エクセルの住所録で別シートのデータの1列だけ統合

質問

ネットを探してもわからなかったので質問いたします。
エクセルの住所録で別シートのデータ1列だけ統合したいのです。

具体的にはエクセル2010で会社の住所録を作っています。
その住所録で商談会の案内状を出しているのですが、マスター住所録シート（全顧客の住所録）にてお客様のステータスを一列で見たいのです。

私がやっている案内状を出すときの流れは、

例えば2014年神戸での商談会の場合、
１、マスター住所録を別シートにコピーし2014神戸案内状送付とシート名を変更
２、住所順に並べ替え
３、兵庫、大阪、京都のお客様以外を削除
４、個別に追加や削除
５、宛名ソフトにて読み込み住所印刷、発送
～商談会後～
６、マスター住所録に列（2014神戸案内状送付）を追加、新規のお客様を入力し、お客様の行動を入力（来場、購入、新規など）

これが一連の流れです。

やりたいのが案内状を発送したお客様を列（2014年神戸）に「案内」としたいのです。このやり方だとマスター住所録と2014神戸案内状送付の2シートができ、どの人に案内状を送ったのかをマスター住所録にフィードバックできないのです。

案内状を送った人が誰で、誰が来場、購入してくれたのかをマスター住所録にて一覧できたらうれしいです。

エクセル風に書くとこうなります。

シート1（マスター住所録）
A列（お客様番号）B列（お客様名） C列（住所）
1032 高橋正夫 京都
1046 渡辺博 東京
1123 田中義男 兵庫
1162 木村和夫 大阪
1256 伊藤政徳 北海道
1390 大沢真一 兵庫
・・・・・・

↓シートコピー、住所順に並べ替え兵庫、大阪、京都のみ残し、個別に追加や削除、案内状を発送
シート2（2014神戸案内状送付）
A列（お客様番号）B列（お客様名） C列（住所）
1032 高橋正夫 京都
1390 大沢真一 兵庫
1123 田中義男 兵庫
1162 木村和夫 大阪
1887 坂口良太 岡山
・・・・・・

～商談会後～

↓D列（2014神戸商談会）作成、新規のお客様を追加、
シート1（マスター住所録）
A列（お客様番号）B列（お客様名） C列（住所） D列（2014神戸商談会）
1032 高橋正夫 京都 来場
1046 渡辺博 東京
1123 田中義男 兵庫
1162 木村和夫 大阪
1256 伊藤政徳 北海道
1390 大沢真一 兵庫
1887 坂口良太 岡山 購入
2567 大江雅人 京都 新規
2568 横井洋介 兵庫 新規
・・・・・・
これが現在のやり方です。

↑これをこう↓したいのです。

シート1（マスター住所録）
A列（お客様番号）B列（お客様名） C列（住所） D列（2014神戸商談会）
1032 高橋正夫 京都 来場
1046 渡辺博 東京
1123 田中義男 兵庫 案内（←これを入れたい！）
1162 木村和夫 大阪 案内（←これを入れたい！）
1256 伊藤政徳 北海道
1390 大沢真一 兵庫
1887 坂口良太 岡山 購入
2567 大江雅人 京都 新規
2568 横井洋介 兵庫 新規
・・・・・・

２つ質問があります。
Ｑ１、
今後、このようなことを全て手入力でなくできますか？

Ｑ２、
このようなやり方をしているので現在マスター住所録では誰に案内状を送ったのかがまったくわかりません。商談会ごとの案内状送付リストは残っていますがその分も「案内」印をいれられますか？
（ちなみに案内状が返還されてきたりしてマスター住所録から削除したお客様もいままで多くいます）

両方とも一気に解決できる方法があればなお良いですが、Ｑ１、２で方法が別々でもＯＫです。

質問がわかりにくいとは思いますが、解決できる方、よろしくお願いします。

回答No.2

keithin

＞１、マスター住所録を別シートにコピーし

手順の最初でいきなり別リストを生成してるので、元に戻せなくて困るみたいなお話になります。
エクセルを前提にするなら、データベースの基本的な手順としてはマスターリストに直接「案内」と記入してください。

手順の修正：
マスターリストから対象行（兵庫、大阪、京都）をその場で（オートフィルタの要領で）抽出
マスターリストに直接、案内を記入（必要に応じて追加削除）
案内が記入された行を対象に「宛名印刷」を行う

宛名印刷ソフトは不明なので具体的な手取り足取り説明は割愛しますが、マスターリストを直接元データとして、宛名印刷ソフト側で「案内が記入された行を抜き取って宛名印刷する」ような機能を利用できるかもしれません。例えばワードを使った差し込み印刷なら、そういう操作ができます。

ご利用のソフトにそういう機能が無ければ、案内を記入した後、最後に案内行のみ抽出して別リストに書き出し、宛名印刷を終えたら「そのリストは破棄する」ような段取りでも構わないですね。

回答No.1

soixante

シート1のD列に、神戸商談会の顧客の状況を入れたいんですよね。
お客様番号は変わらないのだと想定しますが、それを検索値に、Vlookupで拾えばよいだけです。

シート1の　D2セル

=VLOOKUP(A2,シート２!$A$1:$D$10000,4,0)

で後は下に引っ張ればＯＫ。（シート名やデータ範囲は適宜アレンジください）

該当しないお客様番号はエラーになるはずなので、それを避けるならば、上の式を少しいじって、シート１のＤ２セルに、

=IFERROR(VLOOKUP(A2,シート２!$A$1:$D$10000,4,0),"") とでもすればよいでしょう。

Ｑ１
手入力でなく、というのはどういうことを指しているかわかりませんが、マクロを使うほどの作業でもない気がします。

Ｑ２．
過去の商談会のシートも上と同じ方法でよいでしょう。

なお、今後のデータ管理は、マスターの住所録に逐一追加していけばいいと思いますけどね。
（もちろんバックアップは必要ですが）

あるいは、相当な顧客数になるのであれば、アクセスでの管理のほうが向いているかもしれません。