情報共有が出来ない人への対応

質問

会社に情報共有が全く出来ない人（以降Xさんと略）がいるのですが、具体的にどのような対応をしたら改善されるのかアドバイスをお願いします。

まず情報の共有をしなかった一つの実例として・・・

機械の部品40個をXさんが購入した→その部品を使って作った機器を
納品したお客様から「使えない」とクレームが入る→Xさんが部品納品
会社に連絡をしたところ部品の一部の爪をはがさないと
機能しない事が判明→Xさんはクレームを入れたお客様に謝罪をし
爪の部分をはがしてもらうようお願いした。
（通常はこちらで対応となるのですが、いろいろな環境の都合により
ここの部分はこの対応で問題ないとお考え下さい）

Xさんの場合はここで対応が完了してしまいます。
そのため状況を知らない他の同僚へお客様から連絡が行った場合、また
部品納品社に連絡をして「さっきも同じ事を伝えたのですが・・・」と
なって、初めて「先に対応したのに情報を共有しなかった」と判明する
事が多々あります。

最初は忘れていただけなのかと思っていましたが、「ああ、そちらの
お客様もですかー、いえね、実はメーカーに聞いたらツメの話しが出て
今回納品した40個全部だめなんじゃないかと思っていたのですよー」
と笑いながら言うので、感覚が違うようなのですが。

上記は本の一例ですが、他にも同様のケースが多々あり、困っています。
宜しくお願いします。

回答No.4

mat983

とても簡単な事と私には思えます。
苦情は処理の仕方一つで会社の信用を左右するとても大事なことであることを、部員全員に徹底させることです。
そのため、苦情はすべて起きた段階で○○課長に報告し指示を仰ぐ。
また、途中経過。対策を終えた段階で報告を行う。

これを周知徹底すれば良いと思います。
どこの会社でもそうしていると思います。

回答No.3

kaz-a

そもそも会社組織として情報共有の仕組みがあるのでしょうか？

・クレーム情報を収集し、業務改善に繋げるような社長直轄のプロジェクトがあるか
・Xさんが使った部品を別の人が使う場合、その人は納入仕様書等の確認を怠っていないか

よく報告・連絡・相談が仕事の基本などと言いますが、上司や社長が社員の話を聞かないようでは、このような基本的なことも根付きません。
結果として個人プレーが根付いてしまったとしたら、それは情報伝達の仕組み作りを怠っている会社側の責任です。

仕組みができているのでしたら、たとえば爪をはがす必要があると判明した時点で納入仕様書に不備があれば出し直させる、再提出までの間は注釈文を付け加える、それらを怠った場合は顛末書提出の上減給対象になるといった手続きが自動的に決まります。(それが決まるようにするのが仕組み作りです)

回答No.2

debukuro

あなたはその人を管理する義務があるのですか？
あればあなたの責任です
解雇するなり配転するなりあなたの権限内で処理して下さい

そうでなければあなたが立ち入る問題ではありません
上司に報告しましょう

回答No.1

zorro

そういう人間だと思うことです。貴方が情報を聞き出すしか方法はありません。常日頃からコミュニケーションを密にする以外方法はありません。