販売管理と会計システムでの連動について

質問

初めまして。

社内でシステム構築する上で不明な点があり大変困っています。
業務知識のある方がいればアドバイス頂きたいです。

問題は一年間のサービスを販売し一、年間の使用料を一括で請求し
売掛金としては毎月で計上し、一括で入金された金額を初月の１ヵ月を消し込み
残りの11ヵ月分を前受け金として扱いそうです。
その場合システムの構築として最適な構築はどうなるのでしょうか？

現在システムは請求伝票＝売上伝票となっており、
入金の消込も請求伝票に対して行っています。

■パターン１
請求書を1伝票で12ヵ月分を請求した場合、
入金消し込で分割して消込ができなくなってしまいます。

■パターン２
請求書を１２伝票登録し、取引先に送付するPDFのみ一括の金額で送付する。
ただし請求書(データ)とPDFとの差異が管理できない。(月々のパターンもあるため)

■パターン３
請求書を1伝票で12ヵ月分を請求し、入金消込を全額消込。
そのあと会計システムで仕分で対応する？

どういった形が一般的なのでしょうか
ご教授いただけると助かります。

回答No.1

tantan_web

会社で経理を担当しているものです。

前受け金を使うのであれば

１２か月分の請求書は販売システム外で作成してお客様にだす。
（請求伝票＝売上伝票となっているとの事で12ヶ月分の売上を上げないと販売システムを使って請求書を出せないのではと推測しました）

入金時に
販売システム上で売上伝票（１ヶ月）をあげる（請求書は既に出しているので、先に出した一括分の請求控えとでも一緒にしてチェック用にでも使用する）
会計システム上で前受け金（11ヶ月）及び売上入金（1ヶ月）の処理をする。

後は毎月
販売システム上で売上伝票
会計システム上で前受け金から売上入金へ振替処理
を繰り返していけばいいのではないかと思います。

そもそも前受け金を使ういうことは、毎月売上計上したい又は来期の売上分もあるのですべて当期で売上計上できないという事が絡んでいると思われますので、販売システム上で最初に12か月分売上を上げることに問題があると思います。
当期にすべて売掛計上するのであれば、前受け金を使わず売掛金計上すればいいだけの話ですから。