マイクロソフトのアクセスについての質問です

質問

現在会社ではエクセルを使ってデータを入力しているのですが、アクセスのメリットとはなんでしょうか。

　アクセスではデータごとの関連性を高めることができると、ネット上のサイトに書かれていたのですが、エクセルでも関数を使えばシートをまたいでデータを関連付けれると思うのです。

　しかしアクセスは便利という声をネット上でよく聞きます。

　アクセスのエクセルにはないメリットをわかりやすく教えていただけるとありがたいです。よろしくお願いします。

回答No.1

parts · ベストアンサー

エクセルは基本的に表計算ソフトです。
それに対して、アクセスは、データベースソフトです。

この二つの意味を検索すれば、自ずと答えは出るでしょう。
基本的に表計算で出来ることは、関数などの算術を用いてルールを作り、そのルールに従って計算することです。即ち、100×100などの単純計算を連続させるには楽でしょう。

それに対して、データベースソフトが持つ機能は、クエリやジャーナルに代表される強力なデータ検索性にあり、データを貯めてそれを検索することが前提となります。例えば、1万のデータからある空白である列の件数を抽出するのに使うコマンドは、Excelでは、SUBTOTALです。しかも、その数は決まったセルにその処理を関数指定しなければなりません。
しかし、Accessでは、決まった処理ならクエリで空行を指定し、件数を表示するように、指示すればそれだけで数が出ます。

さらに言えば、決まった帳票に情報を入れて印刷し、その情報を保存する場合、エクセルでは帳票は別に作成する必要があります。場合によっては、マクロを作りその指示に従うようにするでしょう。

Accessでは、最初からフォームデザインによって帳票を作り、そこに入力した内容を、データベースに保管することも可能です。また、VBAなどのマクロを知っているなら、Excelなどと連携して、データをやりとりすることも出来るでしょう。

SQL文も使えますから、Accessは他のデータベースにODBCアクセスするのにも重宝します。

まあ、表計算で事足りていて、それをAccessに移すには時間が掛かるなら、無理に移行する必要はありません。私も、Excelでしている作業は多いですから・・・。Accessになると便利なのは、一定を越える情報（大量の情報）を、簡潔にそして短時間に処理して、統計を抽出したい場合などに、強力な効果を発揮するということです。まあ、知っていればかなりの時間短縮が出来るケースもあります。
しかも、単体で使うのではなく、それの結果を、Excelで再集計するなどには、より短時間で処理ができ、効果的です。

要は、主に顧客情報などのデータベースにおいて、Excelなら処理に何分もかかったり、準備に時間が掛かる作業を、Accessでは、瞬時に標準コマンドだけで行えるのです。ただ、使いやすさという面では、クエリなどの概念を知らないと、なれるまでにかなり時間が掛かるかもしれません。
無理にそれを重視する物ではないでしょう。

質問者様も必要になれば、それを覚えることでしょうけど、そもそもその必要性を感じないなら、無理にAccessを学ぶ必要もありません。ちなみに、私は最近はExcel中心です。数ヶ月前までは、Accessの方が利用頻度は高かったですけど、最近はデータ量も小さく、尚かつ規定が増え、さらにまわりにAccess使いがいなくなったので、見た目上は使いやすく、互換性が高いExcel中心にシフトしました。

Accessは作り込めば楽なのですけど、作り上げるまでが大変なので・・・。

お礼

まずお礼が遅くなり申し訳ありませんでした。

そして解答をしていただきありがとうございました。

文章がうまくわかりやすかったです。

うちの会社の業務やアクセスを覚えるコストを考えると、エクセルのほうがいいかなぁ、と感じました。

ありがとうございました！

回答No.4

greed

実際に開発している人間の観点からお答えします

アクセスは簡易ＤＢと呼ばれている代物です

１　強制終了の問題
まず、エクセルで入力中に突然落ちた場合、今まで入力していたものは反映されません
アクセスはそんなことはありません
ここがまずはアクセスのメリットの１つといえるでしょう。

２　制限の問題
エクセル2010はどこまで制限があるかわかりませんが
2003は65000行くらいで列が255までが限界です
また、データ量が増大した場合　重くなりませんか？
データの管理をしたい場合はアクセスを使用するのが一般的でしょう
エクセルはツールという観点ですね
テキストファイルとかの操作もできますから。

