会議の苦手意識を克服したい

質問

４０歳、ある電機製造メーカに勤めているエンジニアです。若いころは実験や設計計算などのエンジニアとしての本来の？業務ばかりだったのですが、このトシになりますと連日会議、会議です。
実は私は会議が苦手です。自分が主催する会議はもちろんのこと、呼ばれて出席する会議も苦手です。
それぞれに理由があり、まず自分が主催する会議では、あらかじめ用意しておいた内容を説明するのは全然平気なのです（それほどシャベリは下手ではないと思っています）が、問題は会議の参加者が言いたい放題出した意見をどうまとめ上げるかです。理解力がないのでしょうか、人の話がすぐに理解できず、さらにいろんな意見が出てくるともうパニック！という感じです。ホワイトボードに書くのも苦手（まとめられないのですから）。
次に呼ばれて出席する会議。
これは逆に意見が出せないのです。恥ずかしくて言えないのではなく意見らしい意見が思いつかないので、会議中ずっと黙っていることが多いのです。何か意見を出さねば！と思えば思うほど出ない・・・会議が終わったあと「おとなしいね！」と言われるのがとてもつらい。
こんな経験をお持ちの方おられませんか。
これ（前者でも後者でも）を克服するよいアドバイス、あるいはこんな本を読んでみては！というご意見頂戴したく！ぜひよろしくお願いします。

回答No.2

itab · ベストアンサー

たまにある会議は息抜きになってよいのですが、これも続くとうんざりですよね　^^;)。

自分が主催する会議でのまとめ方からですが、
おそらくtarobeiさんが進行役をされているのですよね。であれば、ご自分がイニシアチブをとっていることを最大限に利用して、理解できるまで発言者に質問されればいかがでしょう。
ひとつひとつ確かめながら訊くことによって、あらゆる面で余裕ができ、頭の中で整理ができる→まとめやすくなります。

また、＞言いたい放題出していた参加者の方も、tarobeiさんに合わせるようになってくると思います。
自分のペースに持っていく、これがコツではないでしょうか。

呼ばれて出席する会議の発言についてですが、これはもう第１声にかかっていると思います。
なんでもよいから、とにかくまず発言するのです。
前述の発言ではないですが、言いたい放題でもよいと思います。
立派なことを言おうとすると、言葉が出てきません。下手な鉄砲も数撃てば・・・ではありませんが、そのうち役に立つことも言えるだろうと、軽い気持ちでいることです。
これによって、自分自身がリラックスできます。次の発言がスムーズに出てきます。

技術畑の人は、自分が十分理解してからでないと発言しない傾向があります（私もそうでした）、慣れれば話ながら考えをまとめていくこともできるようになります。

以上、私自身のつたない体験からのアドバイスでした。少しでもお役に立てばよいのですが。

お礼

大変遅くなってすみません。
しばらく自分が主催する会議がないので上記を試す機会がありませんが、呼ばれて行く会議で何度か試してみています。なんだか少し気が楽になっていることは事実です。
がんばってみます。ありがとうございます。

回答No.1

noname#13376

ある問題を解決するには、現状把握がしっかりできている必要があります（ＱＣの基本ですね(^_^)）。

１．自分が主催者の場合

現象は「出席者の意見をまとめられない」ですが、問題点はどこにあるでしょうか？
現象＝問題点、ではありません。
問題点は、この現象を作っている要因のうち、解決可能なものを言います。

現象を細かく整理すると

・発表準備はほぼＯＫ
・発表行為もほぼＯＫ
・意見交換もほぼＯＫ
・意見の記録がＮＧ
・意見の取りまとめもＮＧ
・意見の理解もＮＧ

ということになります。
ということは、まず「意見の記録」を解決することになりますね。
理解は記録した後でもいいわけですから。
そして、記録がしてあれば、それをまとめることも、可能になります。スピードが要求されますから、ある程度の訓練は必要になるでしょうが。

そこで、この「記録」「取りまとめ」「理解」の３つが「問題点」であり、対策が可能だということがお分かりいただけたと思います。

次に、どのような「手段」で、何を「目標」にして対策をするか、という「実行の計画」にはいることになります（ＰＤＣＡのＰの後半部分ですね）。

「記録」ですが、これは「長いせりふ（発言）を短く要約できる」ことが目標であり手段になりますね。
「取りまとめ」は、これを議事録にして、その段階でもいいでしょう。
「理解」はそのあと、これを報告書にするときでいいでしょう。

「長いせりふを短く要約できる」というためには、国語的訓練が必要ですが、方法は質問から離れるので割愛します。

２．呼ばれて出る会議

こちらの「現象」はなんでしょうか。

・意見がだせないのはＮＧ
・会議を聞いていられる（らしい）からそこはＯＫ
・おとなしいね、といわれるだけだからこれもＯＫ
・おとなしいね、といわれることそのものが苦痛なのでＮＧ

ということですね。
で、これを改善したい「目的」は「会議で発言することができる」ということです。

現象から見て
・意見がだせない
・おとなしいといわれるのが苦痛
というのが「問題」ですね。

さて、これら問題はどう解決したらいいでしょうか？
ＱＣの基本に「なぜ、なぜを繰り返す」がありましたね。

「なぜ意見がだせないか」→「意見がないから」→「なぜ意見がないのか」→「人の意見が理解できないから」→「なぜ理解できないのか」→「事前に資料が配られていないので理解に時間がかかる」
または、→「自分が出席する理由がいまいち分かっていないから」
または、→「自分の専門範囲ではないから」

などなどです。これがあたっているかどうかは分かりません。ご自分で「なぜなぜ」をやってみてください。

長くなりましたが、いかがでしょうか？

お礼

ありがとうございます。
なるほど、問題点を明確にして要因を細かく分析していけば、やらなければならないことが見えてくるような気がします。あとはそれをどうやっていくかですね。がんばります。