エクセル 日計表から月計表に自動入力

質問

エクセル2007です。自分の拙い知識ではできません。教えてください。

仕事で毎日様々な書類をとりまとめ、その件数を日計表に入力、印刷したらそれを表紙にして毎日決裁をとっています。
さらにその件数を月計表（月別リスト）に入力し直し、月ごとの集計を行っています。
つまり毎日、同じ数字を入力する作業を2回（日計表と月計表）行っているわけです。

そこで入力を1回で済ませたく、日計表の数字をそのまま月計表に反映させられないかと
思っています。

Sheet1に日計表、Sheet2以降が月計表となっており、4月・5月・6月・・・3月と1年分が続きます。
日計表と月計表は様式は全く異なっています。
月計表は先頭行が項目、1列目が日にちです。

理想は’日計表に入力したら、それが月計表のその日にちの欄に反映される’ことです。

・・・が、難しそうなので、逆パターンで、先に月計表に件数を入力、その数字を日計表に
取り込む方法でもいいかなと考えましたが、vlookupによる参照を考えましたが、
月計表が複数あるので月替わりに参照シートの指定をいちいちやり直すのか？？？
（自分だけが使うわけではないのでそれは困る）・・・など、いろいろとお手上げになってしまいました。

文章での説明だけで分かりづらくてスミマセン。
マクロは全然わかりませんので、関数だけでできれば・・・と思います。

回答No.2

KURUMITO · ベストアンサー

日計表に入力することで月計表には自動的に表示させることが関数を使ってできます。
例えば次のようにすればよいでしょう。
シート1ではA2セルから下行に日付を入力していきます。B1セルからC1・・・と横の列には項目名を入力します。
毎日のデータは日付と項目にちなんだセルに入力します。
そこでシート2、シート3・・と月ごとのシートを作るわけですがシート2からシート13までを用意して、シート見出しのところでSheet2をクリックしたのちにShiftキーを押しながらシート見出しのSheet13をクリックします。この操作でシート2からシート13までが同じ作業グループとなります。
シート2が画面にあるわけですがそこでA1セルには4月用のシートですから2012年4月と入力します。数式バー上では2012/4/1と表示されますね。
そこで1日から30日までの日付をB1セルから横の列に表示させることにしますが、その操作は次のようにします。
B1セルには次の式を入力して右横方向にドラックコピーします。

=IF(MONTH($A$1+COLUMN(A1)-1)=MONTH($A$1),$A$1+COLUMN(A1)-1,"")

B1セルからAF1セルまでを範囲として選択して右クリックし「セルの書式設定」から「表示形式」のタブの「ユーザー定義」で種類の窓には　d"日" と入力します。
これでA1セルの年月に応じた末日までが表示されます。
次にA2セルから下方にはシート1の1行目で使用していると同じ項目名を入力します。
B2セルには次の式を入力してAF2セルまでドラッグコピーしたのちに下方にもドラッグコピーします。

=IF(OR($A2="",COUNTIF(Sheet1!$A:$A,B$1)=0,COUNTIF(Sheet1!$1:$1,$A2)=0),"",INDEX(Sheet1!$A:$J,MATCH(B$1,Sheet1!$A:$A,0),MATCH($A2,Sheet1!$1:$1,0)))

これでA1セルに入力された2012年4月に関連するデータがシート1から転記されることになります。
最後にシート1の画面に戻ります。これによってシート2からシート13までの作業グループが解消されます。
次にシート3ではA1セルに2012年5月と入力すれば関連するデータがシート1から転記されます。以下同様に各シートのA1セルに年月を入力すればよいでしょう。
シート1に入力される日付に応じて関連するシートに自動的にデータが転記されます。
なおシート見出しはSheet2を4月のように変更しても何らの問題もありません。各シートのA1セルの年月だけがシートのデータに関係していますので。

お礼

早いご回答、丁寧にお答えくださいまして、本当にありがとうございます。
式を見ると難しそうですが、職場に戻ったら、試してみます。

補足

今回は、私のわかりにくい質問に、一早く具体的な方法を示していただいたKURIMITOさんをベストアンサーにさせていただき、いったん締め切らせていただきます。
みなさま本当にありがとうございました＆またよろしくお願いします。

回答No.3

MarcoRossiItaly

シートの構造、ファイルの構造がさっぱり分からないのですが、例えば「日計表」のA1、C1、E1セルに2012、8、11と入力されていて、シート「2012年8月」にある「11日」のデータを拾いたいなら、VLOOKUP関数の引数にそれらの参照セルの番地を混ぜればいいと思います。当然、シートの作りによって、数式の書き方は様々に変わってきます。VLOOKUPでないほうがいいこともあります。

＞理想は’日計表に入力したら、それが月計表のその日にちの欄に反映される’ことです。・・・が、難しそうなので、逆パターンで、先に月計表に件数を入力、その数字を日計表に取り込む方法でもいいかなと考えましたが、……

