上司に提案してもいいでしょうか？

質問

入社したばかりの会社である表の訂正を頼まれました。

数ページにわたっている表なのですが、新しいデータを１行入れるだけで

数ページにわたって一行ずつずらさないとけません。

印刷するときのタイトル行を設定すれば、データを１行入れるだけですみますが

上司に提案していいものかどうか迷っています。

これをすれば１行ごとに番号もついているので、一度に番号を連番に変えることもできます。

でも、入ったばかりの会社だし、でも訂正するのはわたしだし・・・。

我慢して今までのデータで直すか、思い切って上司に提案して仕事をスムーズにするか・・・。

皆さんだったらどうしますか？

回答No.2

ryokouzuki · ベストアンサー

はじめまして

私は提案します。

ただ、
今の作業をすべて終わらせてから、
このような手順があるのですがいかがでしょうか？とお伺いをたてます。
で、口頭でなく必ずわかりやく書面を提出します。

会社の規模によって書類などはフォーマットが決まっているので、
フォーマット改善の提案が必要になり、
それをめんどくさがってやらなくなるケースもあります。
またexcel であればVBAを使う事にセキュリティ問題から拒否するケースもあります。

お礼

回答ありがとうございます。
セキュリティ問題から拒否するケースもあるのですね。
頼まれた作業は終わっています（厳密にいうと継続的に訂正が出てくるので、いつまた訂正があるかわからない状態です）
もしかしたら、このような表にしてあるのには理由があるかもしれませんね。
事前に準備をして、上司に提案したほうがいいですね。

回答No.7

noname#208392

#4です。

いや、私の提案で、隠しておくのは、元のシート。
勝手に直して、後で不都合だと分かったら、元に戻さないといけないでしょう？
それのために、現状のものを取っておくのです。ファイルを複製してもいいし、シートを複製してもいいし。

一年もかけて修正するというのはずいぶんたいそうな資料なんですねぇ。
黙ってやるのに抵抗があるのなら、「このタイトル行ページごとに書かなくてもいいですよねぇ」と気軽に聞いてみたらどうですか。
目の前でやって見せればいいでしょう？「こうこうすると、ほら、自動的にページの最初にタイトル行を印刷するんですよ」ってね。
そのサンプルのファイルは何でもいいんです。

とにかく、そんな思いつめなくていい話ですよ。

お礼

再度回答ありがとうございました。
隠しておくのは元のシートのほうだったのですね。
元のシートのほうは別のファイル名で保存しました。
そして表の変更のほうですが、昨日上司に提案して変更することができました。
実際に（案）という形で別シートに変更したファイルを作って説明したところ、訂正できるなら
問題ないと了解してもらえました。

回答No.6

めとろいと（@naktak）

何かの会話の拍子に、

あなた「あのシートって行調整が大変ですよね。どうにかなりませんかねー」
上司「いろいろ試してみた、むりだったから」
あなた「あそこがなんとかなると楽になる思うんですけどねー。こうなったら楽だと思いません？」
上司「そうだね」
あなた「時間ある時に調べてみますね」

といった流れなら、つまりあなたも方法論を知らないわけですので
角が立ちません。
更にはその話の流れの中で、なぜああしないと実現できなかったのかも一緒に
聞き出すことが出来ます。
知ってる前提で、あのつくり方はおかしいのではないかと取れる会話をするから
癇に障るだけです。加えて入社したばかりというのが怒りにプラスアルファされます。

事前に話すとしても、話の流れ方次第で、全部あなたの思い通りにいきます。
当然、そういうことを話す機会が必要なわけですが、何も話さないで勝手にやるより
信頼関係が築けます。

行番号も勝手に採番されるように出来たらいいですよね。
Excelならrow()で出来ますが、採番する時としない時とがあるなら更に
if()でどうのこうのして、とか。

そもそもVBAを使わないとムリだとか、様々なイレギュラーパターンがあって
統一化させることが出来なかっただとかそういう理由なら諦めて、あなただけが
楽になるよう自前のVBAツールでも用意すれば良いでしょう。

