アウトソーサとのトラブル（やや長文）

質問

情報システムを担当しています。営業部署とアウトソーサへの業務上のシステム環境提供におい相談を持ちかけられ困っています。似たような経験のある方のアドバイスいただければと思い、投稿させていただきました。
　アウトソーサは、専用線で接続された端末で社内の基幹システムに入力代行作業を10年近く行っており、業務上連絡のやり取りは今まで、弊社で管理しているメールサーバ上のアドレスを付与して行っていました（オンライン端末なので、外部のメアドは保安上使用不可）
しかし昨年より、システム環境が大幅に変更し、グループウェアへと移行しました。その関係上、メール付与にあたっては、グループウェアのアカウント登録が必要となりました。アカウントは所属部署が必要ですが、アウトソーサは、しいて言えば、管理している営業部署の一員のような存在なので、登録するとすればその営業部署の所属となります。業務をとめるわけにもゆかないため、営業部署の稟議依頼に基づき、グループウェアのアカウント登録を行いました。
ここで問題がおきました、その営業部署は、しばし部署全員宛のメールを流したりしています。なので、アウトソーサにもメールが送信されてしまいました。ここはシステム的な制御ができません。今はアカウントを停止しています。業務は旧メールサーバ（年内撤去）にアカウントを作り、再開しました。システム担当として解決案を求められていますがどのように展開してよいか悩んでいます。コメントいただければ幸いです。

回答No.2

process9 · ベストアンサー

>経営者レベルの承認が必要なのです。

情報アクセス権限などのために、
仮部署つくるのが一番素直なやり方だと思います。
別に監査のときに説明に困ることはないと思うので、
承認を得る活動は続けるとして・・・

とりあえずのメールが使えるようになればいいとのことであれば、
使用しているグループウェアには、メーリングリストなどの機能
はないのでしょうか。部署を超えた連絡網を作るために
たぶんあると思うんですが。。。
その機能を使って、その営業部門とアウトソーサの
メーリングリストを別に作って、１対１のメールは、
通常どおりとして営業部門全員に送るメールは
メーリングリストを使うことと社内ルールを作ればいいので
はないですかね。

お礼

ご返答ありがとうございます。
メーリングリストとは思いつきませんでした。
メール担当者へ尋ねたところ、そのサービスは保安上ストップしているとかでした。
保安強化でちょっと萎縮状態です。
アウトソーサさんを仮部署としてフォルダを作る案は親会社から
問答無用の禁止がかかりました。アウトソーサさんを吸収しようという話が出ています。そうすれば組織図上に載せられます。しかし、強引ですね、、。

回答No.1

process9

アウトソーサを自社の仮部署として
グループウェア上に登録すればいいだけなのではと思いますが
なにか問題があるのでしょうか。

お礼

ご返答ありがとうございます。
その話もでましたが、私の文章編集技術の至らなさから制限文字数内で記述できませんでした。
＞仮部署を作る
会社の組織図と、グループウェア上の組織図が異なると、監査の時に都合が悪いので作れないそうです。もし作るとすれば、経営者レベルの承認が必要なのです。