学会登録料のキャンセルと返金要請を英文書きたい

質問

私は英語が非常に苦手なのですが、ある学会の登録料のキャンセルをしなければならなくなりました。ですが、読んでみるとどうやら手紙でキャンセルと返金願い書かなければならないらしいのです。
（下記原文）
To cancel all or any portion of your meeting registration order, you must notify （学会名） in writing of your request for a refund. The timing of your request is important in determining refund amounts. Refunds will be made upon receipt of a written refund request within the following guidelines

学会はアメリカで11月28日から始まります。なのでキャンセルの条件は下記になると思われます。
（下記原文）
Refund request received less than 10 days prior to or until the conclusion of the meeting
Regular registrants will receive refund amount requested less $215 ($180 for costs already incurred by (学会名） to date plus $35 processing fee.) The $35 processing fee will be waived for Regular registrants who apply a portion of the refund to member dues or any additional （学会名） product or service if made at the time of the refund request.　

登録料は670USドル、そのほかに学会の論文概要が入っているDVDを３０USドルで購入したので、合計７００USドルになります。ですがどうやら２１５USドルはキャンセル料として支払わなければなら
ない（？）ようです。（DVDの料金もかえってくるのか心配です。）

英語が苦手な私の英語力では、キャンセルと返金要請の英文は難しすぎて、とても書けません。

藁をもすがる思いでいっぱいです。教えてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.3

ohioan4506

こんにしは。キャンセルと返金要請の英文に関しては他の方から回答が出ているので省略して、返金に関するガイドラインの条件がいくつかあると思われますが、学会開始まで４日を切っているので、質問者さんがこれだと思われたガイドラインの、「学会の会合（開始）から１０日を切った日にちから会合終了日までに要請が受理された場合」で合っていると思います。つまり１１月１９日から会合終了日までに受理された場合、２１５ドルが差し引かれて返金される、というNo.1の方の解釈でいいと思います。

お礼

ありがとうございます。
なんとなく勘で訳してみたのですが、当たっていたみたいで
よかったです。まあ、英語が苦手なので・・・。
安心しました。

回答No.2

yake2001

> Refund request received less than 10 days prior to or until the conclusion of the meeting
と書かれているので、会合が終了する10日前までには返金要求しないといけません。
学会が終わるのいつでしょう? 12月1日の金曜日でしょうか? もしもそういうことであれば、すでに期限が過ぎているので、返金交渉は難しいと思います。(金額的に1週間の会合でしょうね)

もしも、返金請求の期限に間に合うなら、文面自体は「キャンセルしたいので返金を要求する」と一言書けばいいと思うのですが。そんなに難しく考える必要はないと思いますよ。
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Re: Refund Request for (学会名) meeting registration
(学会名)会合登録の献金要求

Dear Secretariat;
事務局御中

I would like to cancel my registration of (学会名) meeting held from Nov.28 till Dec X and request to refund the registration fee.
11月28日から12月X日まで開催される(学会名)の登録をキャンセルして、登録料の返金をお願いしたいです。

Sincerely;

(右寄せ)Date
(右寄せ)Name/Signature
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とでも書けば意図はわかってもらえると思います。あとは淡々と事務手続きをしてくれるでしょうし、いくら返金予定かの明細くらいは送ってくるはずです。
> Refunds will be made upon receipt of a written refund request within the following guidelines
とわざわざ紙での返金要求を求めているので、あなたのサイン入りのものをFaxで送った上で、原紙は事務局に郵送しないといけないように思います。

英文自体は、Google翻訳などで機械翻訳したものでもいいので、悩んでいないですぐに返金要求すべきでしょう。

お礼

ありがとうございます。
DVDの内容は入っていなくても、あちらの方は理解してくれるんですね。
参考にします。

回答No.1

kannazuki123

こんにちは。

英文を読みますと、

・学会終了の10日前以降のキャンセルの場合、既に生じた費用180ドルと
35ドルの手数料計215ドルを除いた金額を返金する。

・しかしあなたがregular registrantである場合、返金要請の際に返金額の
一部で学会の年会費や商品、サービスなどの支払いをするのであれば、35ドル
の手数料は必要ない。

ということだと思います。このregular resistrant の定義が分かりませんが、
常連という感じでしょうね。

とりあえず、両方ともキャンセルしたいのであれば、下のようなメールを送れば
いいと思います。ご参考まで。

Dear Sir/Madam,

I would like to cancel my booking for the meeting on 日付.
I have already paid 670 dollars for registlation and 30 dollars
for the DVD, and I would like to get a refund for both.
My booking number is ...
Thank you in advance.

Best regards,

名前

お礼

ありがとうございます。
とてもわかりやすいですね。
参考にします。