正直、入社したばかりだろうが、よほど相手が気難しい人でないならば、
話し方１つで持って行き方なんて変えられますよ。
特に思いがお互いに一緒ならすんなり進められるし、一緒に考え出したりもします。

入社日が浅いのに、確立されている方法以外で『勝手に』やることほど怒られることは
ないですよ。
結果のファイルが今まで通りなら別ですが、自分の判断だけで勝手にやって、中身が
そもそも変わるのは、それを見て発覚した時、いきなりやり方が変わってるので、
効率云々は関係なく怒られます。

どちらの立場にもなったことがありますが、やり方を説明しているにも関わらず、
相談もなく自分勝手にやられて残骸が残ってる場合にも、今までと結果が違ってて
他の人と違う結果を導き出された場合にも叱りましたよ。
やり方は認めるけど、求めた内容以外を結果として残すな、相談くらいしろと。
残骸が残ってたり、私が認識していない結果が出てますので。
あなただけがいじるならともかく、複数人がいじるのに、あなたがいじった分だけが
結果が変わってるのは、本来要らない影響を及ぼします。
というのが私の人生(といっても10年間)でしたが、参考程度に。

お礼

回答ありがとうございました。
昨日タイミングよくその仕事の話が出たので提案したところ、上司に了解を得ることができました。
皆さんにいろいろアドバイスをいただいて、言葉の使い方にも気を付けて説明することができました。
やはり自分の考えだけでは仕事は進められないということを改めて感じました。

回答No.5

yosifuji20

＞複数ページで枚数はたいしたことはないかもしれませんが、１行ごとに番号もついているし、
全ての行の書式設定が微妙に違ったりしているので、単純に直せないんですよね・・・。

なんとなく状況が目に見えるようですね。

多分その上司はソフトの機能など覚える気はなくて（あるいはそういうことは可能かも考えたことがなくて）ただ目に見える通りにそれぞれのページごとにいちいち設定していると言うことなのでしょうね。

中高年のユーザーには時々ありますね。私の知り合いでも集計表をワープロで作る人がいます。それは表計算ソフトのほうあっているといっても、私にはこの方がわかりやすいといってがんとゆずりません。
彼には表計算の概念がわからないのです。
そこまでも素人の話ではないでしょうが、こういうこともあるので言い方には気をつけましょう。
先ほどの答えと同じですが、時間をかけて上司の性格を見極めて、それでも安心できるときには合理化提案をしたら良いでしょう。
あるいはその仕事を全部あなたが引き取って、好きなように変えるという方法もありでしょう。
とにかくあまり急がないで、もめないように気をつけながら仕事の合理化をすることです。
本来会社員は仕事の能率の向上をいつも心がけるべきなのですが、社員の中には自分の仕事さえ片付けばそれは気にしない人もいます。それをよく見極めましょう。
ちなみに私はもう定年退職後のものですが、現役時代は年長者としてはそういうことは放置できない方でした。皆私よりも若かったので、そういうことはこちらから変えろといっていましたが。

お礼

回答ありがとうございました。
昨日別シートに自分なりに変更した表を作ってみたのですが、タイミングよくその仕事について
上司から話が出たので提案してみました。
言葉を選んで作った表を見せながら説明したところ、それでも構わないが自分も同じようにやろうと
したら罫線がおかしくなってできなかったとのこと。
できるならばどういう形であれ表ができていれば構わないと言われたので、変更した表に変えることになりました。

回答No.4

noname#208392

印刷して使っている表なのですか？
多分そうでしょうね。わざわざページごとにタイトル行が入っているなら。
もしそうなら、印刷した状態が同じであれば、誰も文句を言うはずがありません。
しかも、タイトル行の設定なんて基本操作で、そうなっていない方がよっぽどおかしい、という理屈もなりたちます（ただし、口に出すと可愛げがないから、心の中にしまっておく）。
私なら黙って直してしまいます。

