ワードを最終版にするにはどうすればいいでしょうか。

質問

教えてください。

受信したメールに添付されていたワード文書が最終版ではありませんでした。

が、「最終版にする」を指定したら、まったく違う文書が出て来ました。
最初に開いた文書は途中のものだったのです。文書が変なので、たまたま気づきました。

「最終版にする」指定した後の最終版が正しいのですが、最初に開いた時に何も表示がないので、最初の文書が正しいと思って回覧してしまいました。

このようなミスは業務上非常にまずいのですが、赤やコメントや波線など出ていれば分かるのですが、何も表示されないので、判別がつきません。

これは送信側の問題なのでしょうか？受け手側（私）のパソコンの設定の問題なのでしょうか？

当面、保存する前に「最終版」をクリックしますが、もし私のパソコンの設定に何か問題があるのならそれを教えてほしいのです。

どうすれば、常に最終版が表示されますでしょうか？
毎日たくさんなので、困ってます。

どなたかお分かりになる方、教えてください。
お願いします。

回答No.4

saekikkt · ベストアンサー

Wordの履歴管理には、詳しくないですが、「ＷＯＲＤを起動したときにデフォルトで、「最終版」にする方法は？！」で下記のサイトがありました。
参考に
http://okdmnsk.blogspot.com/2007/04/blog-post.html

履歴付きのWord文書をメールで添付で送信されるている以上、社内に何らか理由があるように思いますが、それなら面倒でも履歴を確認してから最終版を表示されるという手順になると思います。

理由がないなら普通は、送信側が最終版のみで保存してそれを送るという手順になるとは、思いますね！

お礼

回答ありがとうございます。

出来ました！！

本当に助かりました。社内にPCに詳しい人もいないので、、、

これから毎日助かります。本当にありがとうございました。

回答No.3

enunokokoro

こちら↓の状況と同じかと。
http://www.724685.com/weekly/qa080507.htm

Word2003以降追加された項目で、セキュリティ的なことで
表示されるように設定されているらしいですね。
本来はメールなどの添付をする前に、校閲を終えた状態にし
問題ない文書を送付するべきなのを、忘れたままで添付して
しまったのでしょうね。

メタデータと呼ばれる個人情報につながるものが添付された
ファイルに残っていることを気が付かせる方法なのかも。
http://support.microsoft.com/kb/825576/JA

お礼

回答ありがとうございます。

解決できました！しかし、本来送り手が最終版にするべきなのですね。
自分のＰＣの設定が悪くてトラブルが起きたのかと思いました。

メタデータ、、また新しい知らない言葉です。勉強しなくちゃいけないですね。
また分からなくなったら、教えてください。宜しくお願いします。

ありがとうございました！

回答No.2

tec21865

>添付文書を開くたびに、最終版をクリックするしかないのでしょうか？
と、おっしゃられている事の意味が分かりません。

それは、質問者様の社内で構築されたシステムなのでしょうか？

一般的には、文書が添付された、メールを開き添付文書を開いたとして「最終版をクリック」と言うのは、電子メールのやりとりにおいて
その文書を保存或いは閉じるにしても「最終版をクリック」と言う選択肢はデフォルトではありませんが…

私が、言っているのは各個人が勝手に文書を乱発し、社内メールで無造作に発行するのでは、文書の管理などは出来ない。
従って、ある一カ所のコンピューターの中に保存し、閲覧は社員であれば誰にでも閲覧する事は出来るが
文書の改訂変更新規発行はその権限をもった管理者で無ければ出来ず、また、その文書データを保存する権限も管理者で無ければ出来ない。
また、現場などで紙の媒体として必要な場合は、管理コピーとしてスタンプなどでその発行と所在が判別可能な物としなければ成らず。

改訂前の草案としての文書においては、そのことを明示し、然るべき管理者の承認を得なければ、正式文書として適用されない。
と言うシステムです。

ですから、質問者様の社内で「最終版をクリック」と言う様なシステムが構築されているのであれば
そのルールに従うしか無いと思われます。

一言付け加えるとしたら、それでは文書管理を行っているとは第三者に対し説明証明する事が出来ない。と感じます。

たとえば、どこかの第三者団体による監査などを受けた場合、「これに関係する文書の提出をお願いします。」と言われたときに、同じ名前の文書と番号で内容の異なる物が出てきたらアウトです。

お礼

ごめんさない。
言ってる事がサッパリわかりません。。。（汗）
システムの構築なんてしたことも見たこともありません。すみません。。。。
文書管理の話ではないです。稚拙な問い合わせですみません。

お客様から来た文書を開いたら、変な文書だったので何気なく最終版を押してみただけなのです。そしたら、全然違う文書だったのでビックリしたのです。

でも解決しました。ありがとうございました。

回答No.1

tec21865

こんにちは

最終版とは＝文書が改訂され承認された最新の改訂版、もしくは新規発行された文書

とします。よろしいでしょうか？

また、ISOシリーズでの文書管理システムを管理維持してきた経験者としてお話しいたします。

いずれにせよ、ご質問者様には、確認の点でミスを指摘できますが、あくまでも文書を添付して発行した送信元の責任の方が大になります。

受信側は、その様な事柄に対しPCの設定とかで回避できる様なシステム構築する事とは、全く別の次元の話になります。

発行元が、その文書が承認前のDraft版であるのかを明確にする文書管理が必要です。
＝単純に「Draft版」と言う様なスタンプを電子文書上で記入するとか

この様な常に最新文書が閲覧できるシステムの構築は単純な社内メールのやりとりでは回避できません。

するのであれば、あらかじめ決められたサーバーに文書改版の管理権を持つ者が常に管理し、クライアントユーザーには改版の知らせを発信するのみにするのが求められます。

お礼

ありがとうございます。

でも、、すみません。わかりません（涙）
サーバーの事はもともとサッパリ分からないのです。

送信されて来た添付文書は、受け手側（私）の方では判別できないという解釈でよろしいでしょうか？

添付文書を開くたびに、最終版をクリックするしかないのでしょうか？