ＩＳＯの電子文書管理について

質問

現在、私の会社では、ＩＳＯ認定の取得を取る為に
品質に関するルールを文書化する作業に追われています。
そこで、問題になってきたのが、文書化したファイルの管理です。
電子文書管理システムをどのように運営・維持していくべきなのかが、勉強不足のゆえ、混乱しています。
私どもの会社は、中小企業の為、なかなか他の会社の運営状況の情報も入ってきません。
少ない人数で、円滑にＩＳＯを維持運営して行く為の
良い電子文書管理システムについて、何か情報・ヒント等ありましたら、是非、ご意見をお寄せ下さい。
みなさん！よろしくお願いします。

回答No.6

noname#13376

背景がよくわからないので、不適切な回答だった場合、お許しください。

電子文書、といっても、必要なのは
１．それが社員が利用すべき文書なのかどうか
２．ちゃんと承認が取れているのか
３．廃棄した場合、利用できないようになっているか
の3点を守ればいいのです。

よって、私が考えるもっとも「楽で簡単」な方法は以下のとおりです。

１．原本をワードとか何とか、好きな方法で作る
２．紙に印刷して、その紙をつかって、審査だとか審議だとかなんだとか、とにかく必要な合意と承認をとりつける
３．もちろん、承認印とか必要ならその紙の上でする
４．紙と同じ内容のイメージをイントラネット（つまりHTML文書の上に添付して）に載せてしまうか、LotusNotesかなにかのシステムに載せてしまう。ポイントは、できれば、紙を印刷するために使ったときのアプリケーションファイルのままにしておくことか、もっともいいのは、アクロバット。これなら１本買うだけで、社員はフリーソフト（ここでは、買わなくていい、っていう意味）である「アクロバットリーダー」の利用ですむのです。
　で、とにかく、画面上で読める状態を確保する。
５．画面の上にあるものは、社員個人が印刷したら「印刷したものは参考資料です」という扱いにする。実際、社員にも印刷したものが参考であることの意識を徹底する。基本は画面で見ること、ということを理解させる
６．さて、審査。そのときは、「審査は紙で、原本は紙と画面のものとが同じである保証がこのようにとれています」といって説明して、「社員は画面をみて仕事をします。紙を印刷しても、それは参考資料にすぎません」という。

　とまあ、こんなところです。
　理解できない点があれば、また質問してください。