株主総会議事録の作成方法

質問

上場会社で株主総会実務を担当しております。

総会議事録を作成する際、その簡略報として、招集通知を添付する、ということを聞いたことがあるのですが、具体的にはどのような構成にすればよいのですか？

イメージしているのは、
「別添招集通知のとおり、議長より営業に関する報告が行われた」
「別添招集通知のとおり、議長より議案に関する説明がなされた。」
などとし、
招集通知は議事録と合綴、袋とじとし、実印にて契印をすればよいのかな？
などと思うのですが...

また、登記申請時の原本還付の為に、謄本を作成する必要があるのですが、何か留意点はございますか？？

よろしくお願い申し上げます。

回答No.2

keisukekun · ベストアンサー

追加です。
定款変更案に関しては新旧の対照表がありますよね。
前職の総会議事録の決議事項に関しては、定款変更についてのみ新旧対照表だけは添付書類としていました。
登記事項については省けませんよね。
ただし、印刷した招集通知の冊子を添付していた時期もありましたが、後半は違います。
招集通知書の作成に当たっては、最初からすべてワープロ(その後はＰＣのワープロソフト)で完全原稿を作って印刷会社に発注していました。
(決算取締役会で決議すべき計算書類を作成するためでもあります)
よって、参考書類についてもすべてデータにある訳です。
ですから、議事録を作る際にそこからペーストするだけですので、二重チェックの必要性はありませんでした。
これで回答になりましたでしょうか？

ＰＳ
「株主総会実録」は全12回分で、中には１時間半、２時間半という当時では長時間総会と言われていたものも含まれていましたので「これはかなりの額で売れるよなぁ。総務で利益を稼ぐか。」なんてよく冗談で言ってました。

お礼

度々のご回答、ありがとうございます。
なかなか、思うようにはいかなそうですね。

>招集通知書の作成に当たっては、最初からすべてワープロ(その後はＰＣのワープロソフト)で完全原稿を作って．．．

そうそう、そうなんですよね～。
これをやらなきゃいけないのは分かってはいるんですが．．．
来年から、おっしゃるような「まっとうな」方法でやろうと思います。

回答No.1

keisukekun

ご質問は「報告事項」についてのみということですよね。
いわゆる法定議事録というものは、必要最低限の記載があれば十分なため、特に添付がなくとも「議長より営業報告書、貸借対照表および損益計算書の内容について詳細に報告があった」とすれば登記上もなんら問題のないところです。
どうしても招集通知(冊子のまま？)を添付したいということであれば、袋とじと契印(議事録に捺印する人全員)をすれば問題ありませんが、原本還付のための謄本を作成するのがかえって大変になるものと思います。
なおご存知とは思いますが、合冊で招集通知書を印刷している場合、この中には「招集通知」「計算書類」「参考書類」という別々の法的文書が入っておりますので、議案に応じてこれらの言葉を使い分けしたほうがいいと思います。

なお私は、法定文書である「株主総会議事録」と、社内記録文書としての「株主総会実録」とを分けて作成していました。
前者はまさに登記と閲覧要件のみ満たしたもので、添付書類もないし質問があった場合も要点のみしか載せていません。
ただし後者については、質問もほぼ一字一句に近いくらいのある意味で「ノンフィクション小説」的な感じすらするものでした。
ちなみに私は、５年程前まで一部上場企業の総務を15年程担当していました。

補足

>ご質問は「報告事項」についてのみということですよね
いえ、むしろ質問の趣旨としては、「参考書類に関する記載を省きたい」という希望です。
説明が足りず、失礼いたしました。

参考書類部分は、
「議長より議案の内容について、詳細に説明がなされた」
とし、議事録本文の中から、定款変更の新旧対照表や新株予約権の詳細などを省けるのでしょうか？
登記に関連しない事項
　例えば
　『単位株→単元株』
　『監査役任期３年→４年＆経過措置の附則』
　『株券失効制度』など
は省いたとしても問題が発生しないような気がいたしますが、登記に関連する事項
　例えば
　『取締役役責任減免』
　『新株予約権の発行』など
は、省けないと思っているのですが...

招集通知（もちろん広義です）を作成するときに一字一句間違いが無いかチェックをし、議事録を作成するときにまたまた一字一句をチェックするのが非常に非効率と思っております。

>「議長より営業報告書、貸借対照表および損益計算書の内容について詳細に報告があった」

これは、このとおり行っております。

>「株主総会実録」
これは、すごいですね　^^;
ビデオ撮影とＭＤ録音はやっておりますが、さすがにここまで窮めてはおりません。