お勧めの方法は、「日計表」と「月計表」は様式とのことなので、「日計表」と「月計表」はそれぞれ1シートしか用意しないということです。そして、データを入力するシートをデータベースとして、そこから様式にデータを拾うことです。件数だけでなく、日付とか、毎日変わるコメントなどもあるのであれば、それらの入力もデータベースに。様式の2シートは様式なので保護し、その中の日付などのセル以外は、編集しないことにする。

数千行以内かつ数十行以内といった小さなデータベースであれば、1シートだけ用意すればいいでしょう。つまり、月ごと、日ごとにシートを分けたりせず、毎日、シートの下に向かってレコード（データが入力されている行）を増やしていくのです。

＞月計表が複数あるので月替わりに参照シートの指定をいちいちやり直すのか？？？

何らかの方法で指定をしないことには、特定データを拾うことは不可能ですよね。ですから指定しないということはあり得ないわけですが（＊）、ごく簡単な、誰にでもできる方法で指定すればいいでしょう。例えばこの回答の冒頭に書いたように、年月日だけ入力しさえすれば、その日の関係データが全て参照されるようにしておくという具合に。後は紙に印刷でもPDF化でも、好きに管理すればよい。

＊TODAY関数などで完全自動化というのもなくはないですが、それはそれで柔軟性に欠けることが多いです。

＞（自分だけが使うわけではないのでそれは困る）

こういった諸条件もできるだけ詳しく書いてくださらないと、後出しの条件を理由に、皆さんの優れた回答が否定され、そうでない回答にベストアンサーが付けられるということが多発しています。他にも条件があるなら、たくさん書いてください。

VLOOKUPの式の書き方を質問されるなら、できればこの質問はいったん閉じてください。必要な情報を十分に書いた上で別途、質問し直してください。Excelのバージョンは書いてくださいましたが、シート名とか、表頭の項目名とか、セルの結合の有無とか、省略せずにきちんと書いてください。ご質問が具体的でないと、曖昧な回答しか集まりません。質問文に次のような感じで載っていると、何をすればいいかもっとはっきりすると思います。

　　A　　　B　　　C
1　日付　件数　コメント
2
3
　　※別シートがあれば、その分も。

画像の添付でも、文字が細かくなければまあいいです。ただ、上のようにテキストで書いてあればコピーできるので、回答者としてもラクです。

お考えのことを全て実現していくには、様々なテクニックを覚えていく必要があります。いっぺんに完成させようとせず、何度でもインターネットで検索してください。こういったQAサイトで質問されることがあってもいいでしょう。少しずつ調べて作っていってください。

お礼

No.1の方に補足説明を投稿している間にご回答くださり、遅くなりすみません。
先にもっと具体的に説明しないといけなかったんだなと反省しています。
MarcoRossiItalyさんのご意見の中に作り方のヒントがたくさんあるように感じました。

いったん閉じて、質問内容を整理して再投稿したいと思いますので、よろしくお願いします。
No.1のJazzCorpさん、No.2のKURUMITOさんも、本当にありがとうございました。

回答No.1

K Kazz（@JazzCorp）

＞Sheet1に日計表、Sheet2以降が月計表となっており、4月・5月・6月・・・3月と1年分が続きます。
普通日計表は日付があって１ヶ月分を溜めるものでは？（そちらの月計表？）
日計表といっているのは入力作業用ですね？
日計表は不要では？
年次は集計しない？

＞日計表と月計表は様式は全く異なっています。
月計表は先頭行が項目、1列目が日にちです。
どう違う？、縦横入れ替え？
転記処理を簡単にするには形式を合わせることが先決。
項目とレイアウトを具体的に...

補足

早速ご覧いただき、ありがとうございます。
そうなんです。形式を合わせればもっとラクなのかなと思うのですが、
日計表は毎日の決裁用で、書類の束の表紙につけるための決まった様式なので、
変更することができないんです。日々報告書といったほうがいいでしょうか。
その日計表の形でとっておく必要はないので、データとして数字だけを月計表（月別リスト）に再入力しています。
ちなみに年計表は月計表の合計欄を読み込んで、最終シートに集計できるようにしてあります。
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Sheet1　　　　日計表
Sheet2～13　月計表（12月分）
Sheet14　　　 年計表
-------------------------------
日計表のレイアウト
　　件数　金額
Ａ 　１　（自動計算）　
Ｂ　 ５
Ｃ 　９

月計表（○月）のレイアウト
日　Ａ　Ｂ　Ｃ　合計
１　 １　５　９ （自動計算）
２
３
・
・
・
31

簡単に言うとこんな感じです。
-------------------------------
件数の数字を入力するだけですが、日計表と月計表に2回入力しているという
何とも無駄な作業をしている気がしています。