３　先を見据えた場合
ここからはハードルがあがりますが
アクセスはいろんなことができます
例えば

●windowの操作
ＡＰＩを使用することでIEの操作やwindowsのＦ５ボタンをプログラムですることができます

●上位ＤＢとの連携
PostgreSQLやオラクルやSQLserverにアップサイジングが可能
特にSQLserver2008までならアクセスプロジェクトというものがあります
処理速度が劇的に上がります

●Accessが便利
　素人でも勉強すればそれなりに使えるのがAccessが便利という利点でしょう
　実際に、大手企業ではAccessを使用した基幹システム(実際に稼働しているメインシステムのことを指す)
　を構築しています
　また、ツールでも大いに活躍していますね

●相関図
　API,VBS,VB,VBA,PostgreSQL,Oracle,SQLserverなど
　Accessを中心にいろんなことができるんですね
　また、AccessにWebデザインを取り入れることでAccessを超えることができます

まあ　長くなりましたが、将来今使っているエクセルツールやシステムをどうしたいのか？
エクセルにはエクセルの良さ(ピボットとかグラフは強い)
アクセスにはアクセスの良さがありますので　使い分けるのがベストでしょう

お礼

ご解答いただきありがとうございます。

うちの会社の業務では、アクセスを使うほどではないかなぁと感じました。

もし今後業務が拡大した場合アクセスの勉強をしてみたいと思います。

ありがとうございました!

回答No.3

kmetu

ひとつにアクセスはデータ処理がエクセルより簡単にできることがあげられると思います。

たとえば単純な例として

　　　　　ア　　　　　イ　　　　　ウ　　　　　エ
あ　　　　1
い
う　　　　　　　　　　1
え
お　　　　　　　　　　　　　　　　1

このようなデータがあって、１のある行だけを抽出したい場合、アクセスだとクエリを使って各列の抽出条件に=1と書いてやるだけで「あ」と「う」と「お」の行だけを抽出することができます。

エクセルの場合、それよりはややこしい計算式をどこかに書いてやらなければ抽出できないのではないのでしょうか。

もっと複雑なデータ処理なんかだと、アクセスならそう複雑にしなくてもクエリで指示できるが、エクセルだと不可能(VBAを使えば可能ですが)なこともあるのではないかと思います。

そのあたりが、アクセスは便利だという声になっているのではないでしょうか。

お礼

まずお礼が遅くなってしまい申し訳ありません。

そして解答をしていただきありがとうございました。

データ処理のしやすさに差があるということですね。
そしてエクセルでもできなくはないが手間がかかるということですか。

みなさんに答えていただいてなんとなくわかりました。

ありがとうございました！

回答No.2

山田 太郎（@f_a_007）

Q、アクセスのエクセルにはないメリット。
A、表計算ソフトではなくデータ管理ソフトである点。

メリット１、リレーショナル・データベースを構築できること。
メリット２、構造化問合せ言語（SQL)を使えること。
メリット３、データ管理部とデータ入力・参照部とを分離できること。
メリット４、簡易クライアント・サーバー・システムを構築できること。
メリット５、業務の合理化はエクセルの比ではないこと、

　サーバーがサーバー・マシンならば、その一台にデータベースを構築し、それに10数台のPCを接続してデータ入力や参照を同時に行うことも可能。SQL Server の 1/50 程度の遅さですが、小規模な簡易クライアント・サーバー・システムですと全く問題ありません。

　なお、アクセスのエクセルとの最大の違いは、そのシステムの開発者と使用者とが全く異なる点です。エクセルは、個人が開発し個人が利用するのが基本。アクセス・システムは、そのような個人利用の延長線上に位置付けることは不可能です。あくまでも、社内SEを確保し開発セクションを開設し、相当のシステム開発期間をもって運用すべき性格のもの。アクセスとは、もって、そのコストに見合う業務の合理化を達成するための道具。合理化・自動化への寄与。それが、最大のメリットだと思います。

お礼

まずお礼が遅くなってしまい申し訳ありませんでした。

そして解答していただきありがとうございました。

うちの会社の業務を考えるとアクセスはコストに見合わないかもしれないなと解答を読んでいて思いました。エクセルでやっていこうと思います。

ありがとうございました！