エクセルを使った上手なスケジュール管理の工夫？

質問

エクセルを使った上手なスケジュール管理の工夫？

自分がこの質問をするに至った背景を書きじめたところ異様に長くなってしまいました。
ですので「------------」の間は読み飛ばしていただいてけっこうです。

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今春から中途入社した者です。

会社勤めは初めてですが、新卒ではないので入った直後から上司や先輩と同じ質、量の仕事を割り当てられ、なかなかうまくいかず困っています。
上司や先輩、私は毎日残業残業です。

しかし私とほぼ同時期（3か月前）に入社した同僚は、それらの仕事を難なくこなし、それどころか何年も同じ仕事をしている上司達よりずっと早く正確に仕事をこなし、残業、残業の上司や私を尻目に毎日ほぼ定時で帰っていきます。

私も向上心とかそういう上等なものではなく、なんとか怒られないようにしたい、早く帰りたいという気持ちで上司たちよりはむしろその同僚の仕事の進め方を盗もうとしてきました。

もちろん基本的な部分は上司のやり方を真似ていますが、彼らの仕事の仕方は効率を一切追求せず、とにかく時間をかけて人力、力技でゴリ押しする方法でした。
そうやっていくうちに自社のやり方にだけ合うように、ある種ガラパゴス的な能力で、それを真似していたのでは10年やっても事務改善も何もないですし、自分自身のスキルアップにも繋がらないと思っています。

実際、他社から移ってきた同僚の方が「仕事をより早く、確実にこなす」という結果をアリアリと残しています。
その差は何なのかを自分なりに見てきた結果、PCの知識とそれを仕事に生かす応用力の２点のスキルが社内ではずば抜けているからだという結論に至りました。

と言っても彼がマクロやVBAをバンバン使いこなしているというわけでもなく、他の社内の人間のPCスキルが低すぎるのです。
例を挙げますと、８年やっている私の上司（37）はまずショートカットキーが一切使えませんし、使う気がありません。
私がコピーアンドペーストをショートカットキーで行っているのを見て「器用なことするなあ」と感心するレベルです。
切り取った行を挿入して、行の位置を一度に変えるという方法も知りませんでした。
彼は一度挿入したい行に「挿入」で空白行を作り、コピーしたい行をマウスを使ってずーっとドラッグして右クリックでコピーし、空白行に右クリックで貼り付け、最後にコピーした元の行を削除していました。（今もそうしていると思います。）
USBは停止せずにいきなりぶっこ抜きます。

エクセルファイルを記入者に送り、数値を記入してもらうい、それを集計してクライアントに渡すという仕事が業務の中でかなり大きなウェイトを占めているのですが、
その一覧表も記入者がひな型を変更していないかどうか、規定以上の数値が入っていないかどうか、目視のみで確認しています。
たとえば、A列には１５以上の数値が入っていてはいけない場合、２５０行あれば２５０個の数値が１５未満であることをプリントアウトした紙に定規を当てて見ています。
私も入社当初はそうしていたのですが、今は入力規則の設定と、シートを部分的に保護してパスワードをかけるということを覚え、それをもって数値の正確性を担保しています。（もちろん最後にざっとは紙に出したものを確認しますが）
最近やっと覚えたこの方法で、私の作業の正確性と速度は格段にあがりました。
ここで質問に答えている方なら笑ってしまうような本当に初歩的な操作ですけれど。

そういう状況で、同僚とたまたま同じPCを見ながら作業することがありまして、その時に彼のエクセルの機能の知識とその使い方の適切さを間近で見て「ああ、この人は社内の他の人間が３時間かけていることをPCを利用して１０分で終わらせているのだな」と確信しました。

そして今日、そんな彼が自作のカレンダーでスケジュール管理しているのを見たのです。
それにはおそらく関数が入っており、納期や締切から逆算して納品日を瞬時に出したりしているのでしょう。そして多くのクライアントごとの納期や締切等の情報を一括してわかりやすく把握しているはずです。
我々もスケジュールはエクセルで管理していますが本当にそれはただの罫線の入った表で、
納期はいつか、収支はつけたか等、目が痛くなるようなその表を穴が開くほど睨んで、なんども確認している状態です。

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一人で数十というクライアントをかかえ、一つ一つことなった納期、締切、外部への委託の時期、その他もろもろを瞬時に把握して一括管理できるエクセル活用法はないでしょうか。

回答No.1

noname#161375 · ベストアンサー

こんばんわ。
心苦しいのですが…はっきり申し上げます。
もう少しエクセルの勉強をしてください。
今は、ネットにも書籍にも初歩の初歩から教えてくれるものがたくさんありますし、ある程度知っているのなら仕事で使える応用術をまとめた本もあります。1000円もしないくらいで。
長々と質問されていますが、具体的に『何』がしたいのかはかかれていませんよね。
私や回答をする方は質問者さんの仕事を理解していないので、何がしたいのかピンときません。
関数を使えば整理できる?そんなエクセルの活用云々…の話よりも質問者さん自身が、顧客の整理が頭の中でさえうまくいってないのではないでしょうか。
別に関数なんて手入力でやるようなことを簡単にしてくれるくらいで、魔法みたいに自由自在にやってくれるわけじゃないんです。
シートにこんな一覧をだしたい、顧客や月別でまとめたものを週の頭にだしたいなど具体的なことを書いてください。

