パワーポイントのデータを長期保存（20年以上）する場合、保存形式や記憶媒体等の留意点を教えて下さい

質問

家族新聞をパワーポイントで作っています。
ページ数は１ページですが、写真の挿入も多く20メガぐらいあるデータで、
今はパワーポイント（バージョン2000）のそのままの形式で保存していますが、今後バージョンアップやいろいろな環境変化などでデータが見れなくなるかも・・・と素人ながらに心配しています。

家族新聞ということで、ファイルは閲覧・印刷のみなで、編集はありません。例えばpdfで保存し直すとかでしょうか？

ファイル形式の点、記憶媒体の点ぐらいしか思い浮かびませんが、
その他に気を付けるべき点などあれば教えて下さい。

回答No.4

Gletscher · ベストアンサー

まず、アプリケーションソフトですが、数年後とにバージョンアップがされ、古い形式だと読めなくなる可能性があります。
さらに、20年先までPowerPointという製品が存在するのか、もしくは、それを作ったメーカー（Microsoft）ですら存在するかどうかわかりません。
また、たとえ存在したとしても、パソコンのOSなどが変わって古いバージョンのソフトは動かないでしょう。
個人的にはWindowsは10年以内になくなると思っています。
Microsoftは20年前から、Windowsは将来的にUNIXに統合すると言っていましたね、そして、Windowsのバージョンが上がるにつれて、どんどんUNIXに近づいています。
ですから、PowerPointのままで保存しようとしたら、今のマシンとソフトウェア（PowerPoint2000）もそのまま残す必要があります。

次に、媒体ですが、ハードディスクでもCD-Rでも、何もせずに保存しておくだけだと5～10年くらいで消えていきます。
消えないようにしようとしたら、数年ごとに保存しなおせば良いです。
ただし、CD-Rの場合は10年後、15年後まで買えるかどうかも分かりません。世の中にはCDが無くなってDVDしか無い時代も来ると思います。

PDFにするアイデアもありますが、これとてAcrobatが20年後まであるのか？　Adobe社が20年後まであるのか分からないので、この方法でも、やっぱり現在使っているパソコンごと保管する必要があると思います。

結論としては、一番堅いのは、紙に印刷してラミネートして残すか、画像にすることだと思います。
GIFでは写真の色が自然にならないし、bmpではWindowsが無くなったらみられないしので、Jpegでは圧縮ノイズが入って汚くなりますがおそらく20年後でも見る方法はあると思うし、Tiffにすれば色落ちも無く一番良いのではないかと思います。
あくまで個人的な見解ですが・・・

お礼

一番、危機管理意識が高まるご意見でした。
ひとまず記録媒体を数年ごとに書き換えていきながら、出力もして
保存していく方向になると思いますが。
詳しくご説明、ありがとうございました。

回答No.6

noname#99913

(1)先のことを言うと、すべてのファイル形式がダメ、ということになりますから、今扱いやすいものでいいと思います。先行きが怪しくなったら、その時に変換すればいでしょう。

ファイル数が少ないのなら、PDFでいいと思いますが、ファイル数が多いと、PDFに変換する手間がかかりますから、パワポのままでもいいかと。

(2)今存在するメディアは、どれも20年ももちません。誰かが書いているように、定期的に新しいメディアに保存しなおす必要があります。

長期保存にはオンラインストレージをお勧めします。アップロードに少々時間がかかりますが、運営会社が責任を持って保管してくれます。下のURLを参考にしてください。

http://www.kooss.com/etc/storage.html
http://it.nikkei.co.jp/internet/news/index.aspx?n=MMIT00000022102008

お礼

PDFに変換したら、うまくきれいに出来なかったんですよね。
いずれにせよ、長期保存はこまめな管理が大事と言うことですね。

それとオンラインストレージ、これは記録媒体に保存しながら、
併用できてより安全になりますよね。
気づかなかったので、ありがたかったです。
どうもありがとうございました。

