、貴方様の仕事がスタートするというのがベストです。

最初は辛いでしょうが、見方を変えれば、担当者の交代は、仕事のやり方の見直し・活性化のチャンスになります。よりよい姿へ向かわれるように健闘をお祈り致します。

最後に、貴方様の事情も考えず、独りよがりの長文＆乱文をお見せしたことをお許し下さい。

回答No.1

cyanya

私は反対の立場（産休で仕事を引継いでもらった）ですが、時間があまりなく人もぎりぎりの状態で、引継ぐ人はパートで来た方でした。私は上司に自分のやっている仕事のマニュアルを作成して提出するよう求められました。
私は総務課（人事の仕事も兼ねてました）で雑務やイレギュラー仕事はざらでした。
当たり前のことですが
１．1ヶ月、1年間の大まかな流れをまず聞いて把握　　　する
２．どんなわかりきったことでもメモをとる
３．イレギュラーな仕事もその都度メモをとる
４．何がどこにあるか把握する

まず、産休で仕事をやめる方が自分より先輩ならまずは彼女のやり方で覚える。途中でこれって無駄？と思うようなことがあるかもしれないけど、ここは引き継ぐということに専念して、相手の気分を害さないようにする。彼女が辞めてから自分なりの方法で効率よくすればいいのです。
　他人からみて一見バラバラにおいてある伝票も彼女にとっては大体こんなものはココと決めてある場合が多いので意外と侮れません。
　そしてルーチンワークを流れに沿って、ひと通り教えてもらうこと
　彼女がいなくなってからは、彼女が過去に作成した書類が見本になるので、ひたすらそれらを参考に同じように処理するようになるのではないでしょうか？
　まずは上司から彼女に引継ぎマニュアルを作成してもらうようお願いしてみたらどうでしょうか？

お礼

今現在、回答のとおりに、仕事を引き継いでいます。ありがとうゴザイマス。