少々出過ぎたことを言って申し訳ないです。
以下、こんなふうにまとめたらどうだろう?というのを書いてみました。

シートの分類
・顧客のシート×顧客の分
・月別管理シート×1つ

顧客シートの内訳
シート名は顧客の名前など
セルごとにまず、情報を書きます。
例)A列→仕事の管理番号(自分の中で)
B列→仕事の大まかな内容
C列→納期
D列→締切
など。大切なのは一つの情報のみを書くことです。
日付だけを書き余計なものは入力しません。
例)9月5日→○
9月5日(日曜)→×
※日付と曜日は扱いが違います。詳しくは調べてください。
ヘッダー部分とした行に何の情報かいたのかを書いておくとモアベターです。

月別管理シートの内訳
手入力をした顧客情報をまとめるシートです。
質問者さんの知りたい情報をどう表示したいのか考えてください。

例)
1行目に月を入力

今月納期の顧客情報を参照させる(必要に応じた関数を使う)

などなど。
これを週ごとにまとめたいなら日付入力した期間のみ顧客データベースより参照、
納期や締切だけをだしたいなら、それに応じてシートを増やせばいいし、上書きしていくならそのつど必要ならバックアップをとっていきます。

私があげたのはあくまで一例で、具体的にどう処理したいのかは質問者さん自身でお考えください。
ある程度ご自身で勉強され、どうしても関数やら処理ができないとなったときにまたこちらを頼ればいいと思います。
その時はエクセルやＯＳのバージョンをかくのをお忘れなく。

以上、長文失礼いたしました。

回答No.4

MackyNo1

エクセルは、あなたが経験されたように入力規則の機能１つ使っただけでも、入力時のミスなどをかなり防ぐことができるなど（ただし、コピー貼り付けすると入力規則が働かないので、条件付き書式など他のチェック方法も併用したほうが良いかもしれません）、業務改善に大きな力を発揮します。

＞我々もスケジュールはエクセルで管理していますが本当にそれはただの罫線の入った表で、納期はいつか、収支はつけたか等、目が痛くなるようなその表を穴が開くほど睨んで、なんども確認している状態です

この管理には条件付き書式が簡単かもしれません。
例えば、納期の３日前になったデータで処理が終了していないデータの行を赤い色で目立つようにすることができます。

あるいは、処理の済んでいない（どこかのセルが未入力）データで納期の近い順に別シートに自動的に関数で一覧を作成するのも有効なような気がします（少しレベルが高いですが）。

エクセルは工夫すれば何でもできるような奥が深い高機能のソフトですので、参考書ではエクセルでできそうなことをざっと学習しておいて、実戦現場でもう少し効率的な作業がしたいと思うことがあったら、それをエクセルで実現するための手段がないか考えて、ヘルプなどを参照しながら１つ１つクリアしていくことが、最終的なレベルアップにつながるような気がします。

もし、自分だけで試行錯誤して壁に突き当たったら、このような掲示板に問題点を絞って、具体的な表のレイアウトなども説明して質問されれば、皆さんから親切な回答が寄せられると思います。

回答No.3

n-jun

そのずば抜けている同僚に教えて貰う
と言う事は考えないのでしょうか？

同僚もあえて聞かれないから、
教えないだけかも知れません。

目の前に良き指導者がいるのですから、
有効に活用しましょう。

回答No.2

noname#198951

見てるとスケジュール管理の前にエクセルの関数や操作をもっと勉強しなければならないのではないでしょうか？
毎回同じ事を無駄に手作業で行っているので時間がかかる。しかしゴリ押しで残業までして時間をかければなんとかこなせてるから問題になってないだけで非効率なんです。
切れないノコギリで木を切り倒すには時間がかかる。でも、つゃんとノコギリの刃を研いでおけば短時間で済むのに、余裕がないから刃を研ぐのではなく力技で切り倒す。
ノコギリの刃を研くのは、エクセルの操作方法の見直しや、定例作業の効率化です。

スケジュールは別にエクセルだろうが、紙だろうが同じで、今のままでは締め切り前に時間的無理だと言うのがわかるだけで、スケジュール管理には役に立たないと思います。
定例作業は何か、何にどのくらい時間を用すかが把握できないとスケジュール管理も逆算も出来ないので、経験と知識の向上が必要ではないでしょうか？

効率的な方法をみんなに周知し、知識を向上すれば上司も同僚も短時間で作業が済むようになるのではないでしょうか？