締切済み

仕事の優先度について

2014/11/25 12:38

「締め切りが近いわけではないけれど重要なこと」がどうしても後回しになりがちです。そのため、いつも目の前のことを片付けるのに精一杯になってしまって、なかなか根本的な対応ができません。どうすれば着手できるのでしょう

gonta1985
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横山真衣（@okwlb0001）ワークライフバランスコンサルタント

2014/12/04 16:11 回答No.8

株式会社ワーク・ライフバランスの横山と申します。ご質問の件、確かに気になりますよね。「緊急ではないけれど重要なこと」はついつい私も後回しになりがちです・・・。働き方の見直しコンサルティングに入らせて頂いても、多くの方に見られる傾向です。原因として「何から着手すればよいか分からない」「時間を確保できない」の2点が多くあげられるように思います。ご参考までに、私が実際にやっている手法を２つご紹介しますね。１、ミニ締め切りを設ける「何から着手すればよいか分からない」のは、１つの大きな物事と捉えてしまい、進め方が分からずに途方に暮れてしまうということがあります。ですので、工程の切り分けが出来るようなることが大切です。そのために、締め切り前のミニ締め切りを3回設けておくことで、工程を数回に分けることができます。例えば、【整理整頓】は、まさに「緊急ではないけれど重要なこと」になりがちです。これを3工程に分けるとすると、机・キャビネット・PC/共有サーバーでしょうか。机の整理でも、要るもの要らないものにわける・要らないものを廃棄・いるものの保管方法を決め、その通りに実施する、といったように分けられますね。【提案書作成】であれば、情報収集・内容の組み立て・パワーポイントで作成する、というように、工程に分け全体像を把握することで、これから何をすべきかを同時に考えながら進める必要がなくなります。この工程切り分けと、ミニ締め切りをはじめに設けておいて進めるようにされることをお勧めします。ちなみに「この日にまとめてやってしまおう！」と思っていても、クレームなどの突発対応が入ってしまうとリカバリーがたいへんですよね。そこで、ミニ締め切りごとに強制的に作業時間を確保してしまうのです。２、スケジュールを先に押さえてしまう。 30分～2時間程度の作業時間を数回に分けて確保しておくことで、抜け漏れを防げます。一気に着手しようとするとエネルギーと時間をかなり投資する必要がありますので、私は1回ごとの時間は長くて2時間くらいを目安としています。「このファイルを整理したいので30分だけ一緒にやろう！」というふうに、誰かと一緒に抑えるとさらに効果的ですね。当社はフリーアドレス制のため、席が決まっていません。ですので「この日に提案書作ろうと思っているので、しっかり着手できるように隣で見ていて！」と同僚にお願いすることもしばしば（笑）他者へ予め宣言することで、意識的に実効性を高めることが出来ます。私は業務内容によっては集中できるように、会議室を借りることもありますよ。たとえ突発対応で出来なかったとしても、必ずスケジュールを移動させておくことを忘れずに！優先順位を上げるために、意識的に見える化する、宣言する、スケジュールを確保するなど様々な手法が考えられるかと存じます。ご自身にあったやり方を見つけて実践下さいね！