エクセルシートの合計の方法について

質問

人関係の経理事務を行っております。年度末に予算を作成するのですが、支店４７都道府県の予算も一緒に合計する必要があります。各支店にエクセルを送り、戻ってきたエクセルを合計する形です。エクセルの内訳としてはそれほど難しい関数はなく、sumくらいを導入しておりますので、それほど重いデータではありません。しかし、４７都道府県を合計するとなると若干重くなします。また、この４７都道府県（支店）のエクセルを合計するのはやはり、エクセルのシートを増やし、串さしのやりかたしかないのでしょうか。他に簡単で便利な方法があれば教えてください。よろしくお願いします。

回答No.17

nonamochi

おはようございます

時間的な事は気にしなくても大丈夫です。
最後までお付き合いして行きますので、安心してください。

回答No.16

nonamochi

こんばんは

それでは少しわがままを言わせて頂いて、私のホームページに来ていただいてもいいですか？
掲示板を作ってお待ちしています。

お礼

こんばんわ。連絡が遅くなってすみません。
了解しました。すみません、来週以降に掲示板の方に入らせてもらいます。尚、余談ですが、この業務を実行するのは２月以降です。少し時間があるので、どうかお付き合いください宜しくお願いします。

回答No.15

nonamochi

こんにちは

ワークシートをコピーする方法は、１つのエクセルファイルに47都道府県すべてのワークシートをコピーしても動きが遅くならない場合に有効です。遅くならなければ、あとは串刺し集計すればいいですね。こればかりは実際に47都道府県分をコピーしてみないとわからないです。前年度分は残ってますか？残っているのであれば、それのコピーを使って試してみてください。

もし動きが遅くなる様だとワークシートのコピーでは無く、データのコピーになります。マクロの記録の仕方は同じですが、ワークシートをコピーするのでは無く、データをコピーします。
47都道府県分のデータを予め全て１つのワークシート上にコピーしておきます。

各都道府県から送り返されたファイルはどの様に保存しますか？
ファイル名から都道府県がわかる様になってますか？

お礼

毎回ご丁寧にご連絡ありがとうございます。これからも長くお付き合いとなりますが宜しくお願いします。ご質問の件ですが、一つのワークシートに４７都道府県を貼り付けると若干動くのが遅くなります。
各都道府県から送り返されたファイルは「北海道」「秋田」・・・・と名前を保存してます。
もし、こちらのところより、nonamochiさんのHPの方が解説も楽な用でしたら、そちらに行きます。資料も添付される事が可能であれば、そちらの方が都合が良いですよね？
お手数をおかけしてるので、nonamochiさんのご都合に合わせます。よろしくお願いします。

回答No.14

nonamochi

こんばんは

取り敢えず出来た様ですね。
勘違いしてはいけません（笑）。
やって頂いたのはあくまでも記録型マクロとはどういうモノかを体験していただきたかったからです。
まだ次のステップがあります。
今度は実際に別のエクセルファイルを開いて、特定のシートをコピーしてくる事をやってみます。

準備としてまず、エクセルを開き、Sheet1に適当に何でもいいので適当なデータを入力し、保存した後に閉じてください。その時ファイル名は"test"としてください。

次に再度エクセルを開き以下の作業をマクロに記録してください。
前回の作業で幾分かは理解出来たと思いますので、一部説明を省略します。
1. マクロの記録を開始。名前は適当につけてください。
2. ファイル＝＞開く＝＞test.xlsxを選択して開く
3. 左下のSheet1で右クリック＝＞移動またはコピーを選択＝＞移動先ブック名に"Book1"を選択
4. その下の挿入先では（末尾へ移動）を選択＝＞コピーを作成するにチェック＝＞OK
5. Sheet1 (2)の上で右クリック＝＞名前の変更＝＞北海道と入力＝＞エンターキーを押す
6. test.xlsxを閉じる＝＞記録の終了

次に確認です
1. 今コピーして名前を変えた北海道シートを削除する（北海道の上で右クリック＝＞削除）
2. 先程作成したマクロを実行

どうですか？できましたか？
これがこれからやろうとしている内容の基礎になるものです。

マクロを選択し、編集ボタンを押してください。
7行のプログラムになっていると思います。
今回はファイル名をtestとしましたが、実際には各都道府県から送り返されるファイル名になります。
実際に使う時には、４７都道府県分の記録操作をするのでは無く、この7行のプログラムを残りの46都道府県分コピー、貼り付けし、ファイル名とシート名を手作業で変えます。
何となくイメージがわきませんか？

