入力したデータを別シートへ反映させたいです

質問

ホテル従業員からの質問です。
現在部屋数が８０部屋くらいあります。
毎日報告用に、エクセルで翌日の予約状況をまとめ、作成しています。
もちろん毎日全ての部屋が埋まるわけではありません。
報告用のシートは、部屋番号、宿泊者名、人数、宿泊料金、メモ等の欄があります。

報告用のシートとは別に、お客様への案内用の宿泊カードというシートも作っており、
Ｂ６横サイズを縦に２つ並べ、Ｂ５縦サイズで必要な複数ページを印刷して使っています。

現在この２つを別々に作成しているため、できれば報告用のシートを作成しているときに
別シートの案内用の宿泊カードも同時に作成できるようにしたいです。
宿泊カードには、部屋番号と宿泊者名、人数が反映するように考えているのですが、良い知恵はありませんでしょうか？

宜しくお願いします。

使用しているのはexcel2003です。

回答No.6

tsubuyuki · ベストアンサー

苦労していらっしゃるようで＾＾；

ちょっとお節介させていただきますと、
（私を含めて）質問文を読んだ回答者が言う「レイアウト」と言うのは
「どこのセルにどのように配置したらいいのか？」という事です。

「報告用」「宿泊カード用の集約」「印刷用」と言われても、
今現在のその「構成（どのような作り方をしているか？）」がわかるのは
質問者さん本人だけなのですね。
なので、具体的なアドバイスが出来なくて、回答者が逆に困ってしまいます。

で、なんとなく見かけたキーワードから、
「報告用」の表（シート）から、何か（例えば宿泊者数）をキーにして、
空白以外の行を「集約用」の表に抽出してきて、
この「集約用」の表からリンクして「印刷」してやれば良いのかなぁ。
と軽く考えてみました。
配列関数と言う、なんとなく嫌な感じの機能を使いますが、ご容赦ください。
面倒臭がりなもので、添付図が適当ですがそこもなんとか読み解いて
適宜応用なさってくださいませ。

まず。
図の左側のような「報告用」のシートがあるとします。
（手抜きで）部屋番号と宿泊者数の列しか作っていませんが、
これで「宿泊者数が入っている部屋」だけを抽出したい、と考えます。

右側の表に抽出します。
図では（手抜きで）同じシートに配置していますが、
もちろん別シートにしておく方が実用的には良いと思います。
Ｄ１セルには以下の式
　=IF(ROW()>COUNT($B$1:$B$9)+1,"",INDEX($A$1:$A$9,SMALL(IF($B$1:$B$9="","",ROW($A$1:$A$9)),ROW())))
と入力し、Ｃｔｒｌ＋Ｓｈｉｆｔ＋Ｅｎｔｅｒで確定します。
コレでエクセルに「これは配列関数だよ」と認識させることが出来、
数式の両端に｛　　　｝が付きます。
これを必要分（図では９行目まで）フィルしてやります。

応用しやすいように少しだけ解説を入れると、
「$B$1:$B$9」を変えると、キー項目の範囲を変更できます。
「$A$1:$A$9」を変えると、抜き取ってきたい列を変更できます。
ただし、両方の「行数」は合わせておく方が無難です。
関数の意味などは割愛。必要そうなら別途お調べくださいませ。

Ｅ１セル以降は単純なＶＬＯＯＫＵＰ関数です。
　　=IF(D1="","",VLOOKUP(D1,A:B,2,FALSE))
これもＤ列と同じだけ、フィルしてあげましょう。

そうすると、図のような表が二つ出来上がります。

問題は、印刷です。
一番考えやすいのは、「８０部屋分、印刷領域を用意」して、
つまり、「印刷用シート」に８０ページ分ずら～～～～～っと並べ、
これを「集約した表」にリンクさせるやりかたですね。

レイアウトはわかりませんが、１部屋分で１～１０行目まで使っているなら、
コレ×８０部屋で、８００行までズラ～～～～～っと並べてやる感じです。
図で言うと、印刷用シートのＡ１セルに「=D2」、同Ａ１１セルに「=D3」、
以降、同じ間隔で作ってやりましょう。

「集約した表」には空白行が挟まりませんから、
印刷するときに「データがある行数まで」とページ設定してやればＯＫです。
図で言うと、本当は８部屋分あるけど、印刷するのは「１Ｐ～４Ｐまで」ですね。
あ、１ページに２部屋分なら、２Ｐまでですかね。
どちらにしても、これは印刷ダイアログの「ページ指定」で指定できますね。

本当は、印刷用シートに１組（２部屋）分を用意し、
マクロで必要な行数（部屋数）だけ繰り返すようにするのが
ファイル容量的に一番良いのですけど。
一応、基本機能だけでも出来ますよ（手間ですが）ってことで参考までにどうぞ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
なるほど！抽出用にシートをもう一枚作れば希望するものができそうです！駄文長文を読み取ってくださりありがとうございます！それと、回答してくれた皆様、あらためてお礼申し上げます。ありがとうございました！