回答No.5

imogasi

媒体の物理的劣化が心配です。
歴史的遺物の例も有るように、存続には、環境条件が影響すると思います。
（１）メーカー的、品種に高価な方の媒体を選ぶ。
（２）数社の媒体を選ぶ
（３）（１）（２）について複数にコピーする
（４）保存場所を分散する（我が家と可能なら別の家）
（５）多湿の場所は避ける（押入れなど袋小路的なところは不可か）
（６）５－１０年後にコピーしなおす。
そのほかに媒体が読める機器、読めるソフト、アプリ（パワポ）として読めるソフトが必要です。MS社の存続、OSも含め、系統製品バージョンアップや代替製品開発で、昔のものを切り捨てなど（過去にも例があり）心配はあります。
（７）ソフト（この場合パワポ）も保存ずる。
　　　旧ワープロ文書FDなどソフトが手に入らない。
　　（MsDOS時代、８ビット時代のソフトなど現状OSで読めるかどうか一概には言えないのではないでしょうか）
企業の根幹データのアーカイブの事例や昔のワープロ時代の文書の事例など想像して書いて見ました。
上記を書いた後、WEBを見ると（企業向けでしょうが）
http://www.atmarkit.co.jp/fbiz/cbuild/serial/backup/02/02.html
の（一部引用）
長期保存を可能にするための注意点として、下記のようなことが挙げられます。
信頼性の高いメディアの使用
貴重なデータについては複数のコピーを複数のメディアに保存
記録されたデータの読取確認
安全で環境の整った保管場所
互換性があり、数世代までのロードマップがある記録デバイス
ーー
が見つかり、私の書いた事項は、そのどれかと符合して要るなと思いましした。扱うソフトのことは抜けているようですが。

お礼

記録媒体を定期的にコピーしなおす、これに尽きると納得しました。
OS、アプリケーションも必要ですし、意外と大変だと痛感しました。
詳しく、丁寧なご説明ありがとうございました。

回答No.3

unchikusai

磁気系にしろ光学系にしろ、一般家庭で20年の保存は難しいような気がします。
　いっそ電磁保存は諦めて、印刷物を保存したら?
　中性紙にカーボンを使ったレーザープリンタの印刷なら、50年は固いと思いますが。

お礼

出力方法、印刷の具体的な方法は知らなかったので参考になりました。
記録媒体との併用で、出力も意識してやってみます。
ありがとうございました。

回答No.2

pipi-goo

さすがにIT関連の20年後の状況を的確に予想することは難しいですね。
長期保存には様々な方法が考えられますが、専門家やPCオタク向けの方法を除外すると、操作性や手間、ソフトウェアの価格等総合的に考えるとやはりPDFが一番無難ではないでしょうか。
役所の文書管理システムも長期保存にはPDFを利用している所が多数あります。PDFはアドビの規格ですが、ISO（国際標準化機構）の準規格として公式になっていたと思います。ファイル仕様も広く公開されていますので、例えアドビが倒産しても引き継がれると思います。
PDFに保存する場合は、容量が大きくなってしまいますがフォントの埋め込みまでやったほうが良いでしょう。20年後に同じフォントがあるとは限りません。
問題は保存媒体ですね。現時点ではDVDとかブルーレイが現実ですが20年後に再生可能かどうかは補償の限りではありません。
新しい技術が生まれた時は数年の併売期間はあるはずなので、その際にはコピーしても劣化しないのがデジタルの利点ですから移し変えるという割りきりしかないと思います。

お礼

PDFへの書き換えがうまくいきませんでした。
テキストの文章あたりならいいのでしょうが、画像がたくさん挿入して
あるので、難しいのでしょうかね？
いずれにせよ「移し替える割り切り」に尽きるということ、了解しました。
どうもありがとうございました。

回答No.1

Dreams_No1

こんばんは。

一つだけ、ご提案を(^^)

もう、編集はされないようなので、ファイルの属性を「読み取り専用」にしておいてはどうでしょうか？

ファイルの削除などは意外と皆さん気を遣うようですが、ちょっと中身を見ようかなぁと思って開いて、間違って変更して保存なんて事もありがちなので．．．。

以上、ご参考までに．．．。

お礼

なるほど、でした。
長期保存の前、ひとまず完成したらその手順にします。
来月号の編集の時、開いたファイルを上書きして失敗したことありますから。
ご意見、ありがとうございました。