お礼

夜遅い時間までご説明ありがとうございます。なんとかマクロの記録までの作業は出来るようになり、なんとなくですがわかってきました。

回答No.13

nonamochi

エクセル2010ですか。
2007と2010では基本的に変わらないと思います。

まず初めにリボンメニューに開発タブが表示されていない場合には、以下を参考にして開発タブを表示させてください。
（ここは2007と2010では異なります）
http://www.excel-excel.com/excel2010/excel2010_7.html

それではここから簡単なマクロの記録と実行を試してみます。
まずはエクセルを開いてください。
1. 開発タブ＝＞マクロの記録＝＞マクロ名はそのままで、OKボタン（マクロの記録が開始します）
2. E10セルを選択
3. 「こんにちは」と入力してエンター
4. E10セルの上で右クリック＝＞セルの書式設定
5. フォントタブを選択し、色で「赤」を選択、サイズで24を選択＝＞OK
6. E10のこんにちはの文字が赤い色で大きく表示された事を確認
7. 開発タブ＝＞記録終了
これでマクロの記録は完了です。

次にマクロの確認をします
1. E10セルの「こんにちは」を削除
2. 開発タブ＝＞マクロ＝＞記録したマクロを選択＝＞実行
E10に先ほどと同じ赤で大きな文字で「こんにちは」と表示されたはずです。

もしうまく行かないさまなら、１～10までの操作を繰り返し行なってみてください。
まずはマクロの基本的動作に慣れる事が必要です。

うまく動いた場合には、以下を行なってみてください
1. 開発タブ＝＞マクロ＝＞作成したマクロを選択＝＞編集
プログラムが表示されていますね。
さきほど記録した操作を自動的にプログラム化してくれています。
ここで一番最初の方に
Range("E10").Select
と書いてあるはずです。これをE10をE20に変更してください。
次に、.Size=24と書かれていいる部分を、24を10に変更してください。

メニュアイコンの一番左にエクセルのアイコンが出ていると思います。これを押してください。
エクセルの画面に戻ったはずです。
この状態でまたマクロを実行させてみてください。
今度はE20に小さな文字で表示されたはずです。

この様に、記録したマクロの内容を手作業で修正する事もできます。

ここまでの内容を納得出来るまで試してみてください。
わからない事があったら、遠慮なく聞いてください。

最後に提案ですが、色々と説明をするにはこの先もう少し時間がかかると思います。
もしよろしければ私の掲示板の方にいらっしゃいませんか？
そこではきれいな画像を貼り付ける事もできます。また、ここより少し書き込みしやすいです。
ゲストの書き込みで構いません。
ここの掲示板の方が都合が良ければそれでも構いません。

お礼

こんばんわ。早速上記のとおり行ってみましたら、できました。ありがとうございます。ただ、この処理が今回のデータ処理とどのような処理に使えるのかわかりません。。。
何にせよ、少し前進しました。ありがとうございます。
この後（明日以降）またアドバイスを頂ければと思います。よろしくお願いいたします。

回答No.12

nonamochi

おはようございます

それでは慣れる意味で、簡単な事をやってみましょうか。
その前にエクセルのバージョンはやはり2007ですか？

お礼

毎回ご連絡ありがとうございます。
私の現在利用している自宅のPCは2010です。

回答No.11

nonamochi

今この書き込みはパソコンからですか？
もしパソコンからとして、そのパソコンにはエクセルは入っていないですか？
入っていれば簡単な実験ができます。

マクロと考えるから難しく思えるのかもしれません。
一連の作業の流れを記録して再生すると考えたらどうでしょう。

初心者にこだわることは無いですよ。
わからない事があれば、わかる様になるまでお手伝いします。

お礼

ありがとうございます。エクセルが入ってますので実験できます!宜しくお願いします。

回答No.10

nonamochi

私もまだ完全に把握しきっていないので、mariko0714さんとの間で誤解があるかと思います。
この点、文字だけのやりとりの難しさですね。
実際の画面を見たら一目で理解出来ると思います。

１つのファイルに47都道府県全てのシートを貼り付けて串刺し集計と言う案も否定している訳ではないです。ただ、心配なのはそれだけたくさんのシートを貼りつけた場合、問題なく動くかどうかです。もしかしたら、動くが極端に遅くなる可能性も考えられます。串刺し集計を作るのが大変との事ですが、どんな事が大変だと思われます？

上に書いた起こり得る問題点の代替案として、シートを貼り付けるのではなく、データだけを貼り付ける事を提案しました。
手間としては、どちらもほぼ同じではないかなと思います。

串刺し集計の場合、シートの名前は47都道府県で同じであろうと思いますので、シートを貼り付ける時にシート名を変更しなくてはならないですよね？４７都道府県分の各ファイルを開いて、シートを貼付け、その後シート名の変更。これを４７回繰り返すのでも構いませんが、マクロを使えば自動で貼り付けと名前の変更ができますので楽が出来るのでは思います。プログラムを作る手間が入りますが、それでもマクロのほうが楽だと思います。

