議事録がうまく書けない

質問

タイトルにも表記しましたが自分はなかなかうまく議事録を書くことができなくて困っています。
よく上司や他の同僚から指摘されることとして

1. 議事内容やその結果の記述がところどころ抜けている
2. 議事内容やその結果は書いてるが、内容やニュアンスが微妙にずれている

議事録作成中の心境としては発言者の発言に集中するあまり、発言のやりとりの中から何を抽出するのかをリアルタイムで処理することが難しく(脳がフリーズする感じ)、頭の中でのまとまりが不十分のまま自分でも自信のないことを議事録に書いているといった感じです。

会議前には上司や同僚から「今日の会議はｘｘというところで落としどころがつくだろう」などと事前に方向性は聞いているのですが、事前に情報聞いてもあまり議事進行のイメージが湧かないんです。

こんな自分でも努力次第で克服できるでしょうか？

回答No.2

slotter-santa

議事録の作成はひとつのコツがあります。録音でもいいのですが、失敗する可能性もありますし（うまく音が取れないとかトラブルとか）、併用するといいでしょう。

１に関しては、全部の内容を速記で書くのはプロでもない限りかなり難しいです。では、どうすればいいかということなのですが、ポイントになりそうなところだけを押さえておくことが肝要です。
「今日の会議の進行の流れ」というのを予め聞いているのであれば、どの部分を押さえればよいのか、どの部分が必要ない「贅肉」なのかが慣れればわかってくると思います。贅肉の部分は簡潔に、肝心なところは確実に記録することを心がければこういうことは少なくなると思います。

２に関してですが、私もそうなんですけど、どうしても、文章に起こすときには文章の流れが綺麗にいくように加工しちゃうんですよね。でもそれではダメなんです（特に内部用の議事録にするには）。あくまで「逐語」でありのままに書いておく必要があります。会議でしゃべった内容をそのまま書けばニュアンスがずれたりすることは絶対にありえません。

私も最近は下の者に議事録を任せていますが、プロでないですから全部書けとは言いませんし、それを望むつもりもありません。ただ、このことは必ず言ってます。

あとは場数ですね。こればかりはトレーニングするしかないでしょう。

お礼

まずは上記のアドバイスありがとうございました。

＞録音でもいいのですが、失敗する可能性もありますし（うまく音が取れないとかトラブルとか）、併用するといいでしょう。
録音装置との併用は工夫の効果あるかもと感じました。

＞ポイントになりそうなところだけを押さえておくことが肝要です
ポイントはなるべく会議前に押えようとはしておりますが、いざ会議となると何が要で何が贅肉か判断できなくなることがあるんです。それでも自分でできる限りのことはしたいと思います。

＞あくまで「逐語」でありのままに書いておく必要があります。
録音装置がないとこれはかなりきついです。が、内部用議事録を作ってるんで今度「逐語」方式で試してみたいと思います。

＞あとは場数ですね。こればかりはトレーニングするしかないでしょう
最後は努力に尽きるんですね。

回答No.1

安房 与太郎（@bilda）

＞こんな自分でも努力次第で克服できるでしょうか？＜
　評価する人の能力にもよるので、まずは自信をもちましょう。
　努力よりも工夫です。ひとつづつ次の手法を試しましょう。

　聞き書きの手法は、録音・速記・記憶の三種類に分れます。
　録音の場合は、うまく機器が作動するかに気をとられ、メモを取ると、あとで意味が通じなくなるなど、かえって集中力を欠くこともあります。

　トルーマン・カポーティやアレックス・ヘイリー（作家）は、数ヶ月にわたって、手ぶらで記憶するトレーニングをしています。
　ただし、彼らの相手は一人か二人なので、状況がちがいますね。

　わたしの古い経験では、座談会を記録したことがありますが、数人の速記担当者にメモを分担して、最終的に一人がまとめました。
　この手法では、各担当者の能力にバラツキがあるのが致命的でした。

　◇

　集中力は、何かに集中するのではなく、何からも解放されることです。
　あなたの職務にとって議事録の作成が重要なら、日常会話での研鑽をおすすめします。書くように話し、会話を書きとる習慣をつけます。

　つぎに、発言者の表情を観察していないと、正しく思いだせません。
　あらかじめ議題が分っているのですから、想定問答の形式で、さきに台本を作ってしまいましょう。イメージ学習の手法です。

＞事前に情報を聞いても、あまり議事進行のイメージが湧かない＜
　事前に、あなたが議事進行をイメージできれば、情報が理解できます。
　Ｑ＆Ａ“yes or not”の空欄に応じて、時間割も作っておきます。

　議事録の作成に上達すれば、あらゆる業務能力が向上します。
　ただし事前の準備や、事後の整理の時間を、たっぷり確保しましょう。
　もちろん、十分な睡眠がなければ、すべてがうまくいきません。

お礼

まずは上記のアドバイスありがとうございました。

＞努力よりも工夫です。ひとつづつ次の手法を試しましょう。
録音・速記・記憶の観点から自分にあった手法を探してみたいと思います。

＞集中力は、何かに集中するのではなく、何からも解放されることです。
「何からも解放される」というのは自分にとって少し理解できないところがありますが時間をかけて考えてみます。