ただ、新しく入った会社の場合、その資料がどう使われているのか定かではありません。
ですから、元のファイルは上書きせずにとっておいて、コピーしたファイルを直して元の場所に置いておきます。
今の場合はエクセルだから、シートを複製してとっておいて、そのバックアップのシートを非表示にしておくかな、私なら。
問題があれば、誰かが文句言ってきます。
誰も文句行ってこなければ無問題です。

ただ「入社したばかり」というのが、入社したのが昨日とかおとといとか言う話なら、黙って言われたとおりにします。
１ヶ月くらいたって、社内の様子がなんとなく分かってから、黙って直せばいいとおもいます。
数ページって、5-6ページのことなら、大した手間でもないでしょう？

ただ、上司に提案する、ということは、「私は仕事に積極的に取り組んでいる」という姿勢をアピールすることにもなると思いますから、そういうことを考慮に入れるなら、提案するものひとつのアイデアです。
例え出社初日だとしても。

お礼

回答ありがとうございます。
最終的には印刷して使う表です。
１年くらいかけて訂正して、最後に印刷する流れです。
黙って直して非表示にしておくのは上司にわからなくていいと思うのですが、この表を上司みずから
直す作業も出てきます。
なので、共通の表を訂正するといった性質上、上司に言わないといけません。
複数ページで枚数はたいしたことはないかもしれませんが、１行ごとに番号もついているし、
全ての行の書式設定が微妙に違ったりしているので、単純に直せないんですよね・・・。

回答No.3

yosifuji20

私ならば、単に印刷だけのことですから、黙ってそうしておいてそのデータは基に戻して返すようにします。

要するにあなたの手間だけを減らすことにして、上司には余計なことは言わないと言うことです。
これはある程度慣れればその上司の人格が判ります、そうでない時期にいきなり無知を指摘するようなことは要注意です。
人によってはそれを侮辱ととる人もいます。

PCスキルは本当に人によってさまざまです。
10年以上使っていても縦横の加減算以外は出来ない人もいます。でもそれを面と向かって批判することはしない方が良いのです。それを良しとするかそうでないかはそのまた上司の判断です。
非能率のコストは結局会社の負担ですから、有能な上司ならばそれは改めさせるはずですよ。

お礼

回答ありがとうございます。
印刷だけのことでもないんです。
説明がうまくできないのですが、全部のページの先頭にタイトル行にしたいものが入っているので
それを先頭ページ以外を消して直そうと思っています。
なので複数ページにわたっているので、印刷だけ直せばいいものではないんです。
それをすることによって、複数ページ１行ずつずれた表を直して、番号も直してという作業が省けるんです。
少し前にほかのことでも提案したことがあったのですが、反応があまりよくなかったんです・・・。
わたしの説明不足もあったのかもしれませんが、それで相談させてもらいました。
回答者さんのいうように無知を指摘するような形にとられてしまったかもしれません。
言葉を選んだつもりだったのですが・・・。
難しいですね・・・。

回答No.1

めとろいと（@naktak）

明らかに時間短縮が出来る内容なら言います。
無駄な作業を省き、効率的であることに越したことはありません。

まずはそうなってる理由を聞きます。
特に理由がなくて知識不足によって実現できてないと思われるなら、
そこから行動を起こします。
（それをいちいち口には出しませんが）

口頭で言うだけではなく、その作業が必要になった時に、
実際にかかる時間計測をしておいて、後に効率的だと思われる方法でも
時間計測、比較表を作成して提示します。

理解のある上司ならそこまでしなくても済むのですが、
「今までの会社の文化だから！」とわけのわからない理由で
非効率なまま継続しようとする上司だと厄介ですので。

お礼

回答ありがとうございます。
実際に表を直していないので、どれくらい効率的かもわからないし、その表がわたしの思った通りに効率的に動くかも立証できていません。
まだ入ったばかりなのでわかりませんが、仕事ができる上司にみえるので、もしかしたら
わたしのように表を作ろうとして、何か不具合があったとも考えられます。
深読みかもしれませんが・・・。
行動を起こすのは、知識がないだけでそういった表を作っている場合がが前提ですよね。
まだ準備不足なので、わたしのほうでも新しい表を作って試してからのほうがよさそうですね。