今はエクセルを使える環境では無いんですか？
エクセルを使えるのであれば、感触だけでもわかると思います。

お礼

ご連絡ありがとうございます。おっしゃる通り、串さし集計は名前を入れたりしないといけないのと、設定に時間がかかるのと、やはりエクセルが重くなるのは確かです。
今、エクセルを使える環境ですので、やはりマクロを使用する方が今後も楽だと思うので、使おうとう思います。
やはり、マクロの記録から練習する必要があるのでしょうか。マクロの記録が何をしているのかがいまだにちょっと不明です。他のHPで調べてはいますが。。。。。初心者すぎて申し訳ございません。。少しずつ勉強しますので。

回答No.9

nonamochi

ありがとうございます。

予算2枚、決算4枚のシートはそれぞれ対になっているものですよね？
少し調べて見たんですが、エクセルの仕様では1ファイルに作成できるシートの数はメモリが許す限り何枚でも作れることになっています。例えば予算と決算は違うエクセルファイルで集計するとした場合、予算の集計ファイルでは47x2=94シート、決算集計ファイルでは47x4=128シート持たせることになります。

これだけの数のワークシートを１つのエクセルファイルに作ったことは無いので、どうなるかはわかりませんが、50シート程度作成すると動きが極端に遅くなると言う話も出ています。

そこでやり方としては、集計ファイルに全支店データ一覧シートを１つ作り、そこに各支店からのデータのみをコピーして行くと言うのが安全ではないかと思います。説明によると該当するデータ数もあまり多くはなさそうですし。この全支店一覧シートのデータを計算して最終的な集計表の出来上がりになります。

前回説明したマクロでは、支店ファイルを開きその中のシートを集計ファイルにコピーすると言うものでしたが、支店ファイルを開き、その中のデータを特定のセルにコピーすると言う形で行きたいと思います。ただ、記録型マクロの操作方法は一緒ですので、まずは操作に慣れてください。

お礼

早速のご連絡ありがとうございます。予算に関しては１つのシートを使っているのではなく、１つのエクセルに収支予算計算書というシートを作り、もう一つのエクセルに損益予算計算書というシートを作っているので対になっておりません。説明不足で申し訳ございません。
教えていただいてる通り、予定としては戻ってきたエクセルシート（４７）をまずは保護を解除し、集計用のシートに４７都道府県貼り付けるという事ですよね。ありがとうございます。理解出来ます。ただ、すみませんが、マクロをその後どういった理由で使っているのかがいまだに理解できません。以前はシートを張り付けて、串刺し集計（例：SUM（北海道：沖縄）というやり方を考えてたのですが、作るのが大変で。。。。

回答No.8

nonamochi

ありがとうございます。

理解できました。
まだ形らしいものは何もできてはいないんですね。
昨年度は47都道府県から送り返されたエクセルファイルに記載されたデータを人手で選び出し、それを電卓で計算していたんですね。1支社あたりシートが6枚とすると・・・・・、282シート分ものデータの計算を電卓でやったんですね。間違えも発生したでしょう。これは絶対に改善すべきですよ。

すみませんが、１つ１つ確認をしていきます。
1. 各支社に配布するシートは予算2枚、決算4枚と言う事ですが、それぞれのシートから引っ張り出す（つまり集計に使う）データの数はどのぐらいありますか？各シート毎に教えてください。
2. データの集計は、例えば各支社のデータを単純に足し算するだけですか？集計する項目の数はどのぐらいありますか？
3. 最終的なまとめはA4で1ぺーじぐらいに収まるものですか？

昨年度は集計に最低丸1日はかかったんじゃないですか？
多分2、３分で完了できますよ。

お礼

早速のご連絡ありがとうございます。昨年度転職したばかりでわからない状態で入力をしてました。また法人なので各支店もバイトの人なので、入力をあまりわかってない人などもいました。
今年はこのような状況にならないためにもと思ってます。
尚、流れとしては、１２月中にシートを各支店に送ります。そのエクセルを今保護をかけたりしてます。そのシートを２月に予算をもらい合計します。決算は４月にもらい合計します。
質問３つについて回答致します。１は全て、エクセル１つに対し、１シート、収入・支出・支出・合計（支出入）のA4を４枚使用します。
２は４７都道府県（４７）をただ合計するのみです。その合計をしたものと私が所属している本事務所のものを最終的に合計するだけなので、全て同じシートを使ってます。
３は１の回答とかぶるかもしれませんが、１ページには収入・２ページ、３ページは支出（事業費の支出・管理費の支出）４ページは合計です（経理用語でいうと次期繰越額などが計算されます）A4を４ページ使用します。
以上になります。よろしくお願いします。