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登記手続きが必要ない取締役会議事録を簡易な記載方法は許される？
- 登記手続きが必要ない取締役会議事録を簡易な記載方法について質問です。
- 具体的には、議題ごとに簡潔な決定事項をまとめる方法や、電話会議の場合における簡易な記載方法について知りたいです。
- また、普段使わないような漢字の使用や裁判等において問題が生じる可能性についても教えてください。
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＞登記手続きが必要ない・・・・ 会社の商業登記手続き上、決議の証明として必要とされる議事録以外は、法務局に提出する義務はありません。もちろん任意提出をするものでもありません。 会社議事録は私文書です。 現行法では電話やメールやFAXでの書面決議が認められ、合理的な執行ができる様になりましたが、それでも会議の流れはポイントを抑えて記録しなければなりません。 当事者間における意思決定の経緯が重要なのです。 なぜ『簡易的な記録』ではまずいのか？ 裁判や社内紛争をご経験なさればおわかりになりますが、特に裁判では証拠調べは当然としても弁護士を代理人にしますと『法廷戦略』を練るのです。 それには裁判官が納得できるような『ストーリー』が必要とされ、優位性を保つには一に証拠、二に証拠プラス相手をおとしめる『脚本』が必要となるのです。（弁護士の大半はそれで飯を食っている） 簡略＝欺き、怠惰とされる風潮がありますから要注意なんですね。 勝つためには多少の捏造など日常茶飯ですが、これが社会の実態なのです。 あとは、おっしゃる様に「記載文言」の古めかしさは否めないものがあります。 あと１０年もすれば大分変わるでしょうけれども、あえて難解な用語を駆使するのが好きな司法書士や弁護士もまだいます。 これら表現は法律用語に隣接した表現で、司法世界では当たり前かもしれませんが一般社会では なじめないので、これは当事者及び第三者が理解できる範囲であればよいと思いますよ。 ただ『会議に諮る』は、漢字は別としても経営用語では中小企業でもひんぱんに使用します。
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>実際に参考になる、企業小説、これだけは読んでおいたよい本・・・・・ 申し訳ございませんが市販で、かつ実用的なものは存じません。 小説は所詮作家が書いたもので、経験者の生の記録には程遠いものですから。 もし、よろしければURLからお入りになって頂き、そこで考えて見ましょうか？ 以前他のサイトに投稿した文書をご案内しながら、事件の盲点をご説明できると思います。 つまり実話ということになります。
お礼
返事が遅くなり申し訳ありません。 ありがとうございます。 お気に入りにさせていただきます。 また、OKWeb上では締め切らせていただきます。
>第１号議案等は議案に省略 議案が複数でなければ、よいと思います。 複数の場合は『議案１』などシンプルでよいかもしれませんね。 ＞決議に諮った等の言葉ではなく、賛成が◯◯人、反対◯◯氏といった形で記載 この会議は執行機関の意思決定の場です。 取締役は本人の意思を持って就任承諾しますから、決議にしても表面上強行採決やはありえないのですが 『皆さんどうかね』という議長が全員に問うた仕切りを示すのが『決議に諮った』となります。 中小企業にもあるのですが、コンプライアンス違反を知りえながら経営方針を決議したとする虚偽記載が 多くあります。 事件になった場合、反対者が存在したかしないかが問われることがあり（当日は流会とし、後日改めて開催など）そのため省略はしないほうがよい場合もあります。 これは貴社の経営規模や、事業環境にもよりますので一概には答えにくいですな。 私は職業上、税理士や弁護士が裏から手を回し会社を食い物にしたケースも目の当たりにしております。 つまり企業事件です。 また、３０年来の仲間で形成する経営陣が第三者の巧妙な仕掛けにより崩壊し、何億も喪失した内紛にも遭遇しました。 会社が儲かると、泥棒じみた人間が必ず寄ってくるものです。 ご質問に比べ大げさな事例をあげたかも知れませんが、こうなりますと議事録作成者にも責任が及ぶこともあるのです。 ＞質問内容、回答内容、等は時系列で表記 従来の議事録というよりは『協議記録』というイメージですね。 添削するにも具体性が欲しいのですが、ここでは出来ませんものね・・・。 ○○氏と記載する場合は、例）取締役山田太郎（以下 山田氏と称す）としたほうがよいでしょう。 旧態を払拭して、新たな手法を取り入れることは画期的ですよね。 回答をさせて頂いてますが、逆によいヒントを頂いた気がします。
お礼
丁寧なお返事、本当にありとうございます。とても参考になりました。 弊社の規模は小企業ですが、各所より出資を頂いています。 そうなってくると、議事録をしっかりととっていくが必要であると言う事がよくわかりました。 企業活動として、裏方の仕事の増大はやっぱり抵抗があります。 しかし 略式が怠慢 とみられないよう。またリスクをすこしでも減らせるようにしっかりとした議事録をとっていこうと思います。 また企業事件としておっしゃる事については、ゾッといたしました。 弊社でそんな事がおこれば、必死の思いで活動をしている人に申し訳がたちません 実際に参考になる、企業小説、これだけは読んでおいたよい本等あれば 是非教えていただけないでしょうか。
お礼
早速のお返事ありがとうございます。 ＞当事者間における意思決定の経緯が重要なのです。 なるほど。勉強になります。 よって、結論だけという簡易的な表現はやめた方が良いという事ですね。
補足
さらに質問させてください。 上記のお返事の件を踏まえて あくまで流れがわかる形で以下のような変更をしたと思います。 いかがでしょうか？ -- 第一号議題 ◯◯の件 ◯◯◯◯と諮った処、◯◯氏の提案により◯◯と条件が変更になり、 それについて決議を諮った処、◯◯氏は反対意見をのべたが、賛成多数にて決定した。 -- とする処、 --- 議題 ◯◯の件 ◯◯◯◯としす。。 （質問内容） （回答内容） （質問内容） （回答内容） （修正議案）◯◯◯であれば実行する。 （決議）賛成◯◯人、反対 〇〇氏 --- １）第１号議案等は議案に省略 ２）決議に諮った等の言葉ではなく、賛成が◯◯人、反対◯◯氏といった形で記載 ３）質問内容、回答内容、等は時系列で表記