削除依頼に基づき議事録のある部分を削除する場合の処理方法について

質問

ある会合の議事録を作成しているのですが、作成した案を参加者たちに送付したところ、とある部分について削除をしてほしいとの要望がありました。その場合の処理方法についてお聞きします。

削除した場合、その箇所には「要望により削除」など、何らかの処理をしたことの文言を入れたほうがよいのでしょうか？それとも、そもそも何の発言も無かったのように、ただその部分を削除すればよいのでしょうか。

もし、それによって前後の関係が整合しない場合はどのようにすればよいのでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.2

toaka · ベストアンサー

議事録の一部分の削除は、単なる記載ミスなのか内容変更を伴うものかにより処理の仕方が異なります。

まず、単なる記載ミス（誤字脱字など）の場合は、削除処理をした旨の文言無く削除できます。これは記録の誤りを正すだけだからです。

一方、内容変更を伴う場合は、そもそもその人の要望だけでは削除できません。実際の会合内容と異なる虚偽内容の議事録を作成することになるからです。
この場合は、次のいずれかの場合に限り削除できます。
１、他の参加者全員もその削除について異議が無い場合
２、（他の参加者の一部から異議があっても、）「会合で」削除賛成の多数決があった場合

また、内容変更が認められた場合の訂正処理も２通りありますが、後者は「会合での」承認が必要です。
1つ目は、議事録原本には、該当箇所を線で囲み、削除処理文言と処理日を書いて署名します。副本などは、該当箇所を記載からはずします。
2つ目は、議事録原本からも、何事も無かったかのように記載を外します（当然副本などにも記載なし）。

>～前後の関係が整合しない場合～
これは内容変更に当たりますから、上記の処理が必要です。

なお、本件会合がそれほど重要な会議では無いならば、議事録の記載をめぐる争いも発生しないでしょうから、このようなしっかりとした手続きを踏む必要はないでしょう。
ついでに上記手続きは、ほぼ国際的な会議ルールに準拠しています。

回答No.3

toaka

２の補足です。

削除により前後の関係が整合しない場合は、その前後部分についても訂正が必要です。
この訂正については、前述の削除手続きと同様、承認が必要です。
前後の文の修正案は、議長が提示するのがふつうです。ただ、参加者は議長案に対し対案を出すこともできます。

以上、手続きをたくさん書きましたが、そもそも整合性が欠けるような箇所の削除をする必要性はふつうありません。実は削除範囲の設定が不適切であることも多い気がします。
また、このような訂正は、事実に反する場合や不適切な発言（差別蔑視・無礼・公序良俗違反など）があった場合に限定的に用いられるべきものであり、安易に認めてはいけません。
もう少し、削除希望者からその理由をしっかり確認された上で慎重に処理されることをすすめます。

お礼

ご丁寧な回答、ありがとうございました！
詳細で、今後に大いに活かせそうです。

回答No.1

rosiro

経験から言えば、削除してほしいという要望があれば何もなかったかのように削除します。
また、それにより文章が繋がらなくなるようでしたら
「削除すると前後の関係が整合しなので調整してください」と先方に伝え、校正時に原稿に多少手を入れてもらいます。
会議録ですし、こちらが勝手に文章を作り直すことはしない方がいいかなと思います。（やってくれというご要望が出ればまた別ですが）

もしも気軽にコンタクトがとれるようでしたら、
依頼者にどうすべきか確認した方が良いのではないでしょうか。

お礼

ご丁寧な回答、ありがとうございました！
大いに参考にさせていただきます。