未請求と請求済みの請求書データの扱いを簡略したい

質問

個人でオートバイショップをしています。
修理や顧客からのパーツの依頼などを、エクセルで台帳ファイルに日々記録しています。
例えばセルをスペースで区切ると台帳ファイルの中身（項目名）は
日付　名前　修理内容　請求日　請求額　入金額　請求書　納車納品日　納車納品未　・・・・・・
などになります。

各行の請求書という列のセルをクリックすると、案件別にエクセルで作った請求書ファイルにリンクしており、その請求書が開くという感じです。

その請求書ファイルは、お金の回収がまだなら未請求というフォルダにあり、請求を全て回収して納車または納品が終わったら、月別の完了フォルダに移行しています。

問題はその請求書ファイルを、月別のフォルダに移行する作業し、請求書のセルのリンクも変更する手間が発生する点です。
月別の完了フォルダに移行するのは、後々その顧客が違う注文が来た際に、以前の注文具合などを調べたりするなどに使うからです。
月別の完了フォルダでなく、その顧客別のフォルダにしたいのですが一見さんが多く、フォルダが無駄に多くなってしまうと思われたからです。

フォルダを移行せずに、台帳ファイル上で完了というフラグを立てれば良いとも思いましが、その場合1つのフォルダに請求書ファイルがどんどん溜まってしまいます。

こんな悩みは他の業種でもあると思いますが、みなさんどうしているのでしょうか。
なにか良い安や、ソフトなどあれば教えて頂ければ助かります。
よろしくお願いします。

回答No.1

kmetu · ベストアンサー

リンクの方法がどうなっているのか(また具体的なファイル名など)分からないのですが、ハイパーリンクでファイルにリンクしてるのでしょうか。VBAでハイパーリンクのフォルダを月ごとに変更すると言うのもできますし、セルをダブルクリックしたら該当フォルダの該当ファイルを開くと言うこともできますから、未請求も完了したものも元々月別に保管しておいてフラグで管理すれば、1つのフォルダに請求書ファイルがどんどん溜まっていくこともありませんよ。

たとえば、単純に考えますが、フォルダが201105とかで個々の請求書が名前請求書.xlsだとし、名前がB列、クリックしている請求書という列がG列とした場合(下の例ではダブルクリックになりますが)

利用しているシートのマクロに
(ALT＋F11で開いた左のところで利用しているシート名をダブルクリック、右に出た白い画面に以下のコードを貼り付けます)

Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
If Target.Column = 7 Then
Workbooks.Open "D:\" & Format(Date, "YYYYMM") & "\" & Range("B" & Target.Row) & "請求書.xls"
End If
End Sub

とすれば毎月フォルダを作成していけば請求書のセルのリンクも変更することなく運用していけます。

補足

返事が遅れました。やはりエクセル側でフラグで管理していくのが簡単なようですね。
書いていただいたマクロは何かに役立ちそうなので自分なりにアレンジしてみます。
ヒントになる回答をありがとうございました。

回答No.2

ngsvx

そのような作業は、「販売管理ソフト」というジャンルに該当します。

ソフトウェアの制作が得意なのであれば別ですが、そうでないのなら、専用のソフトウェアを使った方がいろいろと楽だと思います。
ちょっと検索すれば、有料・無料いろいろ見つかると思いますので、いくつか試してみてはどうでしょうか。

ただ、仕事で使うのであれば、ちゃんと会社で作成された有料のものをお勧めします。

無料のものは個人レベルでの制作が多く、個人のものはサポートに不安があるためです。

お礼

専用のソフトウェアの選択肢も考えてみます。
やはりサポートがあると安心できますので。
ありがとうございました。