回答No.5

KURUMITO

B5サイズの印刷を考えており、その1ページには左側の列の部屋番号を記載する列には2部屋分が記載され、右側の列にも左側と全く同じ形のものを記載することで良いのでしょうか？

補足

うまくつたえきれずにすみません。

お客様に手渡すのはＢ６サイズのカードです。
プリンタでＢ６が印刷できないため、Ｂ５サイズの用紙に2組分のカードを印刷しています。

カードは2つ折にしており、左半分にチェックアウトの時間や館内案内などの情報が記載してあります。
右半分にお客様の宿泊情報を記載するのですが、一組ごとに変わる部分だけ空欄のセルで結合などしてサイズなどを調整し入力できるように作っています。その変わる部分が部屋番号や、お客様名、宿泊人数等なのです。従業員のなかにはその入力や印刷すらできず、手書きで書き込んでいるような状況です。
そこで、報告用のデータベース的なシート(部屋番号とその部屋に誰が何人で泊まって、単価も記載しているもの)から、別に用意している宿泊カード用のシートに必要な情報だけ(利用する部屋の分だけ)リンクさせ手間を省きたいのです。ワードの差込印刷が一番うまくいきそうなのですが、宿泊カードに図形が入ってしまっているのでそれはどうやらむずかしそうなのです。
駄文すぎて自分でもあきれてしまいますが、宜しくお願いします。

回答No.4

KURUMITO

報告用のシートからデータを取り出して宿泊カードにある項目だけを書くことは簡単ですが例えば宿泊カードを印刷するためにはエクセルのシートでの部屋番号や、宿泊者名、人数がどのように配置されればよいのかかよくわかりません。例えば部屋番号1件につき1列で考えればよいのでしょうか？、他の列にも他の部屋番号を並べることが必要でしょうか？などご指示ください。

お礼

ご回答ありがとうございます。
宿泊カードを印刷するためのシートにはＢ５サイズのページに
Ｂ６サイズの横書きの宿泊カードを上下に2枚分(さらにＢ６サイズを2つ折にしてお客様に渡す。2つ折の右側に現在空セルを設け、それぞれお客様名と、部屋番号、宿泊人数を記載するようにしています。)を裁断して使っています。
ですので部屋番号や宿泊者名等は任意のセルへ＝で接続したら可能なのですが、そうなると、無駄なページがいくつもできあがってしまいますので、なにか良い方法はないかと困っている次第でございます。
詳しく説明できず、申し訳ありません

回答No.3

1025momo

「ａ報告用シート」に入力して「ｂ宿泊カードシート」に
反映したい！って内容で良かったですか～

私の知る範囲ですが・・・
「ａシート」と「ｂシート」は同じひな形にしないと
いけません。セルの位置も同じにします。

宿泊カードに不必要な項目は入力しなくていいです。
ただ、反映してほしい項目は「ａ・ｂ」同じセルの位置で。

では、入力の仕方・・・
ａシートをクリック（反転しますよ）
　　　　　↓
Crtl押しながらｂシートをクリック（反転しますよね）

これで２枚のシートを選択しています。（解除方法は選択シートの上でｗクリック）

２枚のシートを選択した状態で、
ａシートに入力します。（ｂシートにも入力されてます）

あくまでも、反映について説明しましたので、
カードのサイズまでは・・・

お礼

ご回答ありがとうございます。反映機能について新しく知識を知ることができてたすかりました。
ただ今回は全く別の雛形なので、応用できるか試してみます。
ありがとうございます！

回答No.2

-9L9-

データベースソフトを使えばそういうことは基本的機能ですから簡単ですが。
どうしてもEXCELでやりたいなら、Wordと組み合わせて差し込み印刷するのが簡単だと思います。
http://121ware.com/navigate/learn/ug/chotry/007/index.html

毎日新しいファイルとして報告データを作成しているなら、そのデータ一件ごとに対応する宿泊カードのシートをあらかじめ用意しておくのも簡単な方法だと思います。1日最大８０件なら80枚の宿泊カードをあらかじめ作っておき、一枚ごとに報告用データと「＝」で接続しておけばいいでしょう。ただし保存するファイルが大きくなってしまいますが。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私も80枚分の宿泊カードを接続する方法は考えたのですが、
なにぶん空室も多い状況なので、いい方法はないかと考えているところでした。
それでは80枚分の宿泊カードを作るとして、例えば印刷が必要なページにチェックボックスなどを設け、チェックされたページのみ印刷させることはできるのでしょうか？質問ばかりですみません。宜しくお願いいたします。

回答No.1

K Kazz（@JazzCorp）

今はどうやってんの？
具体的な方法がマッタクワカラン！
レイアウトも出さないとお互い時間の浪費、、、