Excel 表で個人認証するアイディア

質問

いつもお世話になっています。

Excelで入出庫管理をしているのですが、出庫数、入庫数を２人以上でチェックしています。
各人がチェックする場所は離れていて、各人が固定のPCを使用しているので、社内ネットワーク上に置いたエクセルで「誰が何時にチェックした＝誰のPCで何時にチェックした」という情報を保存したいのです。
また、その情報は別人では修正できないようにしたいのですが、何か良い方法があったら教えてください。

承認ソフトで部下が上司に承認依頼を出して、上司が許可を出す~というソフトがありますが、そんなイメージで作れないか？と考えています。

よろしくお願いします。

回答No.4

kon555 · ベストアンサー

既に適切な回答が入っていますし、別ソフト等の検討中かと思いますが、エクセル単体でも、マクロ使用可ならば出来ます。
別ソフト導入は社内的なハードルも高いかと思いますし、一応ご参考までに。

1.各ユーザーにそれぞれ任意に決めたIDを配布する
2.現在操作したい「原本ファイル」を、エクセルのパスワード機能でロックする
(このパスワードはユーザーに知らせない)
3.別個に「原本ファイルを開くためのマクロブック」を作成。原本ファイルへのアクセス時にIDを入力させる形式として、不一致ならブックを開けない。このブックでIDと時間を記録する。

以上です。原本ファイルのパスワードは、閲覧も規制したいなら開く際に、編集のみ規制したいなら保存時のロックでいけます。
またパスワード自体がマクロのコード内で露出する形になりますので、こちらのロックも必要です。
また、ノーマルのエクセルの共有化はファイル破損のリスクが劇的に高まりますので「同時に編集」が不要なら使用しないほうがいいですね。
大体は修復できますが、こまめなバックアップが必須になります。

以前にほぼ同様のケースで上記の対応を考え出したので、どこも同じだなぁ、と思わず笑ってしまいました。
『エクセルより適切なソフトを使う』のがベストなのですが、まあこんな事もできますよ、というお話でした。

お礼

回答ありがとうございます！

アクセスを使いたいところですが、拒否反応を起こす人もいるので…、現在検討中です。

みなさんすごいアイデア、知識をお持ちなので、すごく参考になりました！

回答No.3

asciiz

＞「誰が何時にチェックした＝誰のPCで何時にチェックした」という情報を保存したいのです。
この部分だけであれば、できなくはないです。

ただし、普通のExcelではなく、「Excel Online」です。

各人それぞれがMicrosoftアカウントを取得し、OneDrive上にアップロードしたExcelファイルに対してアクセス権(必要なメンバーに編集権限)を設定します。
そうして開いたオンラインのExcelは、何人もが同時にアクセスでき、編集履歴を表示すると、だれがいつどこを編集したか、がわかります。

＞他の人とデータを共有して編集するならExcel Onlineが便利！
＞https://www.ymbtax-blog.com/excel-online/

あ、変更履歴を詳細に表示するには、「変更の追跡」をオンにしておく方が良いのかもしれません。

＞共有ブックで変更を追跡する
＞https://support.office.com/ja-jp/article/%E5%85%B1%E6%9C%89%E3%83%96%E3%83%83%E3%82%AF%E3%81%A7%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%82%92%E8%BF%BD%E8%B7%A1%E3%81%99%E3%82%8B-22aea671-cac7-4fa3-845d-eeb23725bd15

こちらを設定しておくと、特定ユーザーがどこを編集していったのか、などを表示できるようです。
(通常の履歴は編集された時刻ごとの記録ですから、「誰が」「どこを」編集したかは見て確認することに。)

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＞承認ソフトで部下が上司に承認依頼を出して、上司が許可を出す~という
＞ソフトがありますが、そんなイメージで作れないか？と考えています。

さすがにそれをExcelでやるのは無理があると思います。
きちんとしたワークフロー機能を持ったアプリ、あるいはデータベースソフトを使ったフォームなどでやるべきでしょうね。

＞ワークフローとは？主要ワークフローシステム15個の比較表つき - LISKUL
＞https://liskul.com/workflow-28508

お礼

アイディアありがとうございます！　

エクセルオンラインは便利そうですね。

変更の追跡という機能も知りませんでした。(｀・ω・´)
すごく勉強になりました。

なるほど、今回はデータベースの方がよさそうなので、処理はアクセスでやって、保存はエクセルで検討しようかと思います。

回答No.2

aokii

「入出庫管理チェックシート」というエクセルファイルを作成して、社内ネットワーク上に置き、チェック者1出庫数、チェック者1入庫数、チェック者1確認欄、チェック者2出庫数、チェック者2入庫数、チェック者2確認欄、上司確認欄、に各々が確認結果を記入し、以下の設定を行ってはいかがでしょう。

[校閲]タブの[変更]グループにある[変更履歴の記録]→[変更箇所の表示]→
[編集中に変更箇所を記録する(ブックを共有する)]

別人では修正できないようにするには、パスワード設定でもできますが、管理や記入時の操作が面倒なので、別人が修正した場合でも[変更履歴の記録]に残っているので良しとしておいてはいかがでしょう。

お礼

エクセルの校閲や変更履歴の記録には
気づきませんでした！　

エクセル中級者と勝手に自負していましたが、まだまだでした。

アイディアありがとうございます。

回答No.1

okwavey2

基本的にエクセルには向かない事をしようとしています。

エクセルでは、同時に複数のユーザーが同一のファイルを編集することが出来ません。

ほとんどのファイルは出来ないと思いますが。

エクセルに拘るならデータの保存先をエクセルにするだけで、他のアプリケーションで要件を満たすと良いと思いました。

お礼

なるほど！　保存先をエクセルにすれば、データベースが苦手な方でも確認ができそうです。
